Modelo oficial de registro de actividades del RGPD

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Orden: administrativo

Fecha última revisión: 07/07/2021

Resumen:

Formulario adaptado a LOPDGDD y RGPD.

REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

Responsable del tratamiento (Comunidad de Propietarios)	Encargado del tratamiento (Administrador de Fincas)
Nombre y datos de contacto del responsable (o representante)	Nombre y datos de contacto del encargado (o representante)
Fines del tratamiento	Categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable
Categorías de datos personales
Categorías de afectados
Descripción de las medidas técnicas y organizativas de seguridad	Descripción de las medidas técnicas y organizativas de seguridad
Categorías de destinatarios de comunicaciones, incluidos terceros países u organizaciones internacionales
Transferencias internacionales. Documentación de garantías adecuadas en el caso del art. 49.1, párrafo segundo del RGPD	Transferencias internacionales. Documentación de garantías adecuadas en caso del art. 49.1, párrafo segundo del RGPD
Cuando sea posible, plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos

Cuadro e instrucciones contenidas en la guía de protección de datos y administración de fincas de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

«A este respecto, al menos todas las comunidades de propietarios deberán tener el registro de actividades referente al tratamiento derivado de la "gestión de la comunidad de propietarios" o "propietarios", por cuanto que las actividades de tratamiento no son ocasionales. Otro registro que podría existir sería el relativo a la "videovigilancia" o "cámaras de seguridad".
Por su parte, los administradores de fincas como encargados de tratamiento también tendrán que configurar su registro de actividades de tratamiento en relación con las comunidades de propietarios a las que prestan su servicio. Es decir, el administrador de fincas, como encargado del tratamiento de datos personales de una comunidad de propietarios, llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de un responsable que contenga:

El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, de los representantes y del delegado de protección de datos.
Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable; cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad implementadas en relación con los tipos de tratamientos de datos realizados.
En su caso, las transferencias internacionales a un tercer país que, aunque no sean frecuentes, se pueden producir, por ejemplo, si se contratan servicios de "cloud computing" con servidores fuera del Espacio Económico Europeo, así como las garantías para el supuesto excepcional recogido en el artículo 49.1 segundo párrafo del RGPD, si es que tuviera lugar.
Estos registros constarán por escrito, inclusive en formato electrónico.
El encargado del tratamiento y, en su caso, su representante pondrán el registro a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos si esta lo solicita».