ACUERDO 18/2010, de 18 de febrero, de la Junta de Castilla y Leon, por el que se aprueba el III Plan de Intervencion en el Patrimonio Documental de Castilla y Leon 20102015. - Boletín Oficial de Castilla y León, de 24-02-2010

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  • Ámbito: Castilla Y León
  • Boletín: Boletín Oficial de Castilla y León Número 37
  • Fecha de Publicación: 24/02/2010
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La Comunidad de Castilla y León tiene atribuidas, en el ámbito de su territorio, competencias exclusivas en materia de archivos y patrimonio documental, en los términos establecidos en el artículo 70 del Estatuto de Autonomía. La Junta de Castilla y León impulsa múltiples iniciativas encaminadas a dar cumplimiento a los objetivos de protección, acrecentamiento y difusión del patrimonio documental previstos tanto en la Ley 12/2002, de 11 de julio, de Patrimonio Cultural de Castilla y León, como en el artículo 1.º de la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León. En este marco normativo y en su correspondiente desarrollo reglamentario, deben desarrollarse las actuaciones que la Junta ha de impulsar para la adecuada consecución de los mencionados fines.

Estas actuaciones se concretaron en el I Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León para el período 1997-2002 aprobado por el Decreto 254/1997, de 18 de diciembre, y en el II Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León aprobado por el Acuerdo 46/2003, de 3 de abril, de la Junta de Castilla y León. Este último estaba previsto para el período 2003-2008 y entre sus objetivos se hallaban la adecuación de las instalaciones, del equipamiento y de la dotación de los centros del Sistema; el desarrollo de los programas de actuación necesarios para conseguir la correcta organización y gestión de la documentación custodiada en los archivos; y la definición y potenciación de los programas complementarios destinados al cumplimiento de los dos anteriores.

Una vez concluido el período de aplicación del II Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León, analizado su cumplimiento y con el propósito de dar continuidad y perfeccionar los objetivos y programas recogidos en el mismo, se ha redactado el III Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León.

Los archivos custodian documentos íntegros y auténticos que son testimonios únicos y fidedignos de la vida política, social, económica y administrativa de la sociedad a lo largo de la historia. Derivada de esa responsabilidad de custodia, los archivos constituyen un sólido soporte para la salvaguarda de los principios de seguridad jurídica, de responsabilidad y de interdicción de la arbitrariedad de los poderes públicos; y, en este mismo sentido, los archivos son garantes de los derechos y deberes ciudadanos, especialmente los públicos en lo referente a la interrelación entre las administraciones y los administrados. En definitiva, los documentos y los archivos que los custodian son hoy una de las bases que sustentan el Estado social y democrático de Derecho y, como tales, deben ser conocidos y reconocidos por la sociedad a la que sirven. Los archivos son, por otro lado, instrumentos determinantes de la eficacia y eficiencia en el funcionamiento de las administraciones públicas. Por esta razón, un correcto funcionamiento del Sistema de Archivos diseñado en el Título III de la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León es la condición necesaria para la consecución de una administración autonómica más eficaz y eficiente, en la que se racionalicen al máximo los recursos públicos, tanto los materiales como los humanos, y en la que la excelencia de los servicios por ella prestados a los ciudadanos sea la tónica y se convierta en su impronta distintiva. Esta función de los archivos cobra, si cabe, aún mayor significado en el marco de la implantación de las técnicas de gestión electrónica en la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Además, en el contexto de la expansión de la sociedad de la información y el conocimiento, es necesario recordar que los archivos son un pilar básico de esa sociedad, dado que guardan un inmenso patrimonio informativo. Ese escenario obliga a que los archivos adapten sus servicios y los modernicen, conforme a las nuevas demandas de la sociedad, poniendo ese patrimonio a disposición de todos los ciudadanos. En la redacción del III Plan de Intervención se han considerado esas nuevas exigencias de la sociedad de la información, la necesidad de atraer nuevos usuarios y el desafío de impedir que se abra una brecha tecnológica que relegue a los archivos a meros centros de erudición y los aísle del mundo que les rodea. Por ello, el III Plan de Intervención pretende que los archivos ofrezcan una información más rápida y diversa, se involucren en iniciativas y proyectos vinculados a las tecnologías de la información y la comunicación, y, en definitiva, se hagan visibles en un mundo interconectado por la Red como instrumento habitual de trabajo, de comunicación de los ciudadanos entre sí y con los poderes públicos, y de difusión cultural y científica.

En aras de intensificar esa función de los archivos como centros de difusión cultural y científica, el III Plan incide en el papel de los archivos como instituciones culturales abiertas a todos los ciudadanos, de forma muy especial a la comunidad educativa de Castilla y León. El ordenamiento jurídico actual incluye entre los derechos de los ciudadanos el acceso a la cultura así lo hace el artículo 13.10 del Estatuto de Autonomía de Castilla y León y obliga a los poderes públicos a fomentar su conservación, enriquecimiento y promoción. Como resultado de ese mandato estatutario, es necesario reforzar y renovar la dimensión cultural de los archivos, para adecuarla a las necesidades de la sociedad actual muy especialmente de los más jóvenes, sosteniendo una interlocución permanente con los ciudadanos y con los demás gestores culturales de Castilla y León.

El III Plan de Intervención en el Patrimonio Documental pretende así condensar todas estas funciones y objetivos, propone programas y líneas de actuación para su logro, e identifica a los agentes institucionales que pueden coadyuvar a su materialización.

En otro orden de cosas, cabe señalar que la inserción de los archivos en el espacio de las tecnologías de la información y la comunicación a la que se ha hecho referencia no significa en modo alguno renunciar a los cometidos tradicionales desempeñados por estos centros, sino todo lo contrario: garantizar e intensificar su continuidad, modernizando sus servicios y adaptándolos a las necesidades de la sociedad castellano y leonesa del siglo XXI.

El III Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León ha sido informado favorablemente por el Consejo de Archivos de Castilla y León, tal y como determina el artículo 6.1.a del Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regula la composición, funciones y organización del Consejo de Archivos de Castilla y León.

En su virtud, la Junta de Castilla y León, a propuesta de la Consejera de Cultura y Turismo, previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 18 de febrero de 2010, adopta el siguiente

ACUERDO

Primero. Aprobar el III Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León, para el período 2010-2015, cuyo texto se inserta como Anexo del presente Acuerdo.

Segundo. Las Consejerías que participan en la financiación del III Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León 2010-2015 propondrán en los correspondientes anteproyectos de presupuestos los créditos suficientes para la ejecución de las acciones previstas.

Tercero. Se autoriza a la Consejera de Cultura y Turismo para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución del III Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León 2010-2015.

Valladolid, 18 de febrero de 2010.

El Presidente de la Junta de Castilla y León, Fdo.: J uan V icente H errera c ampo

La Consejera de Cultura y Turismo, Fdo.: m aría J osé s algueiro c ortiñas

ANEXO

III PLAN DE INTERVENCIÓN EN EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE CASTILLA Y LEÓN 20102015

ÍNDICE:

I. Análisis del II Plan de Intervención.

II. Objetivos.

III. Estrategias:

1. La gestión integral de los archivos.

2. El incremento de la visibilidad de los archivos del Sistema en la sociedad.

3. Estrategia transversal. IV. Programas:

1. Programa de gestión de calidad.

2. Programa de organización y gestión del patrimonio documental.

3. Programa de normalización.

4. Programa de digitalización de documentos.

5. Programa para el desarrollo del Portal de Archivos de Castilla y León.

6. Programa cultural.

7. Programa pedagógico.

8. Programa de recursos informativos.

9. Programa de desarrollo y aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.

10. Programa de mejora de las infraestructuras y equipamientos de los archivos.

11. Programa de desarrollo y perfeccionamiento de la normativa.

12. Programa de mejora continuada para el personal de archivos.

13. Programa de conservación y seguridad del patrimonio documental.

14. Programa de cooperación con otras administraciones e instituciones públicas o privadas.

V. Evaluación.

I. ANÁLISIS DEL II PLAN DE INTERVENCIÓN

Mediante Acuerdo 46/2003, de 3 de abril, de la Junta de Castilla y León, se aprobó el II Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León, para el período 2003-2008. A través de este II Plan y según se enunciaba en su preámbulo se pretendía «gestionar adecuadamente nuestro Patrimonio Documental, asegurando su conservación en condiciones de servicio útil a las diferentes instituciones productoras de documentos y a los ciudadanos de nuestra comunidad». El II Plan de Intervención se estructuró en nueve planes sectoriales divididos a su vez en diversos programas, cuya ejecución debía ser simultánea en el tiempo y para los cuales se fijaban los respectivos objetivos generales y previsiones específicas. Como se verá a continuación, dichos objetivos y previsiones han sido cumplidas en su totalidad.

1. El Plan de calidad de archivos que incluía el programa de calidad de los servicios aplicada a los archivos y de cuyo ejemplar desarrollo da buena cuenta el Archivo Histórico Provincial de León, ejemplo por excelencia de buenas prácticas dentro y fuera de Castilla y León ha sido uno de los más exitosos. Se preveía la publicación de un plan de calidad para archivos en el plazo de 1 año, pero se prefirió, en coordinación con la política general en esta materia de la Junta de Castilla y León, incluir todas las actuaciones de archivos en el Plan Estratégico de Modernización de los Servicios Públicos (Plan AVANZA) que cubría el período 2004-2007.

2. El Plan de organización y gestión del patrimonio documental, estaba compuesto por el programa de la red central y redes provinciales, y el programa de archivos de las entidades locales, de instituciones eclesiásticas y de otras entidades de Derecho Público o Privado. El primero ha dado como resultado la consolidación de los archivos de la Junta de Castilla y León, que se han constituido en una verdadera red de gestión de la documentación producida por la Administración autonómica. En el período del plan se comenzaron a publicar los primeros calendarios de conservación que en la actualidad superan el centenar. El segundo de los programas, ha posibilitado la organización de más de 400 archivos de entidades locales a través de los convenios firmados con distintas diputaciones provinciales.

3. El Plan de normalización de la descripción, sólo tenía un programa que llevaba ese mismo nombre. En éste, como en el de calidad, Castilla y León ha sido pionera con la elaboración y puesta en circulación del Manual de Descripción Multinivel (MDM), cuya última versión se hizo ya en soporte electrónico en 2006. Además, se han redactado y publicado las normas sobre distintos tipos de fondos o materiales.

4. El Plan de informatización, que también contó con un solo programa de igual denominación, cumplió sus expectativas en el periodo del plan de intervención. Sin embargo, la obsolescencia de los productos informáticos y la necesidad de adaptar los archivos a la nueva realidad de la documentación en soportes electrónicos, requieren una modificación total de la estructura de servicio y gestión de los archivos y, por consiguiente, de la plataforma tecnológica que lo posibilite. De ahí que se haya convertido en uno de los ejes centrales del III Plan.

5. El Plan de infraestructuras y equipamiento de archivos, estaba integrado por dos programas: el de infraestructuras de los archivos dependientes de la Junta de Castilla y León, y el de infraestructuras de archivos de entidades locales, titularidad privada y archivos eclesiásticos. Las inversiones en infraestructuras han alcanzado una cifra cercana a los 9 millones de euros. A pesar de esta cuantiosa inversión, que supone la mitad del presupuesto total del II Plan, las necesidades de almacenamiento de los archivos no cesan de crecer, por lo que se requiere que durante el periodo del III Plan se invierta una cantidad similar.

6. El Plan de normalización de conservación y seguridad estaba formado también por dos programas, el de restauración del patrimonio documental, y el de conservación y seguridad del patrimonio documental. El Centro de Conservación y Restauración de Documentos, cuya creación estaba prevista en el primero de estos programas dentro del Archivo General de Castilla y León, se decidió que sus funciones, por razones de descentralización geográfica y de optimización de los recursos públicos, las desempeñase el centro de restauración del Archivo Histórico Provincial de Palencia. Las previsiones del segundo se han materializado en toda una serie de documentos de trabajo y protocolos de actuación para las cuestiones mencionadas en el programa.

7. El Plan de reprografía, estaba constituido por el programa de microfilmación y el de digitalización. El desarrollo de estas tareas en los laboratorios de los archivos históricos provinciales de Ávila, Palencia, Salamanca y Soria, ha venido a posibilitar la existencia real del Centro de Microfilmación y Reprografía, de nuevo por razones de descentralización y optimización. En la actualidad existen más de 100.000 imágenes digitales y más de 1.000.000 en microfilm.

8. El Plan de información de archivos, abarcaba dos planes: el de acción cultural y el de normas e instrumentos. Ambos han cumplido sus objetivos con creces. Se han editado más de una veintena de publicaciones relacionadas con los archivos de Castilla y León, se han normalizado muchos de los procesos de gestión archivística y el Archivo General de Castilla y León ha podido realizar las funciones del Centro de Información de Archivos.

9. Por último, el Plan de formación y cooperación, que reunía tres programas: el de formación sobre archivos de la Administración autonómica, el de cursos de iniciación y monográficos, y el de convenios de cooperación y desarrollo técnico, ha sido esencial para, por un lado, dotar de adecuados profesionales al sistema, pues los cursos de iniciación han sido una verdadera cantera para los archivos de Castilla y León y, por otro lado, para difundir en la Administración autonómica el conocimiento y la necesidad de las técnicas archivísticas para una adecuada gestión de los documentos administrativos. Además, la correcta mejora continuada de los técnicos de los centros archivísticos ha redundado en un más adecuado desarrollo de las tareas competenciales de los archiveros. Todo lo cual, sin duda, ha contribuido a una mejor conservación del patrimonio documental de Castilla y León.

El cumplimiento de los objetivos previstos en el II Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León para el periodo 2003-2008 y la evaluación de los resultados del mismo han constituido el punto de partida necesario para marcar el objetivo básico y los objetivos estratégicos del presente III Plan de Intervención en el Patrimonio Documental de Castilla y León (en adelante, III Plan).

II. OBJETIVOS

El III Plan persigue como objetivo básico situar al ciudadano en el centro de la actuación del Sistema de Archivos de Castilla y León (en adelante, Sistema).

Una vez analizada la situación actual del Sistema y para la consecución del objetivo básico señalado, el III Plan debe pivotar sobre dos objetivos estratégicos:

1. Convertir los archivos en instrumentos eficaces y eficientes de la gestión administrativa a través de las tecnologías de la información y la comunicación (en adelante, TIC), sin olvidar las mejoras y reformas que se consideren necesarias en las infraestructuras, en la dotación de personal y en la normativa sobre archivos y patrimonio documental.

2. Fomentar el acceso de todos los ciudadanos al patrimonio documental de Castilla y León, propiciando el acercamiento de los archivos del Sistema a la sociedad.

III. ESTRATEGIAS

Con la mirada puesta en el cumplimiento de los dos objetivos generales, el III Plan se estructura en torno a tres estrategias, las dos primeras de carácter general y una tercera de carácter transversal:

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Las tres estrategias las dos generales y la transversal se materializan mediante una serie de programas estratégicos. Para cada uno de los programas estratégicos se han diseñado unos objetivos específicos, unos agentes entendidos éstos como los órganos, organismos e instituciones públicas y privadas implicados de forma activa o pasiva en la consecución de cada uno de los programas y unas líneas de actuación que permitirán la ejecución de los mismos.

1. Gestión integral de archivos.

La primera de las estrategias del III Plan es la gestión integral de archivos, entendida ésta como la herramienta que, basándose en el conocimiento y gestión del tráfico documental, pretende:

Garantizar la adecuada conservación del patrimonio documental, manteniendo lo esencial y eliminando lo accesorio.

Agilizar la propia gestión administrativa, optimizando los recursos informativos disponibles.

Todo ello con el fin de garantizar los derechos y deberes de los ciudadanos y de la Administración.

Para su realización se trazan una serie de programas estratégicos:

1. Programa de gestión de calidad: con este programa se potenciará el grupo de mejora del Sistema, como coordinador de las políticas de calidad; se generalizará el diseño y aprobación de las cartas de servicios, como compromisos que adquiere la Administración con el ciudadano, y se implantará la gestión por procesos en los archivos del Sistema.

2. Programa de organización y gestión del patrimonio documental: este programa, cuyo principal objetivo es la consecución de una administración más eficaz y eficiente, prestará especial atención a la automatización de los procesos de trabajo y a la gestión de documentos electrónicos en aplicación de la normativa sobre administración electrónica.

3. Programa de normalización: que incluirá acciones encaminadas a la normalización de los procesos archivísticos, prestando especial atención al procedimiento de identificación y valoración de series documentales, a la homogeneización de los servicios que prestan los centros y a la normalización de la descripción y de la información.

2. Incremento de la visibilidad de los archivos del Sistema en la sociedad.

Los programas encargados de incrementar la visibilidad de los archivos ante los ciudadanos son los siguientes:

1. Programa de digitalización de documentos: que pretende ser garantía de conservación de los documentos y de una mejor accesibilidad de los ciudadanos a los mismos. 2. Programa para el desarrollo del Portal de Archivos de Castilla y León: ésta deberá convertirse en una herramienta básica para permitir el acceso remoto de los ciudadanos a los fondos documentales custodiados en los archivos y constituirá igualmente un lugar de encuentro para los profesionales de la archivística.

3. Programa cultural: con este programa se pretende ampliar la tradicional vocación de servicio público de los archivos y sus profesionales en la difusión de la cultura, e impulsar el papel de estos centros en la vida cultural de Castilla y León, difundiendo así el valor del patrimonio por ellos custodiado y la relevancia de los servicios que prestan a la sociedad. El Programa cultural perseguirá convertir los archivos en instituciones culturales dinámicas adaptadas a las necesidades de la sociedad actual.

4. Programa pedagógico: las líneas de actuación que se recojan en este programa contemplarán actuaciones didácticas, educativas, de difusión, dirigidas a la comunidad educativa de Castilla y León; se incentivará el uso de los documentos custodiados en los archivos como fuentes primarias de información para la adquisición de conocimientos sobre diversas disciplinas; y se impulsará la colaboración permanente de los archivos y las universidades.

5. Programa de recursos informativos: éste, en combinación con el Portal de Archivos de Castilla y León y con los programas cultural, pedagógico y de normalización, contribuirá a la difusión y divulgación de las actividades llevadas a cabo por el Sistema.

3. Estrategia Transversal.

Los programas estratégicos ya citados serán posibles gracias a la implementación de una estrategia transversal que reúne seis programas estratégicos:

1. Programa de desarrollo y aplicación de las tecnologías de la información y de la comunicación: servirá para el desarrollo y aplicación de las TIC en el Sistema.

2. Programa de mejora de las infraestructuras y equipamiento de los archivos: tiene como objetivo adecuar las sedes de los centros a sus necesidades, así como los recursos materiales con los que cuentan.

3. Programa de desarrollo y perfeccionamiento de la normativa: pretende desarrollar y reformar la actual normativa sobre archivos, adaptándola a las necesidades y objetivos expuestos en este III Plan.

4. Programa de mejora continuada del personal de archivos: supone no sólo la formación continua del personal que desempeña su trabajo en los centros de archivo, sino la adecuación de las plantillas de los mismos a las necesidades del Sistema.

5. Programa de conservación y seguridad del patrimonio documental: persigue garantizar la adecuada conservación del patrimonio documental de Castilla y León.

6. Programa de cooperación con otras administraciones e instituciones públicas o privadas: pretende fomentar la interacción y colaboración de la Administración autonómica con otras administraciones e instituciones, tanto públicas como privadas, en materia de archivos y gestión del patrimonio documental. Para la ejecución del III Plan existe una previsión de 18.153.840 €, de acuerdo con la siguiente distribución por estrategias:

Estrategias

1. Gestión integral de archivos. Presupuesto

961.940 €

3.716.700 € 2. Incremento de la visibilidad de los archivos del Sistema en la sociedad.

3. Estrategia Transversal. 13.475.200 €

IV. PROGRAMAS ESTRATÉGICOS

1. Programa de gestión de calidad.

La modernización y el perfeccionamiento de los servicios que presta la Administración autonómica a la sociedad se perfila como objetivo político de la Junta de Castilla y León en el marco del Plan Estratégico de Modernización de la Administración de Castilla y León 2008-2011. En este contexto se encuadra asimismo la racionalización de los procesos archivísticos, y la búsqueda de la eficacia y la eficiencia de nuestros centros de archivo que persigue este programa. En última instancia se aspira a una mejora continua de los servicios ofrecidos por los archivos del Sistema y a la consecución de la excelencia en la gestión de los mismos.

1. Objetivos:

• Incrementar la eficacia y la eficiencia del servicio prestado por los centros y por su personal.

• Convertir a los archivos del Sistema en referentes dentro del panorama archivístico regional y nacional.

• Mejorar los canales de comunicación entre los usuarios y empleados públicos para alcanzar la excelencia de los servicios que ofrecen los centros y órganos del Sistema.

• Lograr el compromiso efectivo de los centros que forman parte del Sistema con la mejora continua de las tareas que desempeñan cotidianamente.

• Propiciar el análisis sistemático de dichas tareas, llevando a cabo un control de los indicadores de calidad que se establezcan en cada centro a través de sus correspondientes cartas de servicios y de otros mecanismos determinados para dicho fin (auditorías y evaluaciones).

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León y todos los centros integrados en el Sistema.

• El grupo de mejora del Sistema y aquellos grupos de mejora creados o que se creen en cada uno de los centros. • El órgano directivo competente en materia de gestión de calidad, en cuanto que unidad administrativa encargada de proporcionar asesoramiento y formación en temas de calidad al resto de órganos y centros de la Administración autonómica.

• El órgano directivo competente en materia de modernización e innovación.

3. Líneas de actuación:

• Siguiendo la política de la Junta de Castilla y León en la implantación de criterios de calidad en sus Servicios, se potenciará el trabajo del grupo de mejora del Sistema como coordinador de las políticas de calidad aplicadas a los centros de archivo.

• Todas las actuaciones relacionadas con la calidad y modernización seguirán las directrices marcadas por el órgano directivo competente en materia de gestión de calidad.

• El mencionado grupo de mejora estará facultado para realizar un seguimiento y control del grado de implantación de las acciones de mejora proyectadas en los distintos centros que componen el Sistema.

• Se impulsará la creación de grupos de mejora en los distintos archivos históricos provinciales.

• Se potenciará la implantación de la gestión por procesos en todos los centros y órganos del Sistema.

• Se pondrán a disposición de todos aquellos centros interesados en llevar a cabo políticas de calidad, las herramientas, apoyo logístico, formación y asesoramiento necesarios para su consecución de forma satisfactoria.

• Los compromisos de calidad adquiridos por cada uno de los centros del Sistema con los usuarios (tanto reales como potenciales) y con los ciudadanos en general se plasmarán en cartas de servicios. El grupo de mejora del Sistema prestará asesoramiento para su confección.

• Los responsables de los archivos se comprometerán a realizar una monitorización, y control habitual y constante de los indicadores de calidad establecidos en las cartas de servicios, divulgando los resultados obtenidos de su análisis. Los datos derivados de estos exámenes tendrán carácter público y podrán ser requeridos en todo momento para su consulta y supervisión por el órgano directivo competente en materia de archivos, así como por el grupo de mejora del Sistema, u otro órgano de la Administración autonómica con competencias sobre el tema.

• Con la periodicidad establecida por cada archivo en función de sus necesidades y circunstancias concretas, pero siendo como mínimo de carácter bienal, se realizarán encuestas de satisfacción entre sus usuarios, para medir el grado de efectividad de las acciones de mejora desarrolladas en el centro y detectar otras posibles áreas de mejora en la calidad de sus servicios. • Se crearán los canales necesarios para el establecimiento de una comunicación fluida entre los responsables de los centros y los usuarios (ya sea mediante buzones de sugerencias, encuestas de satisfacción u otros instrumentos habilitados a tal efecto), con el fin de que éstos puedan depositar sus quejas y peticiones libremente.

• Las cartas de servicios de los archivos del Sistema, así como aquellas herramientas utilizadas por éstos para el control de sus políticas de calidad las encuestas de satisfacción, los datos estadísticos de los indicadores de calidad, etc. podrán ser difundidas y publicadas en la web corporativa de la Junta de Castilla y León y, cuando se disponga del mismo, en el Portal de Archivos de Castilla y León.

2. Programa de organización y gestión del patrimonio documental.

Este programa estará completamente imbricado con el anterior, el de gestión de calidad, ya que la combinación de las líneas de actuación de ambos resulta indispensable para cumplir con los susodichos objetivos de eficacia y eficiencia de la Administración autonómica.

1. Objetivos:

• La participación del Sistema en el diseño de la política de gestión de documentos electrónicos de la Administración autonómica.

• La consecución de una gestión más eficaz y eficiente del tráfico documental que redundará en una mejora de las actuaciones de la Administración autonómica.

• Lograr mayor coordinación entre los archivos centrales y los archivos territoriales en las labores de identificación y valoración de las series documentales, e igualmente en la redacción y ejecución de los calendarios de conservación.

• Adaptar los archivos de Castilla y León en cumplimiento de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y del Decreto 40/2005, de 19 de mayo, por el que se regula la utilización de técnicas de administración electrónica por la Administración de la Comunidad de Castilla y León a la gestión de los documentos electrónicos generados por la Administración autonómica o por las entidades locales de la comunidad.

• La participación del Sistema en el análisis y definición de los requisitos técnicos que garanticen la preservación de los documentos electrónicos generados por la Administración autonómica, de modo que se puedan asegurar la autenticidad, la integridad, la permanencia y el no repudio de los mismos, así como la confidencialidad de la información en ellos contenida.

• Proporcionar asistencia y asesoramiento técnico a otros archivos integrados en el Sistema, pero que no son de titularidad autonómica, prestando especial atención a los archivos de entidades locales.

• Definición del rol de los archiveros y ayudantes de archivo en el entorno electrónico. 2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• La consejería competente en materia de administración electrónica.

• Los órganos consultivos del Sistema: el Consejo de Archivos de Castilla y León y la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León.

• El Archivo General de Castilla y León y los demás centros integrados en el Sistema.

• Los servicios técnicos del Sistema.

• El grupo técnico que a tal efecto se constituya en cada caso.

3. Líneas de actuación:

• En todo lo relacionado con la gestión de documentos electrónicos en aplicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la consejería competente en materia de archivos fomentará la colaboración con los demás actores responsables de la misma, participando en su génesis, en la definición de sus metadatos, y asimismo en el diseño y puesta en marcha de las aplicaciones informáticas para la gestión documental de la Administración autonómica.

• Instalación en todos los centros del Sistema gestionados por la Administración autonómica de la aplicación informática adecuada para la gestión integral de archivos.

• Se dotará a los archivos centrales de las consejerías y a los archivos de las delegaciones territoriales de los medios técnicos necesarios para la adecuada gestión de documentos electrónicos.

• Impulso de la identificación y valoración de las series documentales producidas por la Administración autonómica, para el posterior establecimiento de sus respectivas reglas de conservación.

• Elaboración de un repertorio de series documentales paralelas entendidas éstas como aquéllas generadas en el desarrollo de funciones análogas y reflejadas en un mismo tipo documental producidas por las consejerías y asimismo por las delegaciones territoriales de la Junta de Castilla y León.

• Se procederá a desarrollar la vigente normativa de archivos para reglar los procesos archivísticos (transferencias, eliminación de documentos, depósitos, etc.); dichos procesos se incluirán en el Inventario Automatizado de Procedimientos Administrativos de Castilla y León.

• Se impulsará la reorganización de los fondos de los archivos de las administraciones locales, especialmente de aquéllas que no dispongan de personal técnico cualificado. 3. Programa de normalización.

La normalización implica no sólo la descripción documental, sino la homogeneización de todos los procesos archivísticos, incluidos los servicios que prestan los distintos centros del Sistema. Este programa prestará especial atención a la generalización de la gestión por procesos en los archivos, siguiendo la política de calidad impulsada por la Junta de Castilla y León.

1. Objetivos:

• Normalizar los procesos archivísticos realizados por los centros del Sistema, al objeto de racionalizar los trabajos en los centros y optimizar los recursos tanto humanos como materiales.

• Adecuar la descripción archivística de fondos documentales a las normas internacionales.

• Propiciar la utilización por parte de todos los profesionales de archivo de las normas técnicas y convenciones comúnmente admitidas para la descripción de los fondos albergados por los archivos del Sistema.

• Simplificar el trabajo de descripción de los archivos del Sistema, resolviendo los problemas que pueden surgir a la hora de aplicar la normativa internacional a fondos y materiales concretos.

• Homogeneizar las descripciones archivísticas de los fondos documentales, favoreciendo así el intercambio de información de los distintos centros del Sistema entre sí y de éstos con los de otras administraciones.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León y los demás centros del Sistema gestionados por la Administración autonómica.

• El grupo técnico que se constituya al efecto en cada caso.

3. Líneas de actuación:

• Se prestará especial atención a la normalización de procesos archivísticos como la transferencia, la eliminación de documentos, el depósito, la consulta, la reproducción y el préstamo de documentos, en los archivos históricos provinciales, en los archivos centrales y en los territoriales; para ello se procederá a la publicación en el «Boletín Oficial de Castilla y León», cuando así se considere oportuno, de las correspondientes instrucciones y órdenes de servicio; finalmente, y para contribuir a la unificación de criterios en la formalización de los citados procesos, se elaborarán unos formularios comunes que serán accesibles a través del Portal de Archivos de Castilla y León.

• Se redactará y publicará un manual de normas y procedimientos archivísticos del Sistema, que sirva de referente para las buenas prácticas en la gestión de documentos y archivos. Este manual prestará especial atención a los archivos de entidades locales.

• Se proseguirá, dando continuidad a la línea de trabajo abierta en el II Plan de Intervención en el Patrimonio Documental, con los estudios de adaptación de las normas internacionales de descripción archivística para su puesta en práctica en los archivos de nuestra comunidad.

• Desde el Archivo General de Castilla y León se coordinarán los trabajos técnicos de adaptación de las normas de descripción internacionales, nombrándose en cada caso a los integrantes del grupo técnico competente.

• Las normas técnicas relativas a descripción y convenciones, propuestas por el Archivo General de Castilla y León, se transmitirán a todos los centros del Sistema mediante las correspondientes instrucciones y órdenes de servicio que, cuando se considere oportuno, serán publicadas en el Boletín Oficial de Castilla y León.

• Se fomentará la coordinación entre los archivos de entidades locales, mediante la creación de grupos de trabajo o cualesquiera otros instrumentos que en su caso se consideren necesarios, en aras de la normalización de los procesos archivísticos llevados a cabo en esos centros.

4. Programa de digitalización de documentos.

La digitalización ofrece posibilidades muy atractivas para la reproducción de documentos, dado que permite tanto la captura como el almacenamiento, edición y distribución de las imágenes, y un acceso directo del usuario a las mismas, de forma presencial en el archivo o a través de Internet. Además, la imagen digital es fácilmente integrable en entornos multimedia y sus posibilidades de distribución en la Red la hacen familiar, accesible y atractiva.

1. Objetivos:

• Garantizar la preservación del patrimonio documental de Castilla y León.

• Facilitar las nuevas formas de uso y acceso a la documentación.

• La ampliación de la disponibilidad de los fondos documentales para el desarrollo de proyectos de investigación, y de otro tipo de actividades culturales y educativas.

• Contribuir a la visibilidad de los archivos en la sociedad proporcionando, a través de la difusión del patrimonio documental digitalizado (en entornos web), un interesante instrumento a tener en cuenta en las actuaciones relacionadas con la mercadotecnia.

2. Agentes:

• El Archivo General de Castilla y León.

• El Centro de Microfilmación y Reprografía de Castilla y León y, hasta la puesta en funcionamiento del mismo, los talleres de microfilmación y reprografía habilitados en los archivos históricos provinciales. • Los archivos históricos provinciales de Castilla y León.

• Los archivos municipales de Castilla y León.

• Los archivos de la Iglesia católica.

• La Filmoteca de Castilla y León.

3. Líneas de actuación:

• Análisis de las necesidades técnicas del programa de digitalización y diseño de un proyecto piloto que permita conocer la viabilidad del mismo.

• Establecimiento de los requisitos técnicos, definiendo la calidad de la imagen, la resolución, la profundidad del bit, los procesos de optimización de la imagen, las técnicas de comprensión y los equipos a utilizar.

• Establecimiento de estándares para la evaluación de la calidad de la imagen, al objeto de garantizar la integridad y consistencia de los ficheros de imágenes. El programa de digitalización incluirá el necesario control de calidad de las digitalizaciones que se lleven a cabo.

• Evaluación de las necesidades de digitalización de documentos en todos los archivos del Sistema.

• Con carácter anual se seleccionarán los documentos a digitalizar, considerando siempre la relevancia histórica y estado de conservación de los mismos, así como la demanda de que sean objeto, y conjugando las necesidades de los usuarios actuales con las necesidades potenciales de los futuros; en la selección de documentos se prestará especial atención a la situación legal de los documentos que se pretenda digitalizar en relación con los derechos de autor, así como los aspectos legales referidos al acceso de los usuarios a las imágenes y cualesquiera otros condicionamientos jurídicos. En la selección de documentos a incluir cada año, además de los fondos custodiados en los archivos históricos provinciales y en el Archivo General de Castilla y León, se tendrán en cuenta los fondos documentales de especial valor histórico custodiados en los archivos municipales y de las instituciones eclesiásticas de la comunidad.

• Para la gestión de las imágenes en cada archivo o del banco de imágenes colectivo para todo el Sistema, se publicará la correspondiente convención redactada por el grupo de trabajo que se cree a tal efecto.

• Selección del estándar de metadatos necesario para hacer accesibles los fondos digitalizados.

• Establecimiento de una política de uso y acceso a los documentos digitalizados.

• Se impulsará la formación del personal de los archivos para la gestión de los fondos digitalizados, mediante la implementación de las correspondientes acciones docentes. • Se dotará a los centros del Sistema de forma prioritaria al Archivo General de Castilla y León y a los archivos históricos provinciales del equipamiento técnico necesario para la consecución del programa de digitalización de documentos.

• Se buscará la colaboración con la Filmoteca de Castilla y León para la recuperación y salvaguarda del patrimonio gráfico y audiovisual de Castilla y León.

• En aquellos casos que se considere necesario, se llevarán a cabo iniciativas combinadas de digitalización y microfilmación de documentos.

5. Programa para el desarrollo del Portal de Archivos de Castilla y León.

Internet ha revolucionado la manera en que los ciudadanos se comunican entre sí y con las instituciones. La necesidad de obtener una respuesta en el acto, en cualquier momento del día y desde cualquier parte del mundo, se ha convertido en una exigencia de un número de ciudadanos cada vez mayor. La importancia de la Red alcanza dimensiones aún mayores desde el momento en que se ha establecido comúnmente que el que no está en Internet no existe. Por tanto, la visibilidad de la Administración en general y de los archivos de nuestra comunidad en particular pasa por aprovechar alguna de las oportunidades que ofrece Internet y crear un espacio virtual propio, es decir, un portal de Archivos de Castilla y León.

1. Objetivos:

• Lograr una mayor difusión de los archivos del Sistema a través de los entornos web y potenciar la visibilidad de los mismos.

• Garantizar al ciudadano un servicio permanente de información y a los profesionales de los archivos un lugar de encuentro para el intercambio de experiencias.

• Permitir el acceso remoto a los fondos documentales conservados en los archivos y, en general, a sus recursos informativos.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León.

• Todos los archivos del Sistema gestionados por la Administración autonómica y aquellos archivos de la región que, sin ser de gestión autonómica, soliciten adherirse al programa.

4. Líneas de actuación:

• Se diseñará y desarrollará el Portal de Archivos de Castilla y León, como vía de interconexión de todos los centros que componen el Sistema entre sí y de éstos con los ciudadanos. Se impulsará igualmente el desarrollo del Portal como canal de comunicación permanente entre los profesionales de los archivos, y como instrumento habitual que facilite el desarrollo de proyectos y el intercambio de información entre los componentes de los distintos grupos técnicos o de trabajo. • Periódicamente se actualizarán los contenidos de la página. Todos los archivos que componen el Sistema se comprometerán a facilitar la información pertinente para la actualización del Portal.

• El Archivo General de Castilla y León ejercerá de administrador de los contenidos del Portal.

• El Portal contará con un centro virtual de atención al ciudadano a través del cual se recibirán las consultas, quejas y sugerencias de los usuarios. Los usuarios podrán hallar información sobre los archivos del Sistema, sobre sus instrumentos de descripción, sobre las publicaciones relacionadas con los fondos de los archivos y sobre las distintas normas archivísticas. Además, a través del Portal se podrá acceder a documentos digitalizados y a visitas virtuales a los archivos del Sistema. Se establecerán asimismo vínculos entre el Portal de Archivos de Castilla y León y otros portales de archivos.

6. Programa cultural.

Los archivos son centros culturales que deben estar permanentemente abiertos a las necesidades de los ciudadanos; por ello, deben contar con un programa anual de actividades de difusión cultural que responda a esas necesidades y adaptar sus servicios en este ámbito a la sociedad de la información. Dicho programa debe implicar a otros agentes e instituciones culturales; ello se explica por razones tanto de eficacia como de pertinencia y visibilidad, puesto que hoy en día una política cultural no puede proyectarse en solitario y de forma unilateral, sino estableciendo alianzas con otros actores.

1. Objetivos:

• Incrementar la visibilidad de los archivos en la sociedad y especialmente en el ámbito cultural, favoreciendo la colaboración con otras instituciones culturales.

• Transmitir una imagen dinámica y actual de los servicios prestados en los archivos.

• Enriquecer la oferta cultural existente en Castilla y León.

• La puesta de los archivos y los documentos en ellos custodiados al alcance de todos los ciudadanos, con las reservas legales de acceso que deban considerarse.

• Incorporar las actividades llevadas a cabo en los archivos a las programaciones culturales de todas las ciudades de Castilla y León.

• La diversificación de los servicios prestados en los archivos.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León.

• Los archivos históricos provinciales de Castilla y León. • Los archivos municipales, de diputaciones provinciales o de carácter privado que deseen colaborar en el programa cultural del Sistema.

• Fundaciones públicas o privadas.

• Otras instituciones culturales.

3. Líneas de actuación:

• Con carácter anual y atendiendo a las propuestas de los distintos centros, se diseñará una programación cultural de los archivos históricos provinciales y del Archivo General de Castilla y León, en la que se incluirán:

o Las exposiciones itinerantes y demás actividades de carácter cultural que se desarrollen en distintos archivos del Sistema.

o Las exposiciones organizadas por los propios centros y aquellas otras que se desarrollen en las dependencias de los archivos pero que sean organizadas por otras instituciones.

o Las jornadas de puertas abiertas: se fomentará el que progresivamente todos los archivos históricos provinciales de Castilla y León celebren anualmente unas jornadas de puertas abiertas.

o Otras actividades culturales: se facilitará el uso de las dependencias de los archivos fundamentalmente de aquellos que cuentan con edificios históricos mejor dotados para este fin para otro tipo de actividades culturales (conferencias, debates, coloquios, talleres, conciertos, etc.), siempre que el desarrollo de estas actividades no interfiera los servicios prestados por los archivos ni los perjudique.

• Los edificios de archivo que no dispongan de los espacios y equipamientos necesarios para la realización de las actividades culturales serán reformados y equipados de forma progresiva.

• La programación cultural de los archivos de Castilla y León, así como sus exposiciones virtuales, serán difundidas y publicadas convenientemente en la web corporativa de la Junta y, cuando exista, en el Portal de Archivos de Castilla y León.

• En el marco de la difusión de las actividades culturales, se impulsará el diseño y lanzamiento de distintas campañas que faciliten la traslación a la sociedad del valor del patrimonio custodiado en nuestros archivos; se recurrirá, para ello, a la mercadotecnia del Sistema que permita ofrecer una visión de conjunto de los archivos de la comunidad y que contribuya a optimizar los recursos dedicados a esta materia en cada uno de los centros.

• Se fomentará la realización de actividades culturales que supongan la participación ciudadana y que transmitan el valor de los archivos como garantes de los derechos de los ciudadanos.

• Se favorecerá la colaboración con otras instituciones culturales bibliotecas, museos, archivos dependientes de otras administraciones, etc., para la realización de actividades conjuntas en las que los fondos custodiados en las mismas puedan complementarse y aunar esfuerzos para aprovechar los recursos dedicados al programa cultural y llegar a un mayor número de ciudadanos.

7. Programa pedagógico.

Como ya se ha señalado, además de los trabajos primordiales de gestión documental, los archivos son centros con relevantes responsabilidades en la difusión del conocimiento y, como tales, deben poner sus documentos al alcance de todos los ciudadanos y, muy especialmente, al alcance de los escolares y docentes.

1. Objetivos:

• Abrir las puertas a una colaboración permanente del Sistema con los centros escolares de la comunidad.

• Acercar a los alumnos de Castilla y León a sus archivos y transmitirles el valor de nuestro patrimonio documental y la importancia de los archivos como garantes de los derechos de los ciudadanos.

• Incentivar el uso de los documentos custodiados en los archivos como fuentes primarias de información para el aprendizaje significativo en distintas áreas de conocimiento; en el marco de la sociedad del conocimiento, es imprescindible incentivar instrumentos de aprendizaje creativos que permitan a los alumnos transformar, de forma autónoma, la información en conocimiento.

• El impulso de los archivos en concreto de sus salas de investigadores como lugares habituales de trabajo de las instituciones académicas y, de un modo muy especial, de las universidades.

2. Agentes:

• Las consejerías competentes en materia de archivos, empleo y educación.

• El Archivo General de Castilla y León y los demás centros integrados en el Sistema.

• Los centros de enseñanza primaria y secundaria de Castilla y León.

• Las universidades de Castilla y León.

3. Líneas de actuación:

• Se incentivará el desarrollo de proyectos pedagógicos innovadores que utilicen los archivos y los documentos en ellos custodiados como objeto de reflexión sobre distintas áreas de conocimiento; en los mismos se incluirán visitas a los archivos, talleres, material didáctico para la realización de actividades en las aulas, etc.

• Se diseñarán líneas de colaboración entre la consejería competente en materia de archivos y la consejería competente en materia de educación dirigidas a nuestra comunidad escolar, desde la enseñanza primaria hasta la educación universitaria. • Se fomentará la realización de visitas, talleres y conferencias en los archivos del Sistema, de forma especial en los archivos históricos provinciales, dirigidas al alumnado de enseñanza obligatoria de Castilla y León.

• Se diseñarán y se pondrán en marcha campañas dirigidas a los estudiantes de educación secundaria y bachillerato, que tendrán por objetivo el que los jóvenes conozcan, de un modo práctico, diferentes aspectos de la Administración autonómica y de la archivística a través de sus documentos.

• Se procederá a realizar convenios de colaboración con las autoridades educativas, con el objeto de facilitar el uso de las instalaciones de los archivos para impartir, de forma regular, clases magistrales y prácticas.

• Se difundirán los proyectos pedagógicos innovadores y los premios a los mejores proyectos pedagógicos a través de una base de datos de información educativa accesible a través del Portal de Archivos de Castilla y León, con enlaces entre ambos portales, el de educación y el de archivos.

• Se impulsará asimismo la realización de convenios entre la consejería competente en materia de archivos y las universidades, para la inclusión de prácticas y becas de formación en archivos en los planes de estudio de los correspondientes títulos de grado, másteres y doctorados. También se colaborará con las universidades de Castilla y León en el diseño de los estudios dedicados a la formación de profesionales de archivos.

• Se promoverá el desarrollo de investigaciones sobre el patrimonio documental de Castilla y León.

• Se promoverá la colaboración de profesionales de los archivos de Castilla y León en los equipos responsables de proyectos de I+D+I (Investigación, Desarrollo e Innovación) dedicados al estudio y modernización de nuestros archivos.

• A través del Portal de Archivos de Castilla y León se difundirá de forma prioritaria en los medios universitarios y demás centros de investigación científica- la riqueza de los fondos documentales custodiados y se prestará atención, de un modo permanente, a las demandas y necesidades que trasladen estos usuarios.

• En colaboración con la consejería competente en materia de empleo, se convocarán periódicamente cursos de formación sobre materias específicas de archivos para personas en situación de desempleo, con el objetivo último de proporcionarles una formación especializada e impulsar su integración en el mercado laboral.

• Se convocarán premios que reconozcan los mejores proyectos pedagógicos realizados por los centros escolares de Castilla y León en colaboración con alguno de los archivos del Sistema.

• Asimismo se convocarán premios que reconozcan los mejores trabajos de investigación realizados en alguno de los centros del Sistema; se incluirá una categoría dedicada a los jóvenes investigadores. 8. Programa de recursos informativos.

Como ya se ha señalado, el Programa de recursos informativos, en combinación con el Portal de Archivos de Castilla y León y con los programas cultural, pedagógico y de normalización, pretende contribuir a la difusión y divulgación de las actividades llevadas a cabo por el Sistema.

1. Objetivos:

• La difusión del Sistema y del patrimonio documental de Castilla y León.

• Potenciar el uso de los recursos existentes en el Sistema.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León y los demás archivos del Sistema.

• El Centro de Información de Archivos de Castilla y León.

• Las universidades de Castilla y León.

• Las asociaciones profesionales de archiveros.

3. Líneas de actuación:

• Se pondrá en marcha el Centro de Información de Archivos de Castilla y León, como epicentro de este programa, dotándole del personal, equipamiento e infraestructuras necesarias para su adecuado funcionamiento.

• Se potenciará la publicación de instrumentos de información y descripción del patrimonio documental de Castilla y León.

• Se potenciará la difusión de normas técnicas sobre normalización de los procesos archivísticos y sobre normalización de la descripción.

• Se impulsará la celebración de jornadas profesionales, para la difusión del patrimonio documental de Castilla y León y para el intercambio de criterios en torno a cuestiones técnicas.

• Se podrán firmar convenios con otras entidades para impulsar el desarrollo de programas y actividades que contribuyan a la difusión y divulgación de las actividades llevadas a cabo en el Sistema.

• Se fomentará la difusión, entre el personal al servicio de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, del papel de los archivos del Sistema en la gestión documental.

• Con el objeto de contribuir a mejorar la proyección del Sistema, se promoverá el diseño y difusión de una imagen institucional de los archivos de Castilla y León que se empleará en las distintas iniciativas desarrolladas por los centros del mismo. • Se difundirán los fondos bibliográficos de las bibliotecas auxiliares del Archivo General de Castilla y León y de los archivos históricos provinciales; en la adquisición de fondos bibliográficos especialmente aquellos antiguos y ya descatalogados se atenderán las demandas y necesidades hechas por los usuarios de las salas de investigadores.

9. Programa de desarrollo y aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.

La expansión de las tecnologías de la información y la comunicación obliga a que los archivos busquen su sitio en ese nuevo espacio. Las TIC constituyen una herramienta fundamental para posibilitar la visibilidad de los archivos y agilizar el intercambio de información entre los centros del Sistema y de éstos con los ciudadanos. Además, la modernización de la Administración viene determinada por ese avance en el empleo de las TIC, que posibilitarán la tramitación de los asuntos de una forma más rápida y eficiente, así como la consulta del estado de los mismos por parte de los interesados, entre otras ventajas. Esta modernización afecta, de forma insoslayable, a los archivos, custodios de la información generada por las unidades administrativas.

1. Objetivos:

• Adaptar el Sistema a las necesidades y demandas de la denominada «sociedad de la información» del siglo XXI.

• Involucrar de forma determinante al Sistema en los planes de modernización de la Administración autonómica, colaborando de forma muy especial en el cumplimiento del Plan Estratégico de Modernización de la Administración de Castilla y León 20082011, en el desarrollo de los planes para la implantación de de la Administración electrónica en la Comunidad de Castilla y León y en todo lo relacionado con la custodia de documentos electrónicos.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León y los demás centros integrados en el Sistema.

• Los órganos de la Administración autonómica competentes en materia de informática corporativa, modernización, atención al ciudadano y calidad en los servicios.

3. Líneas de actuación:

• Se fomentará el uso de las TIC en la gestión de los procesos archivísticos en todos los archivos del Sistema gestionados por la Administración autonómica.

• Se potenciarán los servicios virtuales a través de Internet, gracias a la creación del Portal de Archivos de Castilla y León.

• Se facilitará el uso de Internet por los usuarios en todos los archivos del Sistema, en especial en las salas de investigadores y en los espacios dedicados a las actividades culturales y pedagógicas, que serán habilitadas como espacios WIFI.

• Se dotará a todos los centros del Sistema gestionados por la Administración autonómica del equipamiento técnico necesario para la instalación de la aplicación informática de gestión integral de los archivos.

• Se fomentará la colaboración con otros órganos de la Administración autonómica, para el establecimiento de las condiciones técnicas necesarias que garanticen la custodia de documentos auténticos, íntegros y accesibles, colaborando en el desarrollo de los planes para la implantación de de la Administración electrónica en la Comunidad de Castilla y León.

10. Programa de mejora de las infraestructuras y equipamientos de los archivos.

El adecuado desarrollo y consecución de las funciones que desempeñan los profesionales de nuestros archivos depende, en gran medida, de las condiciones de su lugar de trabajo. Un entorno laboral apropiado y unos recursos materiales suficientes posibilitan un correcto funcionamiento de los servicios.

1. Objetivos:

• Adecuar los edificios de archivo a sus necesidades actuales y futuras, de forma que se asegure el correcto funcionamiento del flujo documental entre todos los archivos del Sistema.

• Adaptar los edificios de archivo a las necesidades de sus usuarios y de los profesionales que prestan sus servicios en ellos, eliminando barreras arquitectónicas y facilitando las vías de acceso a los mismos, así como las técnicas de búsqueda y consulta de documentación cuando sea necesario.

• Dotar a los archivos del equipamiento técnico oportuno para llevar a cabo las líneas de actuación contenidas en el presente III Plan.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• Las diputaciones, municipios y demás entes locales de la comunidad.

• Todos los centros integrados en el Sistema.

3. Líneas de actuación:

• Se llevará a cabo una evaluación de la situación en que se encuentran los edificios e instalaciones de los archivos del Sistema gestionados por la Administración autonómica; se analizará con especial rigor la capacidad de los depósitos de los distintos centros, y las previsiones y posibilidades de recepción de documentación durante los próximos años.

• Como resultado de la citada evaluación y tomando en consideración las recomendaciones y estudios técnicos en la materia, se fijarán unas directrices básicas sobre infraestructuras y equipamiento de los archivos, que sirvan especialmente para los archivos centrales y territoriales, y se impulsarán las iniciativas oportunas para la mejora de las instalaciones y equipamiento técnico de los mismos.

• En lo referente a los archivos históricos provinciales se instará al Ministerio de Cultura para la ampliación o construcción de nuevas sedes de aquellos centros que carezcan de espacio disponible en sus depósitos, impidiéndose el normal funcionamiento del ciclo documental. También se impulsarán las actuaciones que se consideren pertinentes, para la reforma y adecuación técnica de todos los archivos históricos provinciales de Castilla y León a las nuevas y múltiples necesidades reflejadas en este III Plan.

• Se colaborará con los entes locales de la comunidad para la mejora de las instalaciones de sus archivos y, en función de las posibilidades presupuestarias, se incrementarán las líneas de subvenciones para la mejora de sus servicios de archivo.

11. Programa de desarrollo y perfeccionamiento de la normativa.

El marco legal debe servir a los archivos del Sistema y a los profesionales de los mismos como sostén y amparo en el desempeño de sus funciones. En este sentido, en consonancia con el desarrollo de la Administración, con la experiencia adquirida en el transcurso de los años y con las nuevas circunstancias impuestas por la sociedad del conocimiento, se hace no sólo pertinente sino ineludible plantear una revisión de dicha normativa, y su adaptación a las necesidades actuales del Sistema y del resto de la Administración autonómica.

1. Objetivos:

• Revisar los textos normativos vigentes en materia de archivos, propiciando la reforma de los mismos cuando así se estime conveniente.

• Asegurar la cobertura normativa de todas las funciones y tareas relacionadas con la gestión y conservación del patrimonio documental de Castilla y León, así como las referentes al correcto flujo documental generado por la Administración autonómica (transferencias, valoraciones, propuestas de calendarios de conservación, eliminaciones, etc.).

• Adaptar la normativa vigente a las necesidades derivadas de la gestión de documentos electrónicos.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León.

• El Consejo de Archivos de Castilla y León.

• El grupo técnico que se constituya al efecto.

• Las universidades de Castilla y León. 3. Líneas de actuación:

• Se nombrará un grupo técnico encargado de la revisión de la Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León, así como de su desarrollo normativo. Este grupo técnico propondrá al órgano competente las reformas necesarias del texto normativo y la redacción, si así se considera necesario, de una nueva ley de archivos.

• Se impulsará el desarrollo de la normativa actual en materia de archivos. Especialmente, en aquellos aspectos en los que las propias normas emplacen a la necesidad de su desarrollo en posteriores disposiciones.

• Se impulsará la creación de la norma que regule las obligaciones, derechos y el ámbito de responsabilidades de los archiveros y ayudantes de archivo, especialmente las referidas a los documentos electrónicos.

• Se regulará el funcionamiento de los grupos técnicos o de trabajo en materia de archivos, mediante la publicación de la norma que se considere pertinente.

• Se promoverá la actualización de las tasas y precios públicos en los archivos del Sistema gestionados por la Administración autonómica.

12. Programa de mejora continuada para el personal de archivos.

Para el desarrollo óptimo de los servicios prestados en los archivos del Sistema, resulta imprescindible contar con una dotación de personal adecuada y con la capacitación profesional necesaria para cumplir sus servicios en estos centros.

1. Objetivos:

• Adecuar los recursos humanos de los archivos, mejorando su dotación y preparación técnica.

• Favorecer la formación continua especializada y la actualización de competencias de los profesionales que desempeñan su trabajo en los distintos centros de archivo.

• Propiciar el intercambio de experiencias y buenas prácticas con centros análogos de otras administraciones.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• La consejería competente en materia de formación del personal al servicio de la Administración de Castilla y León.

• La consejería competente en materia de función pública.

• El Archivo General de Castilla y León y los demás centros integrados en el Sistema. 3. Líneas de actuación:

• Se fomentará la adecuación de las plantillas de personal con que están dotados los archivos gestionados por la Administración autonómica.

• Anualmente, se diseñarán y llevarán a cabo los planes de formación, en el área específica de archivos, dirigidos al personal de los centros que componen el Sistema.

• Periódicamente se celebrarán cursos de archivos de oficina, dirigidos al personal al servicio de la Administración autonómica.

• Con ánimo de propiciar el intercambio de experiencias, se fomentará la ampliación de las acciones formativas a aquellos archivos del Sistema que no son gestionados por la Junta de Castilla y León, a través de las jornadas técnicas o cursos que se establezcan mediante convenios o acuerdos con otras administraciones. Asimismo, se impulsará la realización de jornadas técnicas de intercambio de experiencias y buenas prácticas con profesionales del mundo de los archivos de ámbito extrarregional.

• Se promoverá el uso de herramientas informáticas y de las TIC para propiciar el desarrollo de actividades formativas vía Internet (en línea o mediante plataformas virtuales creadas al efecto) y su extensión al mayor número de participantes posible.

13. Programa de conservación y seguridad del patrimonio documental.

La salvaguarda del patrimonio documental impele a que la Administración autonómica despliegue un programa de protección del mismo que garantice su adecuada conservación, impulsando tanto acciones preventivas como formativas e incidiendo especialmente en la restauración de aquellos documentos que sean de especial interés para nuestra comunidad autónoma.

1. Objetivos:

• Asegurar la preservación y salvaguarda del patrimonio documental, tanto de aquella documentación considerada de valor permanente, como de la que aún se encuentra en su fase activa y semiactiva.

• Proporcionar a los profesionales que desarrollan su trabajo en los archivos de la comunidad, y a todos los trabajadores de la Administración de Castilla y León en general, la formación y nociones suficientes en materia de conservación preventiva y de correcto manejo de la documentación.

• Establecer un protocolo de actuación en caso de emergencia para todos los centros del Sistema.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• El Archivo General de Castilla y León y los demás archivos del Sistema gestionados por la Administración autonómica. • Los archivos municipales de Castilla y León.

• Los archivos de la Iglesia católica.

• Los talleres de restauración de los archivos históricos provinciales.

• El grupo técnico especializado en temas de conservación constituido al efecto.

• Las universidades de Castilla y León.

• Las fundaciones públicas y privadas.

3. Líneas de actuación:

• La consejería competente en materia de archivos actuará como órgano rector e inspector de las actuaciones que atañen a la conservación y preservación del patrimonio documental de Castilla y León.

• Se dotará a los archivos históricos provinciales que cuenten con taller de restauración de los medios necesarios para su correcto funcionamiento.

• Anualmente, todos los archivos integrados en el Sistema podrán remitir a la consejería competente en materia de archivos las peticiones de restauración de documentos que consideren prioritarias. Con carácter igualmente anual, y una vez analizadas las citadas peticiones, la consejería competente en materia de archivos diseñará y llevará a cabo, dentro de este programa estratégico, un programa sectorial de restauración del patrimonio documental.

• Se potenciará la creación de un grupo técnico especializado en temas de conservación preventiva y actuación en casos de emergencia, que tendrá como función principal la de asesorar en el ámbito de sus competencias a los archivos del Sistema y a cuantos soliciten su asistencia. El grupo técnico especializado en conservación preventiva podrá elevar al organismo competente en la materia, informes sobre el estado de conservación de los fondos documentales albergados en los centros que componen el Sistema, así como en otros centros o instituciones de carácter privado con sede en Castilla y León.

• Se elaborará y publicará un protocolo de actuación sobre el patrimonio documental en caso de catástrofes y situaciones de emergencia en los archivos. Dicho protocolo deberá ser conocido por todos los responsables de los centros del Sistema.

• Se concederán ayudas y subvenciones a aquellos archivos de titularidad privada para la conservación de su patrimonio documental.

• Se llevarán a cabo acciones de cooperación y coordinación en materia de protección del patrimonio documental con los archivos del Sistema no gestionados por la Administración autonómica. Igualmente, se llevarán a cabo acciones de cooperación y coordinación con otras entidades públicas o privadas. 14. Programa de cooperación con otras administraciones e instituciones públicas o privadas.

La interacción, en el ámbito de los archivos, de la Administración autonómica con otras administraciones e instituciones, tanto públicas como privadas, es una condición necesaria para lograr la proyección del Sistema en la sociedad castellano y leonesa e incluso fuera de las fronteras de Castilla y León. Además, el intercambio de experiencias y la colaboración en la puesta en marcha de determinados proyectos supondrán un mejor uso de los recursos públicos y una mayor garantía del éxito de los mismos.

1. Objetivos:

• La plena coordinación entre los archivos integrados en el Sistema.

• La optimización de los recursos públicos, aunando esfuerzos en aquellos proyectos que compartan unos mismos fines.

• El establecimiento de canales permanentes de comunicación susceptibles de convertirse en acuerdos o colaboraciones más sólidas- con otros órganos de la Administración autonómica, con otras administraciones e, incluso, con otras instituciones de carácter público o privado, radicadas o no en el territorio de Castilla y León, ya que éstos puede contribuir a un mejor aprovechamiento tanto de los recursos económicos, como del capital humano y experiencia profesional de la Administración.

• Fomentar la investigación en materia de archivos y gestión del patrimonio documental.

• La proyección del Sistema y de los profesionales que prestan sus servicios en el mismo, en el ámbito de la comunidad archivística española e internacional.

2. Agentes:

• La consejería competente en materia de archivos.

• Los órganos de la Administración autonómica responsables de la informática corporativa, de la calidad de los servicios, de la atención al ciudadano y de la política educativa.

• El Archivo General de Castilla y León y todos los archivos integrados en el Sistema.

• Las universidades de Castilla y León y cualesquiera otras instituciones académicas y/o científicas.

• Los sistemas de archivos de otras administraciones.

• Las asociaciones de profesionales de archivos.

• Los responsables de la gestión de otras instituciones culturales de Castilla y León (bibliotecas, museos, fundaciones y asociaciones culturales, etc.). 3. Líneas de actuación:

• Se fomentará la cooperación entre todos los archivos del Sistema; la consejería competente en materia de archivos promoverá los instrumentos necesarios para la coordinación de todos los archivos de las entidades locales de la comunidad.

• La consejería competente en materia de archivos fomentará la colaboración con las universidades de Castilla y León y con cualesquiera otras instituciones académicas y/o científicas para la puesta en marcha de proyectos de investigación en el ámbito de la archivística, para la creación de espacios de reflexión sobre cuestiones técnicas (coloquios, grupos de trabajo, etc.), para la edición de publicaciones de carácter técnico y para la realización de prácticas o trabajos técnicos en los distintos archivos del Sistema.

• La consejería competente en materia de archivos favorecerá la colaboración del Sistema con los sistemas de archivos de otras administraciones, en especial con los de otras comunidades autónomas y con la Administración General del Estado; en este sentido, se impulsará el permanente intercambio de conocimientos técnicos entre los profesionales de archivos de Castilla y León y los de otras administraciones.

• Se crearán los instrumentos de coordinación necesarios que permitan la colaboración con otras administraciones e instituciones en la restauración, digitalización y difusión del patrimonio documental de Castilla y León; en este mismo sentido y debido a la relevancia de los fondos en ellos custodiados, se colaborará con los archivos de la Iglesia católica radicados en Castilla y León.

• Se promoverá la colaboración con otras instituciones culturales museos, bibliotecas, archivos de entidades locales, etc. y con la consejería competente en educación para el desarrollo de las acciones cultural y pedagógica previstas en el presente III Plan.

• Se potenciará la colaboración con la Filmoteca de Castilla y León en todo lo referido al programa de digitalización de documentos incluido en el presente III Plan y, en términos generales, en la salvaguarda y difusión del patrimonio gráfico y audiovisual de nuestra comunidad.

• Se fomentará la participación de los profesionales de archivos de Castilla y León en las actividades promovidas por el Consejo Internacional de Archivos y en cualesquiera otras iniciativas que contribuyan a la participación de los profesionales del Sistema en los foros internacionales.

V. EVALUACIÓN

La realización de un plan riguroso implica, necesariamente, el establecimiento de un sistema de evaluación que arranque de un análisis de la situación inicial (en el momento de la aprobación del texto, previo a la puesta en marcha de los programas y líneas de actuación en él contenidos) y contemple, además, el control sistemático de su realización, plazos de ejecución, objetivos logrados y aquéllos que estén aún por alcanzar.

Se constituirá un grupo de evaluación compuesto por miembros designados por el órgano directivo competente en materia de archivos, con inclusión de todos los profesionales relacionados con el mundo de los archivos, en aras de favorecer una evaluación más exhaustiva. Los resultados de las evaluaciones realizadas por este grupo se elevarán al Consejo de Archivos y a la consejería competente en materia de archivos.

Una vez finalizada la vigencia del III Plan, se elaborará un análisis del mismo que deberá abordar los siguientes aspectos:

1. El análisis cuantitativo del III Plan. Consistirá en la revisión de los resultados del III Plan en relación con los siguientes aspectos: presupuesto, programas llevados a cabo, grado de cumplimiento de las líneas de actuación propuestas, etc. Este análisis cuantitativo implicará un estudio de los resultados por cada uno de los Programas.

2. El análisis cualitativo del III Plan. Este análisis se basará en el estudio de la percepción que todos los grupos de interés los ciudadanos (usuarios reales y potenciales), los centros y órganos del Sistema y la Administración en general, tengan del grado de cumplimiento e implantación de aquellas actuaciones propuestas. Para ello se diseñarán oportunamente unos cuestionarios de evaluación que habrán de tener en cuenta, entre otras, las siguientes variables: diseño y contenidos del III Plan, grado de cumplimiento de los programas establecidos en el III Plan, modelo operativo del III Plan, puntos débiles del III Plan, necesidad de elaboración de un nuevo plan, etc.

Del mismo modo que se ha señalado respecto a las evaluaciones periódicas del III Plan, el análisis final se elevará al Consejo de Archivos y a la consejería competente en materia de archivos.

Medir si los resultados se están alcanzando y comparar el resultado conseguido con el rendimiento deseado es la función inherente a los indicadores que se detallan a continuación para cada uno de los programas. Su análisis y estudio habrá de facilitar, además, una mejora continua dentro del Sistema. A partir de la definición de los objetivos específicos recogidos en cada uno de los programas, se han identificado los indicadores que van a medir su cumplimiento efectivo, distinguiéndose entre indicadores cuantitativos (C) y cualitativos (E), medidos estos últimos a través de estudios o encuestas que deberán ser elaboradas a tal efecto. Igualmente, se asigna un responsable del control de los indicadores de cada programa, así como la periodicidad con la que se considera pertinente realizar dicho seguimiento.

1. Programa de gestión de calidad.

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