Decreto 58/2004, de 29 de octubre, por el que se regula el Registro en el ambito de la Administracion General de la Comunidad Autonoma de La Rioja y sus Organismos Publicos - Boletín Oficial de La Rioja de 09-11-2004

1. El presente Decreto será de aplicación a la Administración General de Comunidad Autónoma y sus Organismos Públicos. A los efectos de la presente norma, las Entidades Públicas Empresariales que quieran adquirir la consideración de Oficinas de Registro deberán suscribir el oportuno convenio para ello.

2. La presente norma tiene por objeto regular

1. El régimen y funcionamiento de las Oficinas de Registro

2. El régimen y funcionamiento del Registro Telemático.

3. La expedición de copias compulsadas y copias selladas.

Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a la Administración General de la Comunidad Autónoma y sus Organismos Públicos, bien de manera presencial a través de las Oficinas de Registro, o bien de manera telemática a través del Registro Telemático en los términos previstos en la presente norma.

1. La función de registro se gestionará de manera automatizada sobre una aplicación única corporativa bajo un modelo de libro único.

2. Corresponde a la Secretaría General Técnica de la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas la administración del sistema.

1. Existirá una Oficina General cuya gestión corresponderá a la Secretaría General Técnica de la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas.

2. Junto a la Oficina General existirán las Oficinas Auxiliares que serán gestionadas por las Secretarías Generales Técnicas de las distintas Consejerías bajo la coordinación y control de la Secretaría General Técnica de la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas.

3. Existirá una Oficina General de Registro en cada Organismo Público.

Los Organismos Públicos podrán contar también con Oficinas Auxiliares de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 del presente Decreto

1. Fuera de los supuestos recogidos en el artículo anterior, el titular de la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas podrá autorizar la creación de Oficinas Auxiliares en aquellos órganos o unidades administrativas en las que el volumen de escritos, su localización geográfica u otro tipo de circunstancias relativas al funcionamiento del servicio así lo aconsejen.

1. Las solicitudes, escritos, comunicaciones y la documentación complementaria que las acompañen que los ciudadanos dirijan a cualquier órgano de la Administración General de la Comunidad Autónoma y sus Organismos Públicos podrán presentarse en

1. Las Oficinas de Registro:

• Del órgano administrativo al que se dirijan, si las hubiera

• De los órganos de la Administración General de la Comunidad Autónoma o de los organismos Públicos vinculados o dependientes de la misma

• De los órganos de la Administración General del Estado

• De los órganos de cualquier otra Administración autonómica

• De las entidades que integran la Administración local si se hubiera suscrito el correspondiente convenio

2. Las oficinas de correos de acuerdo con su normativa específica

3. Las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero

4. Aquellas entidades o instituciones públicas o privadas con las que se haya suscrito el oportuno convenio.

Las Oficinas de Registro de la Administración General de la Comunidad Autónoma y sus Organismos Públicos estarán obligadas a recepcionar, validar, dar asiento y traslado a cuantas solicitudes, escritos, comunicaciones y documentación complementaria que las acompañen que presenten los ciudadanos en las mismas dirigidos a cualquier Administración Pública en los términos dispuestos en normativa básica estatal.

Las Oficinas de Registro ejercerán las siguientes funciones:

1. Recepcionar las solicitudes, escritos y comunicaciones y los documentos que los acompañen presentados por los ciudadanos, dirigidos a las Administraciones Públicas.

2. Validar y anotar los asientos de entrada y salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones.

3. Expedir las copias anotadas o recibos de presentación.

4. Expedir las copias selladas de los documentos originales que aporten los ciudadanos y que deban obrar en el procedimiento.

5. Expedir las copias compulsadas de los documentos originales cuando éstos no deban obrar en el procedimiento

6. Trasladar toda la documentación a las personas, órganos o unidades destinatarias.

7. Verificación de la identidad de los ciudadanos mediante la presentación del Documento Nacional de Identidad.

8. Cualquiera otra que legal o reglamentariamente les sea atribuida.

1. Debe registrarse toda solicitud, escrito o comunicación oficial que sea presentada o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia, así como la salida de las mismas siempre que estén dirigidas a otras Administraciones Públicas o particulares, y quede correctamente identificado el remitente y la persona, órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.

No serán objeto de registro por lo tanto, los documentos o escritos que se acompañen a las solicitudes, los documentos de naturaleza publicitaria, comercial, informativa y análogos y aquellos que carezcan absolutamente de los requisitos mínimos legalmente establecidos con arreglo a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2. Las Oficinas de Registro no recepcionarán los escritos, solicitudes o comunicaciones internas que se sujetarán a lo previsto en la Disposición Adicional Segunda.

Deberá practicarse asiento respecto de todo escrito, solicitud o comunicación que se reciba en las Oficinas de Registro salvo los casos previstos en el artículo anterior.

Si en el momento de la recepción del escrito existiera imposibilidad material o técnica para realizar el asiento, se procederá de manera manual haciendo constar esta circunstancia en el asiento que con posterioridad se practique.

El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número de registro, epígrafe expresivo de su naturaleza, es decir, si es de entrada o salida, fecha de entrada o salida, fecha y hora de su presentación por el interesado, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona, unidad u órgano administrativo al que se envía, así como una breve referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

El número de registro es un código secuencial generado automáticamente por el sistema.

El registro ha de cerrarse cada día y los asientos han de quedar cronológicamente ordenados según el orden temporal de entrada o salida.

1. La validación mecánica de entrada inicial o salida se hará constar en la primera página del escrito, solicitud o comunicación de acuerdo con las normas en materia de identidad corporativa. En ella se reflejará como mínimo, la Consejería donde se realiza el registro, y la fecha de presentación.

2. Cuando el escrito vaya acompañado de una copia, sobre la primera página de ésta se imprimirá, previa comprobación de la exacta coincidencia con el original, idéntica validación mecánica que la prevista en el apartado anterior, que servirá como justificante de su presentación.

3. Cuando el interesado no acompañe copia y desee recibo acreditativo de la presentación, el personal de registro podrá expedir un recibo que contendrá la identificación de la unidad de registro, el número de registro asignado, la fecha y hora de presentación, el remitente, el destinatario y un extracto del contenido.

Concluido el trámite registral, se cursarán las solicitudes, escritos y comunicaciones y los documentos que en su caso los acompañen a los órganos y unidades administrativas destinatarios de los mismos de manera inmediata.

A efectos de cumplimiento de plazos por los ciudadanos, se entenderá como fecha de recepción por el órgano competente, la fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones en cualquiera de los lugares previstos en el artículo 6.

En los procedimientos iniciados a instancia de parte, a los efectos de los plazos que haya de cumplir la Administración, éstos se computarán a partir de la fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones en cualquiera de las oficinas de registro.

1. El Registro electrónico de la Administración General de La Rioja y los Organismos Públicos vinculados o dependientes de la misma se instalará en una plataforma informática común y se regirá por lo dispuesto en los artículos siguientes.

2. El registro admitirá:

a) Formularios electrónicos normalizados correspondientes a servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen en la sede electrónica.

b) En los supuestos en los que no se disponga de formularios normalizados se utilizará la instancia general electrónica también disponible en la sede electrónica.

3. Los formularios posibilitarán adjuntar documentación complementaria mediante documentos electrónicos incluyendo copias digitalizadas, conforme a los requisitos, condiciones y exigencias del artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Los formatos de los documentos electrónicos y de las imágenes electrónicas de los documentos serán los establecidos en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

De acuerdo con los instrumentos informáticos y vías de comunicación disponibles, podrá limitarse la extensión máxima de los documentos complementarios a presentar en una sola sesión.

4. La aportación de la documentación complementaria que se realice en un momento posterior, se llevará a cabo a través de la instancia general electrónica que incluirá, al menos, la referencia al número o código de registro individualizado del escrito de iniciación, o la información que permita identificarlo.

La instancia general electrónica será gestionada por la Secretaría General Técnica de la Consejería competente en materia de Administración Pública correspondiendo a la misma:

1. La incorporación a la sede electrónica de otros formularios normalizados que, en su caso, resulten precisos para la presentación de escritos en el registro electrónico.

2. La responsabilidad del traslado de los escritos recibidos a los órganos y en su caso Administraciones competentes para su tramitación

3. La remisión prevista en el artículo 18.3

4. Cualesquiera otras similares que le sean atribuidas.

El Registro electrónico realizará las siguientes funciones:

a) La recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones realizadas a través de formulario electrónico y con firma electrónica avanzada y los documentos que en su caso los acompañen.

b) La anotación de los correspondientes asientos de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11 de la presente Norma.

c) La emisión de una copia del escrito, solicitud o comunicación que incluya la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro.

d) La generación de recibos acreditativos de la entrega de los documentos que en su caso acompañen a los escritos, solicitudes o comunicaciones.

e) Información del plazo máximo establecido normativamente para la resolución y notificación del procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo, cuando sea automáticamente determinable.

1. El registro electrónico permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas.

El funcionamiento del registro electrónico podrá interrumpirse cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo por el tiempo imprescindible. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios con al menos cuarenta y ocho horas de antelación cuando se trate de interrupciones planificadas. En caso contrario, siempre que sea posible, el usuario visualizará un mensaje en el que se comunique la interrupción y la habilitación, en su caso, de otros medios para dirigirse a la Administración.

El usuario deberá ser advertido de que la no recepción de la copia del escrito, solicitud o comunicación o la recepción de un mensaje de error en la transmisión implica que la presentación no ha tenido lugar.

2. El registro electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se le presenten, en las siguientes circunstancias:

a) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

b) En el caso de utilización de formularios normalizados, cuando no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios en la oficina electrónica de la sede electrónica del Gobierno de La rioja, o cuando contenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

c) Que se trate de documentos dirigidos a órganos u organismos fuera del ámbito de aplicación del registro electrónico u órganos o entidades dependientes de otras Administraciones, salvo que exista el oportuno convenio.

En los casos contemplados en los supuestos a) y b) el rechazo será automático.

En todos los casos, ha de considerarse que la presentación no ha tenido lugar, por lo tanto carece de validez o eficacia. Esta circunstancia se pondrá de manifiesto al remitente indicando los motivos del rechazo y en medida de lo posible se indicarán los medios de subsanación.

3. En aquellos casos en los que existiendo formularios normalizados el interesado haya presentado una solicitud, escrito o comunicación a través de instancias generales electrónicas, el asiento registral tendrá validez y eficacia si bien se redirigirá al órgano competente que podrá requerir de subsanación en su caso.

Esta circunstancia se comunicará al interesado.

A efectos de cómputo de plazos, la fecha y hora oficial será la de la sede electrónica de acceso y permanecerá visible en la misma.

La presentación y recepción en día inhábil para el órgano o entidad afectada se entenderá efectuada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.

El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los ciudadanos y la Administración vendrá determinado por la fecha y hora de recepción que proporcione el registro electrónico y que figurará necesariamente en la copia.

La consideración de día hábil o inhábil figurará visible en la sede electrónica de la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y la de sus organismos públicos, en su caso, de acuerdo con el calendario de días inhábiles que sea aplicable.

Cuando las normas reguladoras del procedimiento exijan la aportación de documentos originales, los ciudadanos tendrán derecho a solicitar que se les expida una copia sellada de los mismos en el momento de su presentación siempre que acompañen los originales.

El personal del registro cotejará la copia comprobando la identidad con el original, unirá el documento original a la solicitud, escrito o comunicación y entregará la copia debidamente diligenciada con un sello en el que consten los siguientes datos: fecha y lugar de presentación del original, breve extracto del procedimiento o actuación para la cual se requirió la aportación del documento original y órgano destinatario del documento.

La copia sellada acreditará que el documento se halla en poder de la Administración actuante a los efectos del ejercicio del derecho a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración.

Los interesados podrán solicitar la devolución del documento original una vez finalizado el procedimiento o actuación de acuerdo con lo dispuesto en su caso en la norma reguladora del procedimiento, debiendo éstos aportar la copia sellada en su lugar.

Si se produjera la pérdida o destrucción accidental de la copia, su entrega se sustituirá por una declaración aportada por el interesado en la que se exponga por escrito las circunstancias que motivan la no aportación de la copia.

Las Oficinas de Registro llevarán un registro de las copias selladas que emitan.

Los órganos gestores deberán comunicar a las mismas la devolución de los documentos originales a los interesados para que lo hagan constar en los registros correspondientes de copias selladas.

1. En los casos de que las normas reguladoras del procedimiento no exijan la incorporación de documentos originales, los ciudadanos tienen derecho a optar entre obtener copia compulsada de los mismos cuando se aporten con las solicitudes, escritos y comunicaciones o a aportar copias de los primeros cuya fidelidad con el original quedará garantizada mediante la aportación de declaración responsable del interesado, sin perjuicio de la posterior facultad de comprobación por parte de la Administración.

2. En el caso de optarse por la compulsa, el personal del registro, una vez comprobada la identidad de la copia con el original, devolverá este último, diligenciará la copia con un sello en el que conste la fecha de la compulsa y el lugar de presentación y nombre y cargo del funcionario que la expide y unirá la copia a la solicitud, escrito o comunicación.

El funcionario responsable de la compulsa podrá optar por realizar ésta mediante diligencia de compulsa en sustitución del sello previsto en el párrafo anterior. En la diligencia de compulsa figurarán los mismos datos que en el sello de compulsa.

3. Las oficinas de registro no compulsarán copias de documentos originales cuando dichas copias no acompañen a solicitudes escritos o comunicaciones presentadas por los ciudadanos.

4. En las copias de documentos que aporten los interesados a través del registro electrónico, la fidelidad con el original quedará garantizada mediante la utilización de firma electrónica avanzada.

La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original.

Estarán habilitados para expedir copias:

1. El personal funcionario destinado en las Oficinas de Registro.

2. El personal funcionario destinado en el órgano en el que se tramite o vaya a tramitarse el procedimiento al que deba incorporarse la documentación objeto de la copia.

3. El personal funcionario destinado en el órgano que haya emitido la documentación cuya compulsa se solicita o si ya no existiere, el personal funcionario del órgano que haya asumido sus funciones.

El ejercicio de estas funciones es obligatorio.

La relación actualizada de oficinas de registro y sus sedes y horarios de funcionamiento se publicará en la sede electrónica de la Administración General de la Comunidad Autónoma de La Rioja y la de sus organismos públicos, en su caso.

1. Las comunicaciones ente órganos y/o unidades de una misma Consejería o Consejerías entre sí con independencia del asunto sobre el que traten, podrán realizarse a través de soportes,medios y aplicaciones informáticas, electrónicas y telemáticas.

2. Las comunicaciones efectuadas en los soportes o a través de los medios y aplicaciones referidas en el apartado anterior serán válidas siempre que:

1. Exista constancia de la transmisión y recepción y de sus fechas.

2. Se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de la comunicación.

3. Se respeten las normas reguladoras de la distribución de competencias entre los órganos administrativos

La recepción o transmisión de los escritos previstos en el artículo 16 a) relativos a las actuaciones, servicios o procedimientos recogidos en el desarrollo reglamentario del presente Decreto y cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigida a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro quedarán integrados en la sede electrónica de la Administración General de la Comunidad Autónoma y la de sus organismos públicos, en su caso, a la fecha de entrada en vigor de la presente norma.

Lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 15 de este Decreto se entiende sin perjuicio de lo dispuesto en la regulación especial contenida en la normativa vigente en materia de contratación pública y en materia tributaria.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la instancia general electrónica del Gobierno de La Rioja podrá ser habilitada para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras Administraciones Públicas, en la forma que se determine en los correspondientes Convenios.

El Gobierno de La Rioja facilitará las aplicaciones informáticas que fueran precisas para ejecutar los citados convenios, que en ningún caso tendrán coste alguno para las administraciones suscribientes de los mismos.

El registro electrónico estará habilitado para la recepción de escritos, solicitudes y comunicaciones dirigidas a los entes integrantes del sector público autonómico que estén fuera del ámbito del registro electrónico bien a través de la instancia general electrónica o de formularios normalizados según corresponda. Los escritos, solicitudes y comunicaciones presentados en este soporte, se regirán, en cuanto a su presentación, por lo previsto en este Decreto

Se habilita al titular de la Consejería competente en materia de Administración Pública para que mediante Resolución actualice el modelo de instancia general electrónica que se hará público en la sede electrónica del Gobierno de La Rioja.

Los órganos o unidades administrativas que a la entrada de vigor de la presente norma ejercieran funciones de registro, mantendrán el ejercicio de dichas funciones, si bien en el plazo de un mes desde la entrada en vigor de la misma deberán adecuarse a lo previsto en el artículo 5 para ser consideradas Oficinas de registro auxiliar en los términos previstos en el presente Decreto

Se faculta al Consejero competente en materia de Administraciones Públicas a dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo o ejecución de lo previsto en el presente Decreto.

El presente Decreto entrará en vigor al mes siguiente a su publicación en el Boletín Oficial de La Rioja.

En Logroño, a 29 de octubre de 2004.

El Presidente,
Pedro Sanz Alonso.
El Consejero de Administraciones Públicas y Política Local,
Alberto Bretón Rodríguez.