ORDEN de 18 de diciembre de 2017, por la que se aprueba el Esquema de Metadatos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias., - Boletín Oficial de Canarias, de 29-12-2017

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  • Ámbito: Canarias
  • Boletín: Boletín Oficial de Canarias Número 249
  • Fecha de Publicación: 29/12/2017
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La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, reconoció el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, así como la obligación de estas de dotarse de los medios y sistemas necesarios para ejercer ese derecho. Sin embargo, en el entorno actual y con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones, porque una administración basada en un funcionamiento íntegramente electrónico sirve tanto a los principios de eficacia y eficiencia administrativa, como para reforzar las garantías de los interesados. Además, la obligatoriedad del archivo electrónico de los documentos y actuaciones administrativas que se desprende tanto de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, como de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, facilita y garantiza la transparencia e interoperabilidad entre las administraciones públicas.

En el ámbito de nuestra Comunidad Autónoma, el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, en su Capítulo VII referido a la gestión, conservación y archivo de los documentos electrónicos, se establecen los requisitos que deben reunir estos y se introduce el concepto de metadato como pieza fundamental en toda la gestión de los documentos electrónicos.

En este sentido, el artículo 36.2 del referenciado Decreto 19/2011, de 10 de febrero, establece que 'los documentos electrónicos utilizados en la actividad administrativa susceptibles de ser integrados o no en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo público, el área material de competencia o función y el procedimiento administrativo al que corresponde'. El apartado 4º del citado artículo dispone asimismo que el establecimiento de los metadatos mínimos obligatorios que deben ser asociados a los documentos electrónicos, deberá ajustarse a las especificaciones que se establezcan en el Esquema Nacional de Interoperabilidad aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que señala que el esquema de metadatos es un instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

En base a lo anterior, por Orden de 21 de noviembre de 2013 se aprueba el Esquema de metadatos en el ámbito de la administración electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Posteriormente, la Orden de 23 de febrero de 2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, que tiene por objeto establecer el conjunto de criterios comunes y de medidas organizativas y técnicas necesarias para garantizar la recuperación, tratamiento y conservación de los documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a lo largo de su ciclo de vida, así como las directrices corporativas en materia de archivo electrónico, en su apartado 5.4 referido a la descripción de los documentos dispone que 'Todos los documentos del Sistema de gestión de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias deberán estar identificados y descritos de tal modo que se garantice su consulta y localización'. En el marco de los documentos electrónicos esta descripción se nutre principalmente de la información aportada durante la asignación de los metadatos necesarios para la gestión de los documentos. La citada Orden establece asimismo que la asignación de metadatos atenderá al Esquema de metadatos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias para asegurar la adecuada gestión, conservación, archivo y accesibilidad de los documentos electrónicos.

Lo cierto es que el período de tiempo transcurrido desde la publicación del referido esquema de metadatos, los notables cambios y evolución en la implementación de la administración electrónica en nuestra Administración autonómica, la necesidad de adaptación a la normativa referida y a las Normas Técnicas de Interoperabilidad -NTI- de documento electrónico, expediente electrónico y Política de gestión de documentos electrónicos, así como las modificaciones del Esquema de Metadatos de la Administración General del Estado -eEMGDE- como norma complementaria de la NTI de la Política de gestión de documentos electrónicos, que deben ser el marco de referencia para la gestión y archivo de los documentos y expedientes electrónicos generados por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, han puesto de manifiesto la necesidad de la actualización del citado Esquema de metadatos.

Por lo expuesto y siguiendo las directrices del eEMGDE que recomienda el formato 'monoentidad' en la configuración del Esquema de metadatos y que por tanto difiere en gran manera del ya citado Esquema de metadatos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, al que se añade la necesidad de incorporar los metadatos referidos a la fase de archivo que no contemplaba el esquema anterior, queda justificada la necesidad de aprobar un nuevo esquema de metadatos y la consiguiente derogación de la Orden de 21 de noviembre de 2013, que aprueba el esquema de metadatos en el ámbito de la administración electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Asimismo, el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, en su Disposición adicional cuarta establece que la consejería competente en materia de procedimientos administrativos, gestión documental y archivos, administración electrónica y telecomunicaciones y nuevas tecnologías, aprobará a propuesta conjunta de los órganos competentes en dichas materias y previo informe de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información, las políticas, protocolos y normas técnicas necesarias para el impulso e implantación de la administración electrónica.

Por cuanto antecede, visto el informe favorable de la Comisión Superior de Tecnologías de la Información en sesión celebrada con fecha 3 de noviembre de 2017, y en el ejercicio de las competencias que me atribuye la citada Disposición adicional cuarta del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias,

D I S P O N G O:

Artículo único.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente Orden tiene por objeto aprobar el esquema de metadatos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias que se incorpora como anexo.

2. Esta Orden será de aplicación por todos los órganos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus entidades de derecho público y organismos autónomos dependientes para gestionar los documentos y expedientes electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, inclusive la fase de archivo.

Disposición adicional única.- Facultad para dictar instrucciones de interpretación y aplicación.

Se faculta a la Dirección General de Modernización y Calidad de los Servicios y a la Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, para dictar las instrucciones que sean necesarias para la correcta interpretación y aplicación de la presente Orden.

Disposición derogatoria única.- Derogación normativa.

Queda derogada la Orden de 21 de noviembre de 2013, por la que se aprueba el esquema de metadatos en el ámbito de la administración electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Disposición final única.- Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.

Santa Cruz de Tenerife, a 18 de diciembre de 2017.

EL CONSEJERO DE PRESIDENCIA,

JUSTICIA E IGUALDAD,

José Miguel Barragán Cabrera.

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