ORDEN PRE/545/2009, de 9 de diciembre, por la que se crea un fichero de datos personales de control de presencia del Departamento de la Presidencia. - Diario Oficial de Cataluña, de 22-12-2009

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  • Ámbito: Cataluña
  • Boletín: Diario Oficial de Cataluña Número 5531
  • Fecha de Publicación: 22/12/2009
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De acuerdo con lo establecido por el artículo 20 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, la creación, modificación o supresión de ficheros de las administraciones públicas sólo puede hacerse mediante una disposición general publicada en el BOE o en el diario oficial que corresponda.

La disposición adicional tercera de la Ley 5/2002, de 19 de abril, de la Agencia Catalana de Protección de Datos, habilita a los consejeros y consejeras de la Generalidad, dentro del ámbito de las competencias respectivas, para la creación, la modificación y la supresión, mediante una Orden, de los ficheros que sean pertinentes.

En este momento se plantea la conveniencia de crear un fichero de datos de carácter personal de control de presencia en el Departamento de la Presidencia para poder gestionar en un nuevo sistema de información el control de los accesos a las dependencias administrativas del Departamento, por medio de un procedimiento de control en línea que permita, en todo momento, tener un control de las entradas y las salidas así como limitar la libre circulación en determinadas zonas. Asimismo, tendrá por finalidad el control del cumplimiento del horario laboral, únicamente, respecto al personal del Departamento de la Presidencia.

Las entradas a los edificios de las dependencias administrativas del Departamento se dotarán de sistemas de acceso con portezuelas automáticas, así como de lectores biométricos de verificación y lectores de tarjetas de proximidad, para hacer compatible la facilidad de acceso de las personas con la garantía de la seguridad en los edificios.

Este nuevo sistema de información requiere el tratamiento de los datos de carácter personal contenidos en el fichero Gestión de seguridad del Departamento de la Presidencia.

En consecuencia, en uso de las facultades que me otorga el artículo 12.d) de la Ley 13/1989, de 14 de diciembre, de organización, procedimiento y régimen jurídico de la Administración de la Generalidad de Cataluña y teniendo en cuenta lo que establece la disposición adicional tercera de la Ley 5/2002, de 19 de abril, de la Agencia Catalana de Protección de Datos, con el informe preceptivo de la Agencia Catalana de Protección de Datos, y de acuerdo con el dictamen preceptivo de la Comisión Jurídica Asesora,

Ordeno:

Artículo 1

Objeto de la Orden

Esta Orden tiene por objeto crear el.Fichero de control de presencia. con datos de carácter personal, y suprimir el fichero.Gestión de seguridad., en el Departamento de la Presidencia.

El fichero que se crea se encuentra sujeto a todos los efectos a la regulación contenida en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, así como al resto de la normativa vigente en materia de protección de datos.

Artículo 2

Contenido del fichero que se crea

En relación al fichero que se crea se establece el ámbito, la denominación, su finalidad y los usos previstos, las personas o colectivos afectados, el procedimiento de recogida de datos de carácter personal, la estructura básica y la descripción del tipo de datos de carácter personal, el sistema de tratamiento de los datos, las cesiones de datos previstas, las transferencias internacionales, el órgano administrativo responsable del fichero, el órgano ante el cual se pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y el nivel de las medidas de seguridad que se aplican.

Artículo 3

Medidas de gestión y organización

El órgano responsable del fichero que se crea al amparo de esta Orden debe adoptar las medidas técnicas, de gestión y organizativas a fin de garantizar la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos, así como todas las medidas necesarias destinadas a hacer efectivos los derechos de las personas afectadas reconocidos en el artículo 31 del Estatuto de Autonomía de Cataluña, en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y en el resto de la normativa de aplicación vigente.

Artículo 4

Perspectiva de género

El fichero que se crea en esta Orden dispondrá de los datos desagregados por sexos, para facilitar los estudios estadísticos e informes de género, de acuerdo con la normativa vigente en esta materia, y respetando, en todo caso, la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

Disposición derogatoria

El fichero Gestión de seguridad, creado mediante la Orden PRE/1/2008, de 2 de enero, de actualización de la regulación de los ficheros que contienen datos de carácter personal en el Departamento de la Presidencia, queda suprimido y los datos y registros que contiene pasan a integrar el contenido del fichero que se describe en el anexo único de esta Orden.

Disposición final

Esta Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.

Barcelona, 9 de diciembre de 2009

José Montilla i Aguilera

Presidente de la Generalidad de Cataluña

Anexo único

Fichero de control de presencia

Secretaría General Adjunta

Nombre del fichero: Control de presencia

Finalidad y usos previstos: la finalidad del fichero es la de controlar los accesos a los edificios de las dependencias administrativas del Departamento de la Presidencia.

Los usos previstos del fichero son: disponer de información sobre las personas que se encuentran físicamente en los edificios del Departamento necesaria para el control de la seguridad. Y además, exclusivamente para el personal del Departamento de la Presidencia, para obtener datos para efectuar el control horario.

Personas y colectivos afectados: las personas que prestan servicios en el Departamento de la Presidencia y personas externas que acceden a sus dependencias e instalaciones.

Procedencia y procedimiento de recogida de datos: Los datos serán facilitados directamente por las personas interesadas, o por las instituciones o empresas para las que trabajan.

Los procedimientos de recogida de los datos previstos son: correo electrónico, formulario, lectura biométrica y escaneo del anverso del documento acreditativo de identidad correspondiente.

El personal y colectivos afectados, así como el procedimiento de recogida de datos son los siguientes:

1. Personal de la Administración de la Generalidad que accede a las dependencias e instalaciones del Departamento de la Presidencia:

Personal del Departamento de la Presidencia y personal de otros departamentos y organismos de la Generalidad de Cataluña que acceden habitualmente a las dependencias e instalaciones del Departamento de la Presidencia (personal funcionario, laboral, eventual y altos cargos). En ambos casos los datos proceden del portal del empleado/a público/a que gestiona el departamento competente en materia de gestión del personal de la Administración de la Generalidad de Cataluña, y el dato patrón digital lo facilita la misma persona interesada mediante lectura biométrica.

2. Personas externas que acceden a las dependencias e instalaciones del Departamento de la Presidencia:

a) Personal de empresas externas contratadas por el Departamento de la Presidencia: los datos los facilitan las empresas para las cuales trabaja este personal, por medio de formulario. El dato del patrón digital lo facilita directamente la persona interesada por medio de lectura biométrica.

b) Personas en régimen autónomo que sin relación laboral ni funcionarial con el Departamento de la Presidencia realiza actividades en este Departamento: los datos los facilita directamente la persona interesada por medio de correo electrónico y lectura biométrica del patrón digital.

c) Visitas y otras personas que por motivos profesionales o técnicos han de acceder ocasionalmente a las dependencias e instalaciones del Departamento de la Presidencia: los datos los facilita la persona interesada por medio de escaneo del anverso del documento de identidad correspondiente o correo electrónico.

Sistema de tratamiento de los datos: los datos serán tratados de forma automatizada.

Estructura básica y tipo de datos de carácter personal:

Datos identificativos

Nombre y apellidos.

Número personal del documento nacional de identidad.

Carácter de verificación correspondiente al número de identificación fiscal.

Número de identificación de extranjero.

Número de pasaporte.

Firma.

Fotografía.

Patrón digital.

Datos de características personales

Sexo.

Fecha de nacimiento.

Nacionalidad.

Datos de ocupación laboral

Empresa.

Datos relativos al acceso a las dependencias del Departamento de la Presidencia

Número de tarjeta identificativa.

Día y hora de entrada y salida.

Unidad/departamento de adscripción.

Nivel de seguridad.

Perfil de acceso.

Marcaje.

Colectivo.

Comunicaciones de datos previstas: se prevén comunicaciones de datos sobre control horario en el Departamento de la Generalidad competente en la materia.

Transferencias internacionales: no se prevén transferencias internacionales de datos.

Responsable del fichero: Secretaría General Adjunta.

Órgano ante el cual se pueden ejercer los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación:

Subdirección General de Obras y Servicios

C. Sant Honorat, 1-3,

08002 Barcelona

Correo electrónico: majordomia.presidencia@gencat.cat

Medidas de seguridad: nivel básico.

(09.335.023)


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