ORDEN TRE/243/2007, de 11 de junio, por la que se aprueba la aplicacion CLIO correspondiente a la automatizacion de los procesos y documentos del Registro General de Cooperativas de Cataluña y del Registro Administrativo de Sociedades Laborales de Cataluña. - Diario Oficial de Cataluña, de 13-07-2007

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  • Ámbito: Cataluña
  • Boletín: Diario Oficial de Cataluña Número 4925
  • Fecha de Publicación: 13/07/2007
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Dentro del plan de actuación e-Europe 2002 de las comunidades europeas, la Generalidad de Cataluña emprendió, mediante el Acuerdo de 13 de julio de 1999, el proyecto de Administración Abierta Electrónica de Cataluña, con la finalidad de acercar sus servicios al ciudadano o la ciudadana mediante la utilización de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.

El Decreto 203/2003, de 1 de agosto, aprobó el Reglamento sobre la estructura y el funcionamiento del Registro General de Cooperativas de Cataluña, el cual establece que el Registro funciona con carácter desconcentrado, con un registro central en el seno de la Dirección General de Economía Cooperativa, Social y de Autoocupación, y registros territoriales adscritos a los servicios territoriales del Departamento de Trabajo.

Este Decreto creó el marco jurídico para la utilización de medios informáticos en el Registro mencionado. Concretamente, la disposición adicional tercera establece que el Gobierno de la Generalidad impulsará la implantación progresiva de sistemas telemáticos en el Registro General de Cooperativas de Cataluña que posibiliten la publicidad telemática de su contenido, el acceso y la comunicación por parte de las personas interesadas con el Registro por cualquier medio, sea físico o telemático, y también dar respuesta a las demandas de certificación o comprobación de datos de otros órganos y organismos de la Generalidad de Cataluña y de otras administraciones públicas o instituciones mediante el establecimiento de los acuerdos correspondientes y de los convenios para el intercambio de información.

También la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, y, en concreto, el artículo 5, obliga a las administraciones públicas a la promoción del uso de las tecnologías, creando un marco adecuado para proceder a la utilización de los documentos y los expedientes electrónicos.

La Ley estatal 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y, en concreto, el artículo 3, regula los requisitos de esta firma en relación con la documentación en soporte informático, para dotarla de la necesaria autenticidad e integridad. Esta Ley también ofrece cobertura para el suministro de certificados de firma electrónica y el uso de los emitidos por terceras personas, cuando acrediten el cumplimiento de los requisitos legalmente establecidos. La firma electrónica tiene un papel esencial en la realización de los trámites que conforman el expediente electrónico de todo procedimiento administrativo, incluyendo la solicitud, la documentación aportada, el recibo de confirmación del registro telemático, los actos de instrucción del procedimiento o la notificación, entre otros.

En relación con la representación de terceras personas vía telemática, la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social ha regulado la incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la seguridad jurídica preventiva y, en concreto, el artículo 110 permite comunicar documentos públicos, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de los/las notarios/as y de los/las registradores/as de la propiedad, mercantil o de bienes muebles, con la correspondiente firma electrónica, a las administraciones públicas, así como copias y notas simples a los particulares, que después se pueden comunicar a las administraciones públicas.

En relación con la realización de trámites a distancia y, en concreto, para redes telemáticas como Internet, el artículo 38.9 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, determina la posibilidad de crear registros telemáticos para la recepción o salida de solicitudes y documentos que se transmitan por vía telemática, registros que deben ofrecer las garantías necesarias a las personas interesadas y a la misma Administración pública.

El Departamento de Trabajo quiere dar un impulso decisivo en la implantación de las nuevas tecnologías en los procedimientos que tramita en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas en materia de registro de cooperativas y de sociedades laborales.

La aplicación CLIO consiste en la automatización del proceso de registro que debe permitir gestionar todos los trámites necesarios del Registro General de Cooperativas de Cataluña y del Registro Administrativo de Sociedades Laborales de Cataluña. Es decir, debe prever desde el momento en que una solicitud llega a la unidad de registro de entradas y salidas de la Generalidad de Cataluña por cualquiera de los tres medios de envío (presencial, semipresencial, telemático) hasta el momento en que todos los trámites relacionados con esta solicitud hayan finalizado, es decir, se hayan dictado y notificado las resoluciones correspondientes, y/o certificaciones, incluyendo la realización de los asientos de inscripción, las notas marginales, las anotaciones preventivas, el depósito de documentos y las otras funciones que establecen, respectivamente, la Ley de cooperativas catalana y la Ley de sociedades laborales.

La aplicación comportará que el expediente que recoge las inscripciones del Registro General de Cooperativas y del Registro Administrativo de Sociedades Laborales se gestionará de forma digital, respetando los principios de obligatoriedad de la inscripción, de titulación pública, de legalidad, de presunción de exactitud y de validez del contenido de los datos, de publicidad formal y material, de fe pública, de prioridad y de trato sucesivo. Asimismo, una vez validados los asientos la aplicación no permitirá modificarlos ni darlos de baja. El Libro del registro de cooperativas y el Libro de inscripción de sociedades laborales se llevarán en soporte informático.

La función principal de ambos registros, dar publicidad a los negocios jurídicos y otros actos que tienen acceso por ley, debe cumplirse con la emisión de certificaciones de los datos básicos que constan en los registros referentes a las sociedades inscritas y a sus asientos, y con el acceso a los documentos públicos depositados, si procede, en formato digital, respetando la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y el resto de normas que regulan el tratamiento electrónico de la información.

Asimismo, los documentos que acreditan la calificación favorable de las personas encargadas de los registros de cooperativas y de sociedades laborales, las resoluciones, los certificados y sus notificaciones, se emitirán en formato electrónico y con firma electrónica.

Con esta finalidad se ha diseñado una aplicación que debe posibilitar

a) la reducción del tiempo de tramitación mediante la mecanización y homogeneización de los procedimientos masivos y rutinarios y también la unificación en la gestión de los procesos de tramitación; b) la implantación del expediente digital con el uso de múltiples vías de entrada de documentación, mediante la integración de la gestión documental; c) el uso de la firma electrónica por parte del funcionario público responsable, d) la introducción de indicadores de eficiencia, de calidad y de carga de trabajo.

El artículo 45.4 de la mencionada Ley 30/1992, de 26 de noviembre, determina la necesidad de aprobar los programas y las aplicaciones que utilicen técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por parte de las administraciones públicas, y el apartado 5 del mismo artículo prevé la validez de los documentos electrónicos emitidos por las administraciones públicas, en cualquier soporte, así como de sus copias, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación; y finalmente el artículo 46 de la misma Ley 30/1992 prevé que hace falta regular reglamentariamente los órganos con facultades para expedir copias auténticas.

El artículo 18 de Decreto 324/2001, de 4 de diciembre, que regula las relaciones entre los/las ciudadanos/as y la Administración de la Generalidad de Cataluña a través de Internet, dispone que el consejero competente por razón de la materia debe aprobar los programas y aplicaciones que se deban utilizar en la tramitación telemática de los procedimientos.

Mediante esta Orden se aprueba la nueva aplicación, que pretende contribuir a la implantación definitiva de las nuevas tecnologías en el ejercicio de las funciones que la legislación vigente atribuye al Departamento de Trabajo en materia de registro de cooperativas y de sociedades laborales.

Los programas y las aplicaciones informáticas elaborados para la implantación de estos procesos cumplen los protocolos de seguridad y las especificaciones técnicas que aseguran la efectividad de la firma electrónica, efectuada por los funcionarios y funcionarias públicos que dispongan de ella.

Por este motivo, y en aplicación del artículo 11 del Decreto 324/2001, de 4 de diciembre, relativo a las relaciones entre los ciudadanos y las ciudadanas y la Administración de la Generalidad mediante Internet, con el informe previo del Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información sobre la adecuación técnica de los programas y las aplicaciones, emitido en cumplimiento de lo que establece el artículo 4 del Decreto 85/2002, de 19 de febrero, de creación de la Comisión de Coordinación Interdepartamental de Gestión de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y de acuerdo con el informe de la Asesoría Jurídica del Departamento de Trabajo,

Por todo esto,

Ordeno:

Artículo 1

Objeto

La presente Orden regula el uso de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos por parte del Registro General de Cooperativas de Cataluña y por el Registro Administrativo de Sociedades Laborales gestionados por el Departamento de Trabajo en los procedimientos administrativos que tramita en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas en materia de cooperativas y de sociedades laborales.

Artículo 2

Aprobación y publicidad de los programas y de las aplicaciones

2.1 Se aprueba la aplicación CLIO de automatización de los procesos y documentos del Registro General de Cooperativas de Cataluña y del Registro Administrativo de Sociedades Laborales de Cataluña.

2.2 La aplicación CLIO permite gestionar de forma automatizada todos los trámites que se recogen en el anexo 1 de esta Orden.

2.3 El director o directora general de Economía Cooperativa, Social y de Autoocupación podrá aprobar las modificaciones y actualizaciones de la aplicación, cuando sean necesarias para evitar el riesgo de que el software y el hardware queden obsoletos por el avance de las técnicas informáticas y telemáticas, así como el mantenimiento del sistema, y las ampliaciones y mejoras en los procedimientos de seguridad y calidad utilizados.

Artículo 3

Registro de entrada y salida de documentos

Los documentos correspondientes a los procedimientos administrativos de los registros gestionados por la aplicación CLIO deben registrarse de entrada y salida, mediante el registro corporativo de la Generalidad de Cataluña, el servicio S@rcat.

El registro emite automáticamente un justificante de la recepción de los documentos electrónicos presentados, donde queda constancia del asiento de entrada que se asigna al documento, debidamente firmado por la Administración.

Artículo 4

Voluntariedad de la tramitación telemática

La tramitación vía telemática tiene carácter voluntario y la utilización de este tipo de tramitación no implica ningún trato discriminatorio en la tramitación y resolución del procedimiento.

Artículo 5

Comunicaciones y notificaciones electrónicas

5.1 Las comunicaciones y las notificaciones entre el órgano competente del Departamento de Trabajo y las personas interesadas, en relación con los procedimientos previstos en las normas reguladoras del Registro General de Cooperativas de Cataluña y del Registro Administrativo de Sociedades Laborales de Cataluña se pueden efectuar con soporte electrónico, cumpliendo los requisitos siguientes:

a) Existencia de la constancia de la transmisión y de la recepción, de sus fechas y del contenido íntegro de las comunicaciones. Las fechas de transmisión y recepción en las comunicaciones deben acreditarse por sistemas implantados a este efecto y serán válidas a efectos del cómputo de plazos. Para el cómputo de plazos se debe aplicar el artículo 48 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. La presentación de solicitudes a través de medios telemáticos se puede hacer todos los días del año durante las veinticuatro horas del día. A efectos de cómputo de plazos, la recepción en día inhábil en la unidad directiva correspondiente se entiende efectuada el primer día hábil siguiente.

b) Identificación de la persona remitente y de la persona destinataria de la comunicación.

c) Que las personas interesadas hayan señalado la aplicación, el soporte o el medio como preferente para sus comunicaciones con el órgano competente del Departamento de Trabajo en cualquier momento de la tramitación del procedimiento o del desarrollo de la actuación administrativa.

5.2 La notificación debe entenderse practicada a todos los efectos legales desde el momento en que se produce el acceso a su contenido.

5.3 Cuando, existiendo constancia de la recepción de la notificación en la dirección electrónica, transcurran diez días naturales sin que se acceda a su contenido, debe entenderse que la notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el apartado siguiente, a no ser que de oficio o a instancia de la persona destinataria se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.

Cuando la persona interesada o su representante rechace la notificación de una actuación administrativa, se debe hacer constar en el expediente con la especificación de las circunstancias del intento de notificación y debe tenerse por efectuado el trámite, y seguir el procedimiento.

Artículo 6

Normas de identificación, de autenticación y de firma electrónica de los órganos administrativos

6.1 De acuerdo con el artículo 45.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, en relación con el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, la identificación del funcionario o funcionaria público y de los órganos administrativos, así como la firma de los documentos originales gestionados por la aplicación CLIO, debe hacerse mediante la firma electrónica reconocida suministrada por la Agencia Catalana de Certificación.

6.2 Los actos de constancia y las series repetitivas de actos con contenido idéntico se pueden automatizar mediante certificados de firma electrónica suministrados por la Agencia Catalana de Certificación.

Artículo 7

Normas de identificación, de autenticación y de firma electrónica de las personas interesadas

7.1 La identificación de las personas interesadas se podrá hacer en soporte informático mediante cualquier certificado reconocido emitido por un/a prestador/a de servicios de certificación, siempre que éste haya sido clasificado por la Agencia Catalana de Certificación con nivel 4 o superior, el cual será utilizado de acuerdo con las condiciones de uso correspondientes.

7.2 Los documentos electrónicos se podrán presentar por vía telemática y producirán los efectos que correspondan en cada caso.

Artículo 8

Representación telemática

8.1 Cualquier persona física con capacidad de obrar puede representar por vía telemática a otras personas, físicas o jurídicas, siempre que acredite la representación mediante uno de los mecanismos siguientes:

a) Inclusión del apoderamiento en el certificado reconocido de firma electrónica de la persona representada, de acuerdo con la legislación vigente de firma electrónica.

b) Declaración del apoderamiento por la persona representante y posterior comprobación por el órgano competente del Departamento de Trabajo de la representación, mediante la certificación o la comunicación de datos previstas en esta Orden, por parte del Registro público correspondiente, del apoderamiento suficiente.

8.2 La representación telemática de personas físicas puede ser específicamente otorgada, con carácter general o para procedimientos concretos, por vía telemática ante el mismo órgano competente del Departamento de Trabajo, mediante la firma electrónica avanzada de la persona representada. La representación de persona física otorgada por vías telemáticas debe ser válida para tramitar por vías telemáticas y no telemáticas.

8.3 La representación telemática de personas jurídicas puede ser específicamente otorgada, con carácter general o para procedimientos concretos, presencialmente ante el órgano competente del Departamento de Trabajo mediante la compulsa electrónica de la documentación acreditativa de la representación, que debe quedar registrada a efectos de la certificación o comunicación posteriores, de acuerdo con el artículo 8.1.b).

Artículo 9

Normas sobre la gestión de los documentos electrónicos

9.1 Originales en soporte informático.

Los documentos en soporte informático producidos válidamente por la aplicación CLIO tienen la consideración de documentos originales, y deben encontrarse registrados debidamente mientras se encuentren en fase activa.

Los documentos originales en soporte informático que se entreguen a las entidades y, cuando proceda, a otras administraciones públicas, deben poder ser imprimidos y archivados de forma informática, incluyendo en todo caso la firma electrónica correspondiente.

9.2 Copias auténticas electrónicas.

De acuerdo con el Decreto 277/1994, de 14 de octubre, por el cual se establecen los órganos de la Administración de la Generalidad de Cataluña con competencias para expedir copias auténticas de documentos y certificaciones sobre éstos, y con el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, se pueden emitir copias auténticas electrónicas de los documentos administrativos originales, con independencia del soporte en que se encuentre el original mencionado, siempre que se cumplan los requisitos siguientes:

a) Asegurar la exactitud del contenido, aunque la estructura del documento se adapte a formatos o sistemas diferentes.

b) Incluir una manifestación relativa a la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original.

c) Garantizar la autenticidad e integridad mediante la firma electrónica del órgano competente para producirlas.

Las copias auténticas electrónicas disfrutan de la misma validez y efectos que los originales en soporte informático. Las copias auténticas electrónicas indican la circunstancia de ser copias auténticas de documentos originales y, si procede, su fecha de caducidad. Las copias auténticas electrónicas deben poder ser imprimidas y archivadas de forma informática, incluyendo en todo caso la firma electrónica correspondiente.

9.3 Compulsa y digitalización.

Se puede proceder a la compulsa electrónica de la documentación en papel entregada al órgano competente del Departamento de Trabajo. La compulsa electrónica es el procedimiento de digitalización de la documentación en soporte papel y su comprobación, que produce una copia auténtica electrónica del documento.

Asimismo, los documentos en soporte papel que forman parte de los expedientes administrativos objeto de esta Orden pueden ser digitalizados. Esta digitalización produce una copia auténtica en soporte informático a partir del documento en papel, que debe conservarse durante el plazo marcado por la legislación de archivos.

El órgano competente del Departamento de Trabajo debe garantizar la autenticidad y la integridad de la compulsa o copia auténtica electrónica, así como la identificación del órgano que realiza la compulsa, mediante su firma electrónica reconocida.

Artículo 10

Normas sobre el archivo de los documentos electrónicos

10.1 El archivo de los documentos electrónicos o en soporte informático debe ajustarse a los principios de actuación, tratamiento y validez siguientes:

Los documentos en soporte informático resultantes de la aportación de información, solicitudes, certificados telemáticos y documentos por parte de la Administración, o que hayan sido obtenidos mediante comunicaciones de datos administrativos de terceras administraciones, deben ser gestionados y archivados exclusivamente en soporte informático, de acuerdo con las prescripciones de la normativa legal de aplicación para esta tipología documental.

Todos los documentos públicos deben tener garantizada la autenticidad y la integridad de sus contenidos, así como la preservación y, cuando proceda, la confidencialidad.

10.2 Medidas de conservación de documentos en soporte informático.

Los servicios, los programas y las aplicaciones de procedimiento por vías telemáticas deben establecer las medidas necesarias para garantizar la conservación de los documentos en soporte informático y se deben aplicar, entre otras, las medidas siguientes:

a) La actualización criptográfica del documento firmado, mediante la adición de un nuevo sello de fecha y hora.

b) El registro del documento firmado electrónicamente en un soporte físico perdurable, con garantía de la fecha de entrada.

10.3 Los documentos originales en soporte informático pueden transformarse, para adaptar su formato a las necesidades de gestión y preservación previstas en el servicio, de acuerdo con las normas siguientes:

a) El cambio de formato debe garantizar la exactitud del contenido del documento anterior, así como la comprobación de los elementos de autenticidad e integridad del documento original. El documento resultante de la transformación debe ser firmado electrónicamente por el órgano competente para la transformación.

b) El paso del documento en soporte informático a papel sólo debe realizarse excepcionalmente, y debe permitir la verificación técnica de la firma del órgano competente para la transformación.

Disposición transitoria única

La implantación de la presentación telemática se hará de forma progresiva: con la entrada en vigor de esta Orden se podrán presentar solicitudes telemáticas. En este sentido, al amparo del artículo 6 de la Ley 30/1992, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento común, que regula los convenios de colaboración de la Administración con otras entidades, también se pueden presentar escrituras públicas y otros tipos de documentos públicos de forma telemática.

Disposición adicional primera

Se aprueba la relación de trámites que se podrán realizar mediante la aplicación informática, tanto para las sociedades cooperativas como para las sociedades laborales, y que constan en el anexo 1.

Disposición adicional segunda

Se aprueban los modelos normalizados de solicitud en formato PDF, que son los únicos instrumentos para iniciar la tramitación, por cualquier canal, de los procedimientos del Registro General de Cooperativas de Cataluña y del Registro Administrativo de Sociedades Laborales de Cataluña.

Disposición final

Esta Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el DOGC.

Barcelona, 11 de junio de 2007

Mar Serna Calvo

Consejera de Trabajo

Anexo 1

Trámites del sistema

Registro General de Cooperativas de Cataluña

1 A petición de los interesados

1.1 Calificación e inscripción de cooperativas.

Otorgamiento provisional del nombre por parte de la Dirección General como inicio del proceso de constitución.

Constitución de la sociedad.

Cambio de domicilio.

Modificación de los estatutos sociales.

Nombramiento, cese y las delegaciones de los miembros del consejo rector y de la intervención de cuentas u otros órganos sociales regulados por estatutos, la Dirección General, la dirección de las secciones de crédito, y, si procede, los auditores de cuentas.

La creación o baja de las secciones que la cooperativa haya establecido para que lleven a cabo actividades económicas o sociales específicas como secciones de crédito.

Los poderes generales y las delegaciones de facultades y sus modificaciones, la revocación o sustitución.

El acuerdo de disolución y nombramiento de los liquidadores.

La fusión, propia o por absorción, y la escisión.

La transformación de la cooperativa en cualquier otra entidad o clase de cooperativa.

La liquidación de la sociedad.

Situaciones concursales; la suspensión de pagos, la quiebra y las medidas administrativas.

Las resoluciones judiciales o administrativas.

Inscripciones de grupos cooperativos.

Depósito de cuentas anuales y auditorías de cuentas.

Inscripción del nombramiento de auditores de cuentas.

Legalización de libros.

Dominio de Internet.

Expediente de sanción.

Altas/bajas registrales por cambio de domicilio y cambio de ámbito de actuación.

Acuerdos sociales.

1.2 Recursos.

1.3 Desistimiento.

1.4 Peticiones de:

Certificados de denominación social.

Certificaciones.

Informes y consultas jurídicas.

Listados y estadísticas.

Copias de la documentación depositada.

2 Trámites internos de la Administración

Emisión de certificados.

Caducidad y archivo.

Emisión de informes y consultas jurídicas.

Emisión de listados y estadísticas.

Envío de copias de la documentación depositada.

Comunicaciones entre administraciones públicas.

B. Registro Administrativo de Sociedades Laborales de Cataluña

1 A petición de los interesados

1.1 Calificación e inscripción en el registro.

Constitución de la sociedad.

Adquisición de la condición de laboral.

Cambio de domicilio.

Modificación de los estatutos sociales.

Acuerdo de disolución y nombramiento de los liquidadores.

Fusión, propia o por absorción, y escisión.

Transformación de la sociedad laboral.

Liquidación de la sociedad.

Pérdida de la condición de laboral.

Suspensión de pagos, la quiebra y las medidas administrativas.

Resoluciones judiciales o administrativas.

Superación de los límites de horas/año trabajadas por trabajadores/as indefinidos no socios.

Comunicaciones de las transmisiones de acciones o participaciones sociales.

1.2 Recurso.

1.3 Desistimiento.

1.4 Peticiones de:

Certificados.

Informes y consultas jurídicas.

Listados y estadísticas.

Copias de la documentación depositada.

2 Trámites internos de la Administración

Emisión de certificados.

Caducidad y archivo.

Emisión de informes y consultas jurídicas.

Emisión de listados y estadísticas.

Envío de copias de la documentación depositada.

Comunicaciones entre administraciones públicas.

(07.145.119)


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