Es la empresa quien debe justificar las dietas exentas, según el Tribunal Supremo

La Sentencia del Tribunal Supremo, Sala de lo Contencioso, Rec 4258/2018 de 29 de enero de 2020 fija el criterio interpretativo a seguir en caso de que la Administración necesite requerir una justificación documental de las dietas exentas. 

En primer lugar, cabe recordar que todas las contraprestaciones que recibe el trabajador como remuneración por su relación laboral o estatutaria, tanto si son dinerarias como en especie, se consideran rendimientos íntegros del trabajo. En esta definición se incluyen las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los limites que reglamentariamente se establezcan (artículo 17.1 LIRPF)

Según el artículo 9 del RIRPF, están exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los siguientes requisitos y límites:

- Asignaciones para gastos de locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado que se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su trabajo en un lugar distinto. Cuando el desplazamiento se efectúe en transporte público, estará exento el importe del gasto que se justifique con factura o documento equivalente. En otro caso (desplazamiento en vehículo privado), la exención se aplicará a la cantidad resultante de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, peaje y/o aparcamiento.

- Asignaciones para gastos de manutención y estancia. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención  y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual de su perceptor y del que constituya su residencia. 

Cuando exista pernocta, estará exenta la cuantía resultante de computar 53,34 euros diarios, si se corresponden a un desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios si se trata de un desplazamiento al extranjero. 

Cuando no exista pernocta, estarán exenta la cuantía que no exceda de 26,67 o 48,08 euros diarios , según se trate de desplazamientos dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente. 

Las dietas exentas para gastos de manutención y estancia tienen una regulación específica en caso de que el trabajador sea funcionario o personal al servicio de la Administración del Estado, conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera o si trata de personal destinado en el extranjero. En cualquier caso, la exención estará supeditada a la justificación documental, acreditando el día y lugar del desplazamiento, así como su motivo. Por lo tanto, la determinación de quién debe probar la realidad y la necesidad de esos gastos es algo fundamental, tanto para la empresa como para el trabajador. 

La exención de las dietas por gastos de locomoción, manutención y estancia se basa en la premisa de que esos importes no retribuyen el trabajo del empleado, sino que suponen una indemnización por los gastos que éste soporta en el desarrollo de su trabajo. 

Según el artículo 105 de la LGT, cada parte tiene la carga de probar aquellas circunstancias que le favorecen. La Administración tendrá que probar que existe el hecho imponible y cuáles son los elementos que cuantifican la obligación. Por su parte, el obligado tributario tendrá que probar las circunstancias determinantes de los supuestos de no sujeción, exenciones y bonificaciones o beneficios fiscales. Añadir que la jurisprudencia desplaza la carga de la prueba a la Administración cuando ésta dispone de los medios necesarios que no están al alcance del sujeto pasivo.

El pagador de las dietas asume una serie de obligaciones sustantivas y formales propias y distintas de las que corresponden al contribuyente, pues es quién tiene que declarar las rentas obtenidas y efectuar las retenciones oportunas. Según el artículo 96 de la LIRPF y el 61 de la RIRPF, el retenedor tiene la obligación de ingresar las cuantías retenidas e ingresar las cantidades mediante la oportuna declaración o presentar declaración negativa si fuera el caso. Debe presentar también el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta y conservar la documentación acreditativa de los datos en ella consignados. El pagador es quién debe expedir certificación acreditativa de las retenciones o ingresos a cuenta efectuados (artículo 105 LIRPF). 

El empleador dirige y organiza la actividad laboral en virtud de la cual se producen los gastos de locomoción, manutención y estancia. Por lo tanto, es razonable asentar que asume también la obligación de justificar los mismos. Aparte de esto, hay que tener en cuenta que al contribuyente no se le puede exigir la aportación de unos datos que ya constan en poder de la Administración por haberlos proporcionado el propio pagador. El contribuyente no asume más deber que el de cumplimentar su declaración aportando los certificados expedidos por la empresa. De no resultar suficientes para la Administración para discernir sobre la sujeción o no de asignaciones y dietas, deberá dirigirse al empleador para que aporte la prueba, siendo este su deber según el artículo 17 de la LIRPF.

El fallo, es pues, favorable al trabajador, desplazando la carga de la prueba a la empresa, que es quién asume la responsabilidad de lo que ha comunicado en sus declaraciones.