La factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos: el antes y después de la «Ley crea y crece»

El BOE de 29 de septiembre de 2022 publicó la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, comúnmente conocida como «Ley crea y crece». Se trata de una norma que introdujo importantes modificaciones en el ámbito empresarial, encaminadas a agilizar la creación de empresas, mejorar la regulación para el desarrollo de actividades económicas, reducir la morosidad comercial y facilitar el acceso a financiación.

De entre las medidas adoptadas, cabría destacar las siguientes:

• La fijación del mínimo para constituir sociedades de responsabilidad limitada en un euro, con supresión de la exigencia de 3.000 euros de capital social mínimo antes vigente; y la consiguiente eliminación de la posibilidad de que una sociedad de esta clase opte por constituirse en régimen de formación sucesiva. A su vez, se introducen dos reglas específicas a favor de los acreedores, que resultarán de aplicación mientras el capital de la SRL no alcance los 3.000 euros.
• La derogación de la regulación de la sociedad limitada nueva empresa y la desaparición de dicha especialidad de sociedad limitada.
• La inclusión de la posibilidad de que el emprendedor de responsabilidad limitada pueda excluir de la responsabilidad por las deudas generadas en la actividad, junto con la vivienda habitual, los bienes de equipo productivo afectos a la explotación y los que los reemplacen debidamente identificados en el registro de bienes muebles y con el límite del volumen de facturación agregado de los dos últimos ejercicios.
• La adopción de otras medidas de lucha contra la morosidad comercial y de garantía de la unidad de mercado, así como de mejoras en las vías de financiación para promover el crecimiento empresarial.

Dentro de este último grupo de medidas, una de las adoptadas con el objeto de reducir la morosidad comercial viene dada, precisamente, por la ampliación de la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas entre empresarios y profesionales, para cuya implantación se fijan ciertos plazos. Es en ella en la que nos vamos a centrar en este artículo.

La factura electrónica antes de la «Ley crea y crece» (y durante el período transitorio)

Cuestiones básicas

Tal y como prevé el artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, las facturas pueden expedirse por cualquier medio, en papel o formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su emisión, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación:

• La autenticidad de su origen, que asegurará la identidad del obligado a su expedición y del emisor.
• La integridad de su contenido, que asegurará que no ha sido modificado.
• Su legibilidad.

En particular, se considera factura electrónica aquella expedida y recibida en formato electrónico, que se ajuste a lo establecido en dicho reglamento, cuya expedición se condiciona a que el destinatario de la misma haya dado su consentimiento.

Con carácter general, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas puede asegurarse por cualquier medio de prueba admitido en derecho; pero, por lo que se refiere a las facturas electrónicas, quedarán garantizadas por alguno de los siguientes modos:

• Mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

A TENER EN CUENTA. En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas al mismo destinatario de forma simultánea, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a toda la información.

Por lo demás, las facturas electrónicas pueden tener formato estructurado o no estructurado, en función de que faciliten o no su tratamiento automatizado. Serían facturas en formato estructurado, por ejemplo, las que utilizan el lenguaje XML; y en formato no estructurado aquellas que consisten esencialmente en una imagen, como los ficheros PDF.

Su obligatoriedad en ciertos ámbitos

Lo cierto es que, incluso antes de la «Ley crea y crece», la factura electrónica ya era obligatoria en determinados sectores de la economía. No en vano, la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, la contempla como obligatoria en los siguientes ámbitos:

• En el marco de la contratación con el sector público estatal, donde se impuso la facturación por este medio en los términos previstos en la legislación sobre contratación en el sector público y su normativa de desarrollo. De este modo, mediante la Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, se fijaron estándares y condiciones técnicas uniformes en la emisión y remisión de las facturas cuyos destinatarios sean la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de ella; así como la forma de prestarse el consentimiento por la Administración destinataria.
• En el sector privado, por su parte, el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, también estableció la obligación de ciertas empresas prestadoras de servicios de expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que aceptasen recibirlas o que las solicitasen expresamente. Se trata de un deber exigible desde el 15 de enero de 2015, que es independiente del tamaño de su plantilla o de su volumen anual de operaciones y que afecta a las empresas de prestación de servicios que operen en los siguientes sectores económicos:
  • Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
  • Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
  • Servicios de suministro de agua a consumidores.
  • Servicios de suministro de gas al por menor.
  • Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.
  • Servicios de agencia de viajes; de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea; y actividades de comercio al por menor, en los términos fijados en el artículo 1.2 de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista y su normativa de desarrollo. Ahora bien, en los supuestos a los que se refiere este punto, dichas empresas solo estarían obligadas a emitir facturas electrónicas cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

A TENER EN CUENTA. Por otra parte, no puede olvidarse que el artículo 63.3 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, determina que, en los contratos con consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel, condicionándose la expedición de factura electrónica a que el empresario haya obtenido previamente el consentimiento expreso del consumidor. La solicitud de este consentimiento tendrá que precisar la forma en que se procederá a remitir la factura electrónica, así como la posibilidad de que el destinatario que haya dado su consentimiento pueda revocarlo y la forma en la que podrá realizarse dicha revocación. Además, se especifica que el derecho del consumidor y usuario a recibir esa factura en papel no se podrá subordinar al pago de ninguna cantidad económica.

Dicha normativa también contempla la posibilidad de que el Gobierno extienda el ámbito de aplicación de dicha obligación a otras empresas o entidades de considerarse que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan, y que emitan un elevado número de facturas.

En los ámbitos del sector privado comentados, en los que la factura electrónica se configura como obligatoria en tales términos, las empresas prestadoras de servicios deben:

• Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
• El período durante el cual el consumidor pueda consultar sus facturas por medios electrónicos no se altera por el hecho de que aquel resuelva el contrato o revoque su consentimiento para recibir facturas de tal clase. Tampoco caduca por ese motivo su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

Finalmente, conviene destacar que para aquellas empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, se establece una sanción con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.

La obligatoriedad de la factura electrónica en la «Ley crea y crece»

¿Qué cambia?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, impulsa de manera generalizada el uso de la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales, como una medida dirigida a digitalizar las relaciones empresariales, reducir los costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil. Además, se configura como una medida clave para atajar la morosidad en las operaciones comerciales.

De este modo, la norma modifica la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, para ampliar la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.

Además, para ellos se establecen las siguientes reglas básicas:

• El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas tendrán que proporcionar información sobre los estados de la factura.
• Los destinatarios podrán solicitar copia de la factura electrónica durante un plazo de cuatro años desde su emisión, sin incurrir en costes adicionales.
• El receptor de la factura no podrá obligar al emisor a utilizar una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
• Las soluciones tecnológicas y las plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. 

Por lo tanto, la novedad viene dada por que los empresarios y profesionales quedarán obligados a expedir y remitir facturas electrónicas siempre que el destinatario sea otro empresario o profesional.

Por el contrario, la obligatoriedad de la factura electrónica en el marco de la contratación en el sector público estatal permanece inalterada y también se mantiene el deber de expedir y remitir facturas electrónicas por parte de las empresas prestadoras de los servicios antes enumerados (de comunicaciones electrónicas a consumidores, financieros a consumidores, etc.), cuando contraten con particulares, con el mismo régimen.

Entrada en vigor y aplicación efectiva de la medida

Con el objetivo de facilitar la implantación de la factura electrónica obligatoria en las relaciones entre empresarios y profesionales, la «Ley crea y crece» no impone su aplicación inmediata, sino que fija determinados plazos en función del tamaño de las empresas. 

En concreto, y según la disposición final octava de la norma, la facturación electrónica entre empresarios profesionales producirá efectos:

• Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
• Para el resto de los empresarios y profesionales, a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.

Por lo tanto, dichos plazos se contarán desde la aprobación del desarrollo reglamentario, que, según la disposición final séptima, deberá producirse en el plazo de seis meses a contar desde la publicación en el BOE (que se produjo el día 29 de septiembre de 2022).

Por otra parte, la entrada en vigor de esta medida también está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.