El artículo 142 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria enumera las facultades de la Inspección de los Tributos:

“1. Las actuaciones inspectoras se realizarán mediante el examen de documentos, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con  trascendencia tributaria, bases de datos informatizadas, programas, registros y archivos informáticos relativos a actividades económicas, así como mediante la inspección de bienes, elementos, explotaciones y cualquier otro antecedente o información que deba facilitarse a la Administración o que sea necesario para la exigencia de las obligaciones tributarias.

 

2. Cuando las actuaciones inspectoras lo requieran, los funcionarios que desarrollen funciones de Inspección de los tributos podrán entrar, en las condiciones que reglamentariamente se determinen, en las fincas, locales de negocio y demás establecimientos o lugares en que se desarrollen actividades o explotaciones sometidas a gravamen, existan bienes sujetos a tributación, se produzcan hechos imponibles o supuestos de hecho de las obligaciones tributarias o exista alguna prueba de los mismos.

 

Si la persona bajo cuya custodia se encontraren los lugares mencionados en el párrafo anterior se opusiera a la entrada de los funcionarios de la Inspección de tributos, se precisará la autorización escrita de la autoridad administrativa que reglamentariamente se determine.

Cuando en el ejercicio de las actuaciones inspectoras sea necesario entrar en el domicilio constitucionalmente protegido del obligado tributario, se aplicará lo dispuesto en el artículo 113 de esta ley.

 

3. Los obligados tributarios deberán atender a la inspección y le prestarán la debida colaboración en el desarrollo de sus funciones.

 

El obligado tributario que hubiera sido requerido por la inspección deberá personarse, por si o por medio de representante, en el lugar, día y hora señalados para la práctica de las actuaciones y deberá aportar o tener a disposición de la Inspección la documentación y demás elementos solicitados.

 

Excepcionalmente, y de forma motivada, la Inspección podrá requerir la comparecencia personal del obligado tributario cuando la naturaleza de las actuaciones a realizar así lo exija.

 

4. Los funcionarios que desempeñen funciones de inspección serán considerados agentes de la autoridad y deberán acreditar su condición si son requeridos para ello, fuera de las oficinas públicas.

 

Las autoridades públicas prestarán la protección y el auxilio necesario a los funcionarios para el ejercicio de las funciones de inspección”.

Analizando pormenorizadamente el precepto legal expuesto se observa:

a) Las actuaciones inspectoras, entre otros medios, comprenden el examen de bases de datos informatizadas, programas, registros y archivos informáticos relativos a actividades económicas.

Lo habitual en la práctica inspectora es que el examen de los elementos informáticos citados se realice sobre la aportación de copia de los mismos aportada por el contribuyente. Pero pudiera darse el caso, relativamente frecuente, de que los  funcionarios actuarios se personen, sin previo aviso, en la empresa y, una vez se acreditan como tales, exijan el examen de los ordenadores de la misma.

b) Para ello están habilitados por el párrafo segundo del artículo citado de la Ley General Tributaria.

Si el contribuyente no consintiera la actuación de la Inspección, los funcionarios inspectores se proveerán de la autorización escrita de la autoridad administrativa de la que dependen y la inspección podrá continuar, pese a la inicial oposición del obligado tributario.

Pudiera plantearse la cuestión de qué se entiende por “fincas, locales de negocio y demás establecimientos o lugares en que se desarrollen actividades o explotaciones sometidas a gravamen”, a las que se refiere el precepto legal citado.

En primer lugar, se suscita la cuestión de la entrada y el hecho de efectuar registros en el domicilio constitucionalmente protegido del contribuyente, cuando la inspección lo estima necesario para examinar los ordenadores en los que presume que se encuentra la documentación a examinar para el cumplimiento de sus funciones.

La Ley General Tributaria, en su artículo 113, para estos casos, prevé que la Inspección obtenga el consentimiento del obligado tributario o la oportuna autorización judicial.

A mi juicio, esas fincas, locales y establecimientos a los que alude el artículo citado no coinciden con la descripción de la antedicha Sentencia del Tribunal Supremo, pues no abarca los lugares citados en el párrafo anterior. Más bien se refiere a establecimientos abiertos al público o en los que se lleve una actividad laboral o comercial por cuenta de la sociedad mercantil que no esté vinculada con la dirección de la Sociedad ni sirva de custodia a la documentación.

No obstante, la propia norma transcrita contempla la entrada en el domicilio constitucionalmente protegido del obligado tributario remitiendo a lo dispuesto en el artículo 113 de la Ley General Tributaria, el que, como hemos expuesto más arriba, dispone la necesidad del consentimiento del contribuyente o la autorización judicial.

Ante esta situación normativa, hemos de tener en cuenta que, si la empresa cumple con sus obligaciones tributarias, no tiene nada que temer si se produce una visita inesperada de la Inspección de Tributos que exija indagar en los equipos informáticos de la empresa.

Los órganos de inspección están sujetos a un reglamento de actuación muy garantista para el contribuyente y éste puede estar seguro de que sus datos reservados que no tengan trascendencia tributaria permanecerán secretos.

Me refiero al caso de los programas de gestión que, aún con conexión directa con la contabilidad de la empresa, no son llevados con la rigurosidad que a ésta se le exige.

Por ejemplo, si se lleva un inventario permanente, éste es necesario que refleje exactamente las existencias en cada momento del ejercicio fiscal, lo cual es, muchas veces, muy difícil o imposible, por las vicisitudes diversas de la vida empresarial, que exige ajustes, regularizaciones y recuentos periódicos que, en las pequeñas empresas, no suelen producirse, por falta de medios.

La normativa mercantil y fiscal solamente exigen inventarios inicial y final de cada ejercicio, por lo que los inventarios intermedios no es necesarios conservarlos, de manera que, finalizado el ejercicio y aprobadas las cuentas anuales, lo más razonable es su desaparición de los equipos informáticos de la empresa.

Otro aspecto de los programas informáticos de gestión de la empresa es que la normativa mercantil y fiscal no contemplan modelos obligatorios de los mismos, de manera que es corriente que, tantas sean las empresas que suministran el software, cuantos los diversos tipos de programas utilizados por las empresas y, paralelamente, la infinidad de informes distintos que facilitan al empresario. Al acceder la Inspección a dichos informes múltiples, se produce la inexorable consecuencia de tener que dar muchísimas explicaciones sobre el contenido de dichos informes, pues la Inspección es lógico que no los entienda, ya que en su labor se enfrenta a un sin número de informes diferentes.

Por estas razones, no siendo obligatoria su conservación, al igual que sucede con los inventarios intermedios del ejercicio, lo más aconsejable es su eliminación del equipo informático, una vez formuladas las cuentas anuales, auditadas las mismas, en su caso y aprobadas por el órgano correspondiente.

CONCLUSIÓN

El contribuyente que cumple rigurosamente con sus obligaciones no tiene nada que temer de una visita sorpresa de la Inspección de Tributos, que exige el acceso a los ordenadores de la empresa, pero es aconsejable eliminar, cada ejercicio, la información no obligatoria, en prevención de evitar dar explicaciones para demostrar la ausencia de irregularidades, que pudieran presumirse de la existencia en los equipos informáticos de la empresa de datos incorrectamente registrados o informes sin trascendencia fiscal con nomenclatura no habitual para la Inspección.

El empresario, en todos los casos, no debe oponerse a la entrada y examen de los ordenadores de la empresa, pues le es más rentable facilitar esa operativa, ya que obtendrá una predisposición más favorable a sus intereses de los funcionarios actuantes y se evitará una sanción muy importante.

Fdo. Manuel Pallares Peral

Economista Colegiado nº 69