La contabilidad del empresario en sentido formal: funciones de los libros de contabilidad y los requisitos legales para la llevanza de la contabilidad

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La contabilidad del empresario, desde el punto de vista jurídico, ha de ser considerada en dos aspectos, por un lado la contabilidad formal, y por otro la contabilidad material.

 

 

La forma de llevar la contabilidad se encuentra establecida en un principio general recogido en el Art. 25 ,Código de Comercio. En dicho precepto se dispone que la contabilidad ha de ser llevada mediante un conjunto de libros, de los cuales dos son obligatorios: el  Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y el Libro Diario (Art. 25 ,Código de Comercio y Art. 28 ,Código de Comercio). Además, la ley exige, para el caso de determinados tipos de empresas, la llevanza de libros especiales adicionales (que no son “de contabilidad” estrictamente hablando), como el libro de actas, el libro registro de acciones normativas y el libro registro de socios, exigidos a las sociedades. Por otro lado, los empresarios pueden llevar también libros voluntarios, aquellos que estiman convenientes.

Por tanto, los libros que obligatoriamente ha de llevar el empresario son el  Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y el Libro Diario, los cuales deberán estar legalizados por el Registro Mercantil, con el fin de establecer un control formal de los mismos y así conocer con seguridad la fecha en que se empezaron a utilizar y qué folios los integran.

Funciones de los libros

En cuanto a la función que cada uno de estos libros desempeña, cabe decir que:

Libro de inventarios y cuentas anuales: este libro se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y, al menos, trimestralmente se transcribirán los balances de comprobación (“de sumas y saldos”) (Art. 28 ,Código de Comercio).

Libro Diario: en el mismo se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Debido a la dificultad de algunas empresas de llevar a cabo la acción diariamente, se permite realizar estas anotaciones de forma conjunta, anotando los totales de las operaciones por períodos que no superen un mes, a condición de que sus detalles aparezcan en otro libro o registro.

Libro de actas: en este libro, no obligatorio para el empresario, se recogerán, junta o separadamente los acuerdos adoptados por las Juntas Generales y demás órganos de la sociedad (Art. 26 ,Código de Comercio).

Libro registro de acciones nominativas: en la sociedad anónima y comanditaria por acciones (Art. 27 ,Código de Comercio)

Libro registro de socios: exigido en la sociedad de responsabilidad limitada; (27.3 ,Código de Comercio).

 

Requisitos legales para la llevanza de la contabilidad

El Código de Comercio establece una serie de formalidades y requisitos legales para la llevanza de la contabilidad, preocupándose de que el contenido de los libros no sea fácilmente falseado ni falseable. Además, la contabilidad puede ser llevada directamente por el empresario o por personas autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad del empresario.

Los requisitos formales para garantizarla veracidad de los libros pueden ser extrínsecos o intrínsecos:

Los requisitos extrínsecos hacen referencia a la legalización de los libros, exigencia establecida en el apartado 1 del Art. 27 ,Código de Comercio. Además, en el párrafo segundo del citado artículo, se prevé que en caso de que el empresario cambie de domicilio, se mantendrá la legalización de los libros.

La legalización incluye los libros de actas, el libro registro de acciones nominativas y el libro registro de socios, sin embargo, los libros de llevanza voluntaria no han de ser presentados en el Registro Civil a los efectos establecidos en el Art. 27 ,Código de Comercio.

Hasta ahora nos hemos referido a la legalización a priori; no obstante, teniendo en cuenta que en la actualidad cada vez es más frecuente la informatización de la contabilidad empresarial, ha sido reconocida la legalización a posteriori, (para el caso de la contabilidad llevada mediante procedimientos informáticos), que habrá de hacerse antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio; lo cual facilita en gran medida la informatización en la llevanza de la contabilidad.

Los requisitos intrínsecos o internos, por su parte, se refieren a la forma de las anotaciones de los libros, pues habrá de hacerse con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras y salvando los errores u omisiones de las anotaciones contables inmediatamente después de haberlas advertido. Además, se impone al empresario la obligación de conservar estos libros (deber de conservación),  debidamente ordenados durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros (Art. 30 ,Código de Comercio), con el fin de proteger los intereses de terceros y el interés público.

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Libro diario
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Contabilidad material
Contabilidad formal
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