Comunicación a la representación legal de los trabajadores de las copias básicas de los contratos

Deber empresarial de entregar a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos

El art. 8.4 del Estatuto de los Trabajadores configura le deber empresarial de entregar a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección sobre los que se establece el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores.

«Con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente, esta copia básica contendrá todos los datos del contrato a excepción del número del documento nacional de identidad o del número de identidad de extranjero, el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, pudiera afectar a la intimidad personal. El tratamiento de la información facilitada estará sometido a los principios y garantías previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos.

La copia básica se entregará por el empresario, en plazo no superior a diez días desde la formalización del contrato, a los representantes legales de los trabajadores, quienes la firmarán a efectos de acreditar que se ha producido la entrega.

Posteriormente, dicha copia básica se enviará a la oficina de empleo. Cuando no exista representación legal de los trabajadores también deberá formalizarse copia básica y remitirse a la oficina de empleo.

Los representantes de la Administración, así como los de las organizaciones sindicales y de las asociaciones empresariales, que tengan acceso a la copia básica de los contratos en virtud de su pertenencia a los órganos de participación institucional que reglamentariamente tengan tales facultades, observarán sigilo profesional, no pudiendo utilizar dicha documentación para fines distintos de los que motivaron su conocimiento».

Otras obligaciones de información a la RLT para la empresa

a. Información a la representación de los trabajadores en caso de contratas y subcontratas

Sin perjuicio de la información sobre previsiones en materia de subcontratación a la que se refiere el art. 64 del ET cuando la empresa concierte un contrato de prestación de obras o servicios con una empresa contratista o subcontratista, deberá informar a los representantes legales de sus trabajadores sobre los siguientes extremos (apdos. 4 y 5 art. 42ET):

a) Nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal de la empresa contratista o subcontratista.

b) Objeto y duración de la contrata.

c) Lugar de ejecución de la contrata.

d) En su caso, número de trabajadores que serán ocupados por la contrata o subcontrata en el centro de trabajo de la empresa principal.

e) Medidas previstas para la coordinación de actividades desde el punto de vista de la prevención de riesgos laborales.

Cuando las empresas principal, contratista o subcontratista compartan de forma continuada un mismo centro de trabajo, la primera deberá disponer de un libro registro en el que se refleje la información anterior respecto de todas las empresas citadas. Dicho libro estará a disposición de los representantes legales de los trabajadores.

La empresa contratista o subcontratista deberá informar igualmente a los representantes legales de sus trabajadores, antes del inicio de la ejecución de la contrata, sobre la identidad de la empresa principal para la cual estén prestando servicios en cada momento. Dicha información deberá facilitarse antes del inicio de la respectiva prestación de servicios e incluirá el nombre o razón social del empresario principal, su domicilio social y su número de identificación fiscal.

Asimismo, el contratista o subcontratista deberán informar de:

a) Objeto y duración de la contrata.

b) Lugar de ejecución de la contrata.

c) En su caso, número de trabajadores que serán ocupados por la contrata o subcontrata en el centro de trabajo de la empresa principal.

d) Medidas previstas para la coordinación de actividades desde el punto de vista de la prevención de riesgos laborales.

b. Información a la representación de los trabajadores en caso de sucesión de empresa

El cedente y el cesionario deberán informar a los representantes legales de sus trabajadores respectivos afectados por el cambio de titularidad, de los siguientes extremos (art. 44.6ET):

a) Fecha prevista de la transmisión.

b) Motivos de la transmisión.

c) Consecuencias jurídicas, económicas y sociales, para los trabajadores, de la transmisión.

d) Medidas previstas respecto de los trabajadores.

La información se deberá dar con la suficiente antelación, antes de la transmisión y, en todo caso, antes de que los trabajadores se vean afectados en sus condiciones de empleo y de trabajo.

c. Información a la representación de los trabajadores en el supuesto de contratos de alta dirección

A pesar de que la norma no lo concreta, esta modalidad contractual ha de entenderse integrada dentro de la obligación empresarial de comunicar SEPE el contenido del contrato en un plazo de diez días desde su formalización. Igualmente, el empresario deberá notificar a los representantes de los trabajadores la contratación del directivo en un plazo no superior a diez días desde su formalización, sin ser en todo caso necesario facilitarles una copia del mismo.

d. Información a la representación de los trabajadores en caso de contratos de puesta a disposición.

La empresa usuaria deberá informar a los representantes de los trabajadores sobre cada contrato de puesta a disposición y motivo de utilización, dentro de los diez días siguientes a la celebración. (art. 9 Ley 14/1994, de 1 de junio).