La secretaría en la comunidad de propietarios de Cataluña

El secretario de la comunidad de propietarios según el CC de Cataluña

El secretario al igual que el presidente es un órgano unipersonal, pero en este caso puede estar ocupado por un propietario o por una persona externa a la comunidad que asuma las funciones de administración. La posibilidad de que el cargo sea ocupado por una persona que no sea propietaria en la comunidad solo se da cuando las funciones de secretaría las asuma el administrador, no siendo posible el nombramiento en una tercera persona. A este respecto se manifiesta la Audiencia Provincial de Lleida en su sentencia n.º 228/2022, de 24 de marzo, ECLI:ES:APL:2022:353:

«Como ya consideramos en nuestra Sentencia nº 523 de 11 de noviembre de 2019 (rec. 66/2018), dictada con relación a un acuerdo de esta misma COMUNIDAD en la Junta celebrada el 7 de marzo de 2015, (confirmando en este punto la Sentencia de 31 de julio de 2017 dictada por el Juzgado de Primera Instancia nº 1 de Vielha e Mijaran en el Juicio Ordinario nº 144/2916), "Conforme a dicho precepto es posible que el cargo de Secretario y Administrador recaiga sobre la misma persona ajena a la Comunidad y en ese caso es retribuido, o cabe que se ejerza por un comunero, en cuyo caso ya no es retribuido", a lo que debemos añadir que, conforme a la normativa del CCCat, o el cargo de Secretario de la Comunidad recae en un comunero y no es retribuido, o puede ostentarlo un tercero profesional que no forme parte de la COMUNIDAD, pero en este último caso solo es admisible que se ejerzan por ese tercero profesional conjuntamente los cargos de Administrador y de Secretario, y será retribuido. De modo que no es admisible, ex art. 553-15 CCCat, que se acuerde desvincular las funciones de Secretario y de Administrador ejerciéndose por dos profesionales externos distintos con una remuneración diferenciada».

Las funciones que se atribuyen al secretario se recogen en el artículo 553-17 del CCCat al disponer: «El secretario extiende las actas de las reuniones, realiza las notificaciones, expide los certificados y custodia, durante cinco años como mínimo, las convocatorias, las comunicaciones, los poderes, la documentación contable y los demás documentos relevantes de las reuniones y de la comunidad. La custodia y la teneduría de los libros de actas son reguladas por el artículo 553-28».

La función de custodiar los libros de actas de la junta de propietarios aparece delimitada en el tiempo por la ley. Así el artículo 553-28 del CCCat señala que mientras el régimen de propiedad horizontal exista se debe conservar el libro durante treinta años, y si el régimen se extingue el plazo de conservación se limita a cinco años. 

A TENER EN CUENTA. El plazo de custodia en caso de extinción del régimen de propiedad horizontal se introdujo por medio de la Ley 5/2015, de 13 de mayo, de modificación del libro quinto del Código civil de Cataluña, relativo a los derechos reales.

También le corresponde al secretario emitir el certificado de impago de gastos para instar la reclamación deuda por medio del juicio monitorio. En el mismo deberá constar la existencia de la deuda y su importe, manifestación de que la deuda es exigible y que se corresponde con las cuentas de la comunidad y el requerimiento de pago hecho al deudor.