Registros y archivo de documentos en el procedimiento administrativo

Registros electrónicos de las administraciones

El artículo 16 de la LPAC dispone en cuanto a los registros:

«1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a estos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.

El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.

En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.

2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.

b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.

7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.

8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación».

Volviendo al apartado 4 punto a) del citado precepto, cabe citar los sujetos a los que hace referencia, que son: 

• La Administración General del Estado.
• Las Administraciones de las comunidades autónomas.
• Las entidades que integran la Administración local.
• El sector público institucional.

Poder cumplir con lo previsto en materia de registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, archivo, plataforma de intermediación de datos y punto de acceso general electrónico de la Administración, las comunidades autónomas y entidades locales podrán adherirse voluntariamente y a través de medios electrónicos, a las plataformas y registros establecidos al efecto por la Administración General del Estado. Su no adhesión deberá justificarse en términos de eficiencia, exigida de la misma forma para la gestión de recursos públicos, conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

Si una comunidad autónoma o una entidad local justifica ante el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que puede prestar el servicio de un modo más eficiente, de acuerdo con los criterios previstos en el párrafo anterior, y opta por mantener su propio registro o plataforma, las citadas Administraciones deberán garantizar que este cumple con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad, y sus normas técnicas de desarrollo, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen en sus correspondientes registros y plataformas. (D.A. 2.ª de la LPAC).

Este párrafo fue objeto de recurso de inconstitucionalidad, formulado por el Gobierno de la Generalitat de Cataluña en relación con diversos preceptos de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, alegando su pretensión respecto a este precepto en base a que, a su juicio, bajo la apariencia de adhesión voluntaria, la ley impondría una organización de las plataformas electrónicas establecidas por y para el Estado. Sin embargo, el Tribunal Constitucional difiere de la interpretación presentada por la Generalitat, reafirmando mediante la STC n.º 55/2018, de 24 de mayo, ECLI:ES:TC:2018:55, la constitucionalidad de esta D.A. 2.ª de la LPAC , aunque en el tenor literal de dicha resolución, se recoge el voto particular de una de las Magistradas que considera tal D.A. 2.ª inconstitucional «por resultar incompatibles con la autonomía y las competencias que el bloque de la constitucionalidad reconoce a las comunidades autónomas».

Otra obligación que se le exige a las Administraciones públicas es la de tener permanentemente actualizado en la correspondiente sede electrónica un directorio geográfico que permita al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio (D.A. 4.ª de la LPAC).

Conforme a la D.T. 4.ª de la LPAC, hasta la fecha de 2 de abril de 2021, que entrarán en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, las Administraciones públicas mantendrán los mismos canales, medios o sistemas electrónicos vigentes relativos a dichas materias, que permitan garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones.

Archivo electrónico de documentos

De la misma forma, el artículo 17 de la LPAC se pronuncia respecto al archivo de documentos, estableciendo las siguientes normas:

• Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
• Deberá garantizarse la autenticidad, integridad y conservación del documento electrónico y su acceso y consulta independientemente del tiempo transcurrido desde su emisión. Así mismo, deberá asegurarse la posibilidad de trasladar los datos a otro tipo de formato y soporte para poder acceder desde diferentes aplicaciones.
• La eliminación de estos documentos deberá ser autorizada de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable.
• Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y asegurarán en todo caso la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Lo expuesto viene reforzado por lo estipulado en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público cuya redacción sigue el mismo sentido en lo que respecta a medidas de seguridad y tipo de soporte en el archivo de documentos.

A TENER EN CUENTA. Se recomienda la consulta para completar información del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, que ha entrado en vigor el 02/04/2021.

Respecto a los documentos no electrónicos, aunque el artículo 17 no hace referencia a ellos, si acudimos a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, en ese mismo artículo 46 apartado 1, dispone que «todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible». La interpretación es clara: la práctica habitual debe ser su almacenamiento en soporte electrónico.

El archivo electrónico tiene como uno de sus objetivos, el mejor cumplimiento de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, ya que a través de la guarda de archivos de manera electrónica se facilita el acceso a la información de manera ágil, puntual, siempre actualizada, y con total transparencia.

A TENER EN CUENTA. La AGE ha creado soluciones para el almacenamiento y archivo de documentos al servicio de cualquier Administración pública. Uno de ellos es Archive, aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo exigido en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónico. Esta aplicación proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de centros de archivo multi departamental, permitiendo la integración en la propio sistema de otras aplicaciones con sus propios documentos y expedientes. Otra solución es InSide, sistema para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumplen la normativa para su correcto almacenamiento, según el ENI, esquema que cubre las normas básicas para el procedimiento de intercambio y almacenamiento de documentos y archivos electrónicos. El sistema InSide permite la gestión documental, íntegramente electrónica, de documentos durante la gestión viva del expediente, previamente al archivo definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero.  

Hay que recordar que este articulado, conforme a la D.F. 7.ª de la LPAC, que fue modificado por el RD-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, no producirá efectos hasta el 2 de abril de 2021.