Derecho a la información clara, precisa y transparente en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Administrativo
  • Fecha última revisión: 19/06/2018

Los derechos a la transparencia e información del interesado se encuentran, regulados en los artículos 12, 13 y 14 del RGPD.

Por un lado el denominado “principio de transparencia” se configura como un instrumento para satisfacer los derechos del interesado (artículo 12 RGPD), y por otro, el derecho a la información del interesado correlativamente (artículos 13 y 14 RGPD) se vincula con unas  obligaciones concretas relacionadas con el deber de informar.

El principio de transparencia exige que toda información dirigida al público o al interesado sea concisa, fácilmente accesible y fácil de entender, y que se utilice un lenguaje claro y sencillo, y, además, en su caso, se visualice.

Como señala el considerando 58, esta información podría facilitarse en forma electrónica, por ejemplo, cuando esté dirigida al público, mediante un sitio web. Ello es especialmente pertinente en situaciones en las que la proliferación de agentes y la complejidad tecnológica de la práctica hagan que sea difícil para el interesado saber y comprender si se están recogiendo, por quién y con qué finalidad, datos personales que le conciernen, como es en el caso de la publicidad en línea.

 

Conforme lo dispuesto en el artículo 12 del Reglamento, el responsable del tratamiento tomará las medidas oportunas para facilitar al interesado toda información indicada en los artículos 13 y 14, así como cualquier comunicación con arreglo a los artículos 15 a 22 y 34 relativa al tratamiento, en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño.

Esta información será facilitada por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos. Cuando lo solicite el interesado, la información podrá facilitarse verbalmente siempre que se demuestre la identidad del interesado por otros medios.

Los principios de tratamiento leal y transparente exigen que se informe al interesado de la existencia de la operación de tratamiento y sus fines. En consecuencia, el responsable del tratamiento debe facilitar al interesado cuanta información complementaria sea necesaria para garantizar un tratamiento leal y transparente, habida cuenta de las circunstancias y del contexto específico en que se traten los datos personales.

  

El derecho a la información se encuentra regulado -como dijimos- en los artículos 13 y 14 del RGPD.

Como veremos ambos preceptos presentar una estructura similar, refiriéndose en primer lugar a una primer conjunto de datos básicos, y posteriormente a una segunda batería de información que -siendo igualmente importante- se concibe como una actividad informativa destinada a respetar los principios de transparencia y lealtad .

 De forma similar, desde las Autoridades de Protección de Datos se recomienda adoptar un modelo de información por capas o niveles. Este enfoque consiste en presentar una información básica en un primer nivel, de forma resumida, en el mismo momento y en el mismo medio en que se recojan los datos, y posteriormente remitir a la información adicional en un segundo nivel, donde se presentarán detalladamente el resto de las informaciones, en un medio más adecuado para su presentación, comprensión y, si se desea, archivo.

- El primero de los preceptos regula la información que deberá de facilitarse al interesado cuando los datos hayan sido obtenidos del mismo. Así, el artículo 13 determina :

Cuando se obtengan de un interesado datos personales relativos a él, el responsable del tratamiento, en el momento en que estos se obtengan, le facilitará toda la información indicada a continuación:

a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;

b) los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso;

c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento;

d) cuando el tratamiento se base en el artículo 6, apartado 1, letra f), los intereses legítimos del responsable o de un tercero;

e) los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;

f) en su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o, en el caso de las transferencias indicadas en los artículos 46 o 47 o el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de estas o al hecho de que se hayan prestado.

 

Pues bien, a fin de garantizar un tratamiento de datos leal y transparente, además de esta información -a la hace referencia el apartado 1 del citado artículo 13- el responsable también informará al interesado sobre los siguientes extremos:

a) el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;

b) la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos;

c) cuando el tratamiento esté basado en el artículo 6, apartado 1, letra a), o el artículo 9, apartado 2, letra a), la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada;

d) el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;

e) si la comunicación de datos personales es un requisito legal o contractual, o un requisito necesario para suscribir un contrato, y si el interesado está obligado a facilitar los datos personales y está informado de las posibles consecuencias de que no facilitar tales datos;

f) la existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

 

En el caso de que el responsable del tratamiento proyecte el tratamiento ulterior de datos personales para un fin diferente a aquel para el que se recogieron, deberá de proporcionar al interesado, con anterioridad a dicho tratamiento ulterior, información sobre ese otro fin y cualquier información adicional pertinente a tenor del apartado 2.

 

Se debe además informar al interesado de la existencia de la elaboración de perfiles y de las consecuencias de dicha elaboración. Si los datos personales se obtienen de los interesados, también se les debe informar de si están obligados a facilitarlos y de las consecuencias en caso de que no lo hicieran. Dicha información puede transmitirse en combinación con unos iconos normalizados que ofrezcan, de forma fácilmente visible, inteligible y claramente legible, una adecuada visión de conjunto del tratamiento previsto. Los iconos que se presentan en formato electrónico deben ser legibles mecánicamente

 

Como vemos, si los datos se obtienen directamente del interesado, la información se debe poner a disposición de los interesados en el momento en que se soliciten los datos, previamente a la recogida o registro.

- Por su parte, el artículo 14, determina la información que deberá facilitarse cuando los datos personales no se hayan obtenido del interesado. Asi, en estos casos el responsable deberá de facilitar la siguiente información:

a) la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante;

b) los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso;

c) los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales, así como la base jurídica del tratamiento;

d) las categorías de datos personales de que se trate;

e) los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso;

f) en su caso, la intención del responsable de transferir datos personales a un destinatario en un tercer país u organización internacional y la existencia o ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión, o, en el caso de las transferencias indicadas en los artículos 46 o 47 o el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, referencia a las garantías adecuadas o apropiadas y a los medios para obtener una copia de ellas o al hecho de que se hayan prestado.

 

Pues bien , al igual que sucede en los casos en que los que los datos han sido obtenidos del interesado, el articulo 14 también contempla la necesidad -en aras de garantizar un tratamiento de datos leal y transparente- de que el responsable informe al interesado sobre:

a) el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando eso no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;

b) cuando el tratamiento se base en el artículo 6, apartado 1, letra f), los intereses legítimos del responsable del tratamiento o de un tercero;

c) la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, y a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos;

d) cuando el tratamiento esté basado en el artículo 6, apartado 1, letra a), o el artículo 9, apartado 2, letra a), la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basada en el consentimiento antes de su retirada;

e) el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;

f) la fuente de la que proceden los datos personales y, en su caso, si proceden de fuentes de acceso público;

g) la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.

 

Esta información debe ser facilitada por el responsable a iniciativa propia, es decir que resulte necesario que exista un requerimiento previo por parte del titular.

Por lo que respecta al momento en el que deberá de facilitarse la información, en los casos en que los datos no se obtengan del propio interesado, -bien por proceder de alguna cesión legítima, bien por haber sido obtenidos de fuentes de acceso público-  el responsable está obligado a informar a las personas interesadas dentro de un plazo razonable, pero en cualquier caso :

antes de un mes desde que se obtuvieron los datos personales,

antes o en la primera comunicación con el interesado,

o antes de que los datos, en su caso, se hayan comunicado a otros destinatarios

 

Cabe señalar que la obligación de informar al interesado no resultará exigible por un lado, cuando el titular ya disponga de la información, y por otro cuando, en el caso de que los datos no hubieran sido obtenidos del interesado, concurra alguno de estos tres supuestos:

la comunicación resultase imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado

 el registro o la comunicación esté expresamente establecido por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros,

o cuando los datos deban seguir teniendo carácter confidencial por un deber legal de secreto.

 

Por último, estimamos necesario destacar que el Reglamento instituye una ampliación de los requisitos que la LOPD establece en relación la forma en la que deberá de prestarse esa información. Asi, el RGPD determina que la información a los interesados,  -tanto respecto a las condiciones de los tratamientos que les afecten como en las respuestas a los ejercicios de derechos-  se proporcionará de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.  Sin embargo, la normativa nacional únicamente exige que esa información sea facilitada modo expreso, preciso e inequívoco.

En todo caso, no resultará adecuado acudir a formalismos que reproduzcan textos legales, por cuando que los interesados deberán de poder comprender el contenido de la información facilitada con independencia de sus conocimientos en la materia.

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