Documentación para la coordinación de actividades empresariales

¿Qué documentación es necesaria para llevar a cabo la coordinación de actividades empresariales? 

Se consideran medios de coordinación, sin perjuicio de cualesquiera otros que puedan establecer las empresas concurrentes en el centro de trabajo; de los que puedan establecerse mediante la negociación colectiva; y, de los establecidos en la normativa de prevención de riesgos laborales para determinados sectores y actividades, los siguientes (Real Decreto 171/2004, de 30 de enero):

• El intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.
• La celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes.
• Las reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud de las empresas concurrentes o, en su defecto, de los empresarios que carezcan de dichos comités con los delegados de prevención.
• La impartición de instrucciones.
• El establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes o de procedimientos o protocolos de actuación.
• La presencia en el centro de trabajo de los recursos preventivos de las empresas concurrentes.
• La designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.

En este sentido, se puede consultar el apartado relativo a medios de coordinación de actividades empresariales en materia de prevención de riesgos laborales.

A la hora de establecer los medios de coordinación hay que tener en cuenta, lo establecido en la NTP 919: Coordinación de actividades empresariales (II). INSST. Año: 2011: 

• La iniciativa para el establecimiento de los medios de coordinación corresponde al empresario titular o en su defecto, al empresario principal y se establecerán por las empresas concurrentes antes del inicio de las actividades
• Los medios de coordinación deberán actualizarse siempre que sea necesario y se revisará su efectividad durante todo el periodo en el que se requiera la coordinación.
• El medio de coordinación más adecuado dependerá en cada caso de la complejidad y grado de dificultad de cada actividad. Para ello, deben valorarse aspectos como la peligrosidad de las actividades (obviamente a mayor peligrosidad, más eficaces y complejos deben ser estos medios); así como las instalaciones y materiales empleados, la duración de dichas actividades y el número de trabajadores que pueden verse afectados.
• Recibida la información preventiva, y antes del inicio de las actividades, los empresarios concurrentes en el centro de trabajo establecerán los medios de coordinación que consideren necesarios y pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de coordinación. La iniciativa para el establecimiento de los medios de coordinación corresponderá al empresario titular del centro de trabajo cuyos trabajadores desarrollen actividades en éste o, en su defecto, al empresario principal.

En relación con los medios de coordinación de actividades empresariales han de tenerse en cuenta otros extremos como:

• Los medios de coordinación deberán actualizarse cuando no resulten adecuados para el cumplimiento de los objetivos de coordinación.
• Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos sobre los medios de coordinación establecidos legalmente (art. 18.1 LPRL).
• Cuando los medios de coordinación establecidos sean la presencia de recursos preventivos en el centro de trabajo o la designación de una o más personas encargadas de la coordinación de actividades empresariales, se facilitarán a los trabajadores los datos necesarios para permitirles su identificación.

Centrándonos en lo que nos ocupa, la documentación para la coordinación de actividades empresariales, el artículo 23 LPRL establece la obligación empresarial de elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral una serie de documentación preventiva. Cualquier información o documentación derivada de lo establecido en el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero sobre la coordinación de actividades, que se formalice por escrito formará parte de esta documentación (D.A. 3ª Real Decreto 171/2004, de 30 de enero). 

Dada la problemática que representa la gestión documental en esta materia derivada de la ausencia de concreción normativa al respecto, podemos realizar una clasificación orientativa de documentos siguiendo el criterio de distintas instituciones en la materia. A modo de ejemplo: Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales (FUNPRL); Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST), Confederación de empresario de Navarra, etc.

a) Documentación relativa a la empresa

• Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
• Contratos laborales.
• Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
• Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
• Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
• Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
• Modalidad preventiva implicada en la empresa, indicando las especialidades contratadas y justificante de pago.
• Plan de prevención.
• Contrato mutua.
• Código de identificación fiscal.
• Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria.
• Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
• Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1).
• Póliza seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
• Póliza seguro de accidentes (según convenio).
• Contrato sobre protección de datos personal (LOPDGDD).
• Documentación EGCSS (Entidad Gestora y Colaboradora de la Seguridad Social) empresa, proveedores, contratistas y visitas. 

Además de los mencionados anteriormente para el sector de la construcción deberíamos añadir:

• Acta de adhesión al Plan de Seguridad y Salud.
• Registro de empresas acreditadas (REA).
• Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas y visita.
• Registros de formación de trabajadores de proveedores, contratistas y visita.
• Registros de entrega de EPIs a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.

En un ámbito puramente preventivo:

• Instrucciones y normas de prevención de riesgos laborales.
• Estudio de seguridad y salud (Obras de construcción).
• Designación de Recurso Preventivo o Coordinador de Actividades Preventivas.
• Plan de seguridad y salud (Obras de construcción).
• Plan de emergencia o autoprotección.
• Nombramiento del Coordinador de Seguridad y Salud en fase de proyecto o ejecución.
• Libro de subcontratación.
• Libro de incidencias.
• Informes de notificación e investigación de incidentes.
• Ficheros con datos para elaborar indicadores e informes de prevención de riesgos laborales.
• Informes de controles periódicos, visitas o inspecciones de seguridad y observaciones planeadas.
• Informes de no conformidades.
• Informe de revisión por la dirección.
• Apertura de centro de trabajo.
• Documentación técnica, inspecciones técnicas reglamentarias, mantenimiento, proyectos y legalizaciones asociadas a equipos de trabajo, instalaciones y edificaciones.
• Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.

b) Documentación relativa a las personas trabajadoras

• Aptitud médica.
• Entrega de equipos de protección individual (EPIs).
• Formación en PRL.
• Formación específica dependiendo de la actividad desarrolladla por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
• Entrega de información de riesgos.
• Contrato laboral.
• NIF.
• Reconocimiento de alta en la Seguridad Social.
• Informe de trabajadores en alta (TC2).
• Recibo de pago como autónomo (si fuera su caso).
• Carné de conducir o si aplica cualquier carné específico como puede ser para el manejo de grúas, carretillas elevadoras, etc.
• Autorización para uso de maquinarias.
• Certificado de abono de haberes.
• Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de formación de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de entrega de EPI’s a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
• Designación de Recurso Preventivo o Coordinador de Actividades Preventivas.
• Actas de reuniones de coordinación de actividades empresariales (CAE).
• Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.
• Certificados de personal especialmente sensible: discapacidad, maternidad, menores.
• Datos biométricos de los trabajadores para el control de jornada laboral.

En el caso del sector de construcción es común solicitar a nivel de formación en PRL, la correspondiente a:

• Formación inicial o segundo ciclo.
• Curso Nivel Básico de Prevención en la Construcción.
• Designación Recurso Preventivo.

c) Documentación relativa a las máquinas

• Permisos de circulación.
• Ficha técnica.
• Inspección técnica del vehículo (ITV).
• Seguro obligatorio y justificante de pago.
• Revisiones de mantenimiento.
• Marcado CE o Certificado de adecuación para equipos de trabajo.
• Manual de uso de la máquina en castellano.
• Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.

d) Otros documentos

• Productos químicos: fichas de seguridad de los productos químicos.
• Herramientas manuales: manual de usuario para su correcta utilización en determinadas herramientas.
• Andamios: manual de usuario, certificado de montaje y revisiones periódicas.

¿Cómo realizar el intercambio de información?

Nada se establece en esta materia por lo que hemos de dar por buena cualquiera de las fórmulas manejadas en la actualidad para el intercambio de datos donde quede constancia escrita o electrónica. A modo de ejemplo: correo electrónico, Plataformas de gestión documental, entrega física por escrito, etc.

Notas prácticas para el registro de la documentación obligatoria

Para entender cumplido el deber de coordinación de actividades empresariales, como mínimo, hemos de cumplir con la entrega y recepción de información y documentación que la normativa considera obligatoria en los distintos supuestos, para ello se recomienda la elaboración de unas fichas simples donde se reflejen:

• Origen de la obligación legal o convencional.
• Documento solicitado y requisitos de validez.
• Parte a la que corresponde su entrega (empresa concurrente, titular o empresario principal).

A modo de ejemplo no exhaustivo:

1: COMPROBACIÓN DE SITUACIÓN AL CORRIENTE DE PAGO DE CONTRATISTAS Y SUNCONTRATISTAS CON TGSS.

Origen de la obligación legal: Art. 42 ET.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación-Requisitos de validez.

Certificación negativa de descubiertos- Modelo Oficial.

Documento TC2- Modelo Oficial reflejando la duración del contrato.

Altas en la seguridad social de trabajadores- Modelo Oficial.

2: COMPROBACIÓN DE SITUACIÓN AL CORRIENTE DE PAGO DE CONTRATISTAS Y SUNCONTRATISTAS RESPECTO A LOS TRABAJADORES A SU CARGO.

Origen de la obligación legal: Art. 42 ET.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Justificante del pago de salarios- Modelo Oficial.

Listado de trabajadores que prestarán servicios- Fecha y sello de la empresa.

En caso de prestación trasnacional- Comunicación del desplazamiento firmada por trabajador y sellada por la empresa.

3: COMPROBACIÓN DE SITUACIÓN AL CORRIENTE DE PAGO DE CONTRATISTAS Y SUNCONTRATISTAS RESPECTO A LOS TRABAJADORES A SU CARGO.

Origen de la obligación legal: Art. 42 ET.        

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Justificante del pago de salarios- Modelo Oficial.

Listado de trabajadores que prestarán servicios- Fecha y sello de la empresa.

En caso de prestación trasnacional: Comunicación del desplazamiento firmada por trabajador y sellada por la empresa.

4: COMPROBACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE ALTA EN SEGURIDAD SOCIAL DE TRABAJADORES EN LOS SUPUESTOS DE SUBCONTRATACIÓN.

Origen de la obligación legal Obligación: Art. 16.5 ET.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal; empresario titular.

Documentación- Requisitos de validez

Informe de trabajadores en alta de la TGSG-Modelo Oficial.

5: COMPROBACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS.

Origen de la obligación legal Obligación: Art. 43 f) LGT.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Certificado de estar al corriente de obligaciones fiscales hacienda- Modelo Oficial.

6: EXISTENCIA DE SEGUROS DE RESPONSABILIDAD CIVIL EMPRESARIAL O FIJADO POR NEGOCIACIÓN COLECTIVA.

Origen de la obligación legal Obligación: Art. 1902 C.Civl; Convenio colectivo aplicable.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal; empresario titular.

Documentación- Requisitos de validez.

Póliza de seguro responsabilidad civil- Modelo que proceda.

Recibo de pago de la póliza responsabilidad civil Modelo que proceda.

Póliza donde conste asegurado el trabajador en las condiciones fijadas por convenio- Modelo que proceda.

Recibo de pago de la póliza donde conste asegurado el trabajador en las condiciones fijadas por convenio- Modelo que proceda.

7: ALTA EN LA SEGURIDAD SOCIAL DE PERSONAS TRABAJADORAS AUTÓNOMAS

Origen de la obligación legal Obligación: Art. 1 LETA y Decreto 2530/1970, de 20 de agosto.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Documento de afiliación al RETA- Modelo que proceda.

8: RIESGOS ESPECÍFICOS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL CENTRO DE TRABAJO QUE PUEDAN SUPONER PELIGRO PARA TRABAJADORES DE EMPRESARIOS CONCURRENTES.

Origen de la obligación legal: Art. 4.2 Real Decreto 171/2004, de 30 de enero.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal; empresa titular; empresa concurrente.

Documentación- Requisitos de validez.

Informe sobre riesgos de las actividades desarrolladas en el centro de trabajo que puedan suponer peligro para trabajadores de empresarios concurrentes Modelo que proceda donde conste, fecha, responsable prevención y firma.

Certificado de la inexistencia de riesgos de las actividades desarrolladas en el centro de trabajo que puedan suponer peligro para trabajadores de empresarios concurrentes Modelo que proceda donde conste, fecha, responsable prevención y firma.

9: INFORMACIÓN A LOS OTROS EMPRESARIOS CONCURRENTES SOBRE LOS RIESGOS PROPIOS DEL CENTRO DE TRABAJO.

Origen de la obligación legal: Art. 4.7 Real Decreto 171/2004, de 30 de enero.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal; empresa titular.

Documentación- Requisitos de validez.

Acuse de recibo de información suministrada- Modelo que proceda donde conste, fecha, responsable prevención y firma.

10: INFORMACIÓN A LOS OTROS EMPRESARIOS CONCURRENTES SOBRE LOS RIESGOS QUE PUEDAN AFECTAR A OTRAS EMPRESAS.

Origen de la obligación legal: Art. 8 Real Decreto 171/2004, de 30 de enero.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal; empresa titular.

Documentación- Requisitos de validez.

Acuse de recibo de información suministrada- Modelo que proceda donde conste, fecha, responsable prevención y firma.

Acuse de recibo de información sobre medidas de emergencia suministrada -Modelo que proceda donde conste, fecha, responsable prevención y firma.

11: INFORMACIÓN E INSTRUCCIONES A LOS TRABAJADORES.

Origen de la obligación legal: Arts. 8 y 9 Real Decreto 171/2004, de 30 de enero.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal; empresa titular.

Documentación- Requisitos de validez.

Acuse de recibo de instrucciones suministradas a los trabajadores sobre riesgos en el centro de trabajo del empresario titular- Modelo que proceda donde conste, fecha, nombre trabajador y firma, así como responsable de coordinación de la empresa de prevención.

Acuse de recibo de instrucciones suministradas a los trabajadores sobre medidas de emergencia- Modelo que proceda donde conste, fecha, nombre trabajador y firma, así como responsable de coordinación de la empresa de prevención.

Acuse de recibo de información suministrada a los trabajadores- Modelo que proceda donde conste, fecha, nombre trabajador y firma.

Acuse de recibo de información suministrada a los trabajadores en relación con las medidas de emergencia- Modelo que proceda donde conste, fecha, nombre trabajador y firma.

12: REALIZACIÓN DE LA EVALUACIÓN INICIAL DE RIESGOS

Origen de la obligación legal: Art. 10 Real Decreto 171/2004, de 30 de enero y 16.2 LPRL.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Evaluación de riesgos- Evaluación de riesgos firmada por el técnico competente indicando fecha.

Adhesión al plan de seguridad- Modelo que proceda donde conste la adhesión al plan de seguridad y firma del empresario principal.

13: VIGILANCIA NORMATIVA PRL SOBRE EMPRESAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS

Origen de la obligación legal:  Art. 10 Real Decreto 171/2004, de 30 de enero y arts. 17.1 y 2; 18 y 19 LPRL.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Autorización del trabajador para la utilización de equipos de trabajo - Modelo que proceda donde conste firma del empresario, fecha y duración.

Listado de equipos de trabajo a utilizar - Modelo que proceda donde conste firma del empresario, fecha y nombre del centro.

Registro de entrega de EPIs - Modelo que proceda donde conste firma del trabajador y fecha.

Información a los trabajadores de los riesgos de sus puestos de trabajo - Modelo que proceda donde conste firma del empresario, fecha y duración.

Certificado médico de aptitud.

Renuncia al reconocimiento médico (cuando no resulte obligatorio para la actividad)- - Modelo que proceda donde conste firma del trabajador y fecha.

14: VIGILANCIA NORMATIVA PRL SOBRE EMPRESAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS EN RELACIÓN CON EPIs, PRODUCTOS O SUSTANCIAS QUÍMICAS UTILIZADAS.

Origen de la obligación legal: Art. 10 Real Decreto 171/2004, de 30 de enero y art. 41.1 LPRL.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal; empresario titular; empresa concurrente.

Documentación- Requisitos de validez.

Acuse de recibo de información a la empresa sobre utilización de EPIs, productos o sustancias químicas de la empresa comitente - Modelo que proceda donde conste firma del empresario, fecha y duración.

Información a los trabajadores sobre utilización de EPIs, productos o sustancias químicas de la empresa comitente - Modelo que proceda donde conste firma del trabajador, fecha y duración.

15: ORGANIZACIÓN DE LA PREVENCIÓN.

Origen de la obligación legal:  Art. 30 LPRL.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Certificado del empresario asumiendo prevención - Modelo que proceda donde conste firma del empresario y fecha.

Nombramiento de trabajadores designados - Modelo que proceda donde conste firma del empresario, fecha y duración.

Certificado del empresario de la constitución de un servicio de prevención propio - Modelo que proceda donde conste firma del empresario, fecha y duración.

Certificado de adhesión a un servicio de prevención mancomunado - Modelo que proceda donde conste firma del empresario, fecha y duración.

Certificado del adhesión a un servicio de prevención ajeno -  Modelo que proceda donde conste firma del empresario y del SPA, fecha y duración.

16: PRESENCIA DE RECURSOS PREVENTIVOS

Origen de la obligación legal:  Art. 32 bis y D.A.14ª, LPRL.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Acta de nombramiento de recurso preventivo - Modelo que proceda donde conste firma del empresario y fecha.

Certificado formativo del personal nombrado como recurso preventivo -  Modelo que proceda donde conste firma de la entidad formativa y fecha.

17: CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE ACREDITACIÓN Y REGISTRO Y LÍMITES EN LA SUBCONTRATACIÓN (obras de construcción).

Origen de la obligación legal: Art. 4 Ley 32/2006, de 18 de octubre.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresario principal.

Documentación- Requisitos de validez.

Certificado de acceso de registro - Documento Oficial.

Acuse de recibo del nivel de subcontratación con prohibición de subcontratar - Modelo que proceda donde conste firma de la entidad formativa y fecha.

18: CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE ACREDITACIÓN DE CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO DE TRABAJO (ETTs).

Origen de la obligación legal: Arts. 2;3.2 Real Decreto 216/1999, de 5 de febrero.

Parte a la que corresponde su entrega: Empresa usuaria.

Documentación- Requisitos de validez.

Acuse de recibo de la ETT de haber recibido información - Modelo que proceda donde conste firma de la ETT y fecha.

Información al trabajador de ETT de los riegos del puesto de trabajo en empresa usuaria - Modelo que proceda donde conste firma del trabajador y fecha.

Certificado de formación al trabajador de ETT de los riegos del puesto de trabajo en empresa usuaria - Modelo que proceda donde conste firma de la entidad formadora, puesto de trabajo y fecha.