Establecimiento de funciones y responsabilidades en materia preventiva

¿Cómo definir el reparto de funciones y responsabilidades en materia de PRL?

A la hora de arrancar el sistema preventivo debemos establecer las funciones y responsabilidades que tiene cada miembro de la misma sobre esta materia (art. 2.1 del RSP). Nuevamente es recomendable que dicha definición de funciones se haga por escrito con vistas a facilitar la asunción y control de su cumplimiento.

En relación con el contenido de este apartado, el empresario deberá decidir sobre la modalidad preventiva más adecuada, ajustándose como mínimo a los términos que establece la ley y teniendo en cuenta las opiniones que en este sentido tengan los trabajadores, ya que su participación, es fundamental en la toma de decisiones que afectan a su propia seguridad y salud laboral.

Aquí situamos la creación de la organización preventiva y sistema de gestión de prevención de riesgos. Como recordábamos al principio, la organización de la prevención será fijada por la dirección de la empresa conforme a su política de prevención y a su organización del trabajo en general. La elección entre las distintas modalidades organizativas se realizará en función del número de trabajadores y las características concretas de la empresa.

Aunque la empresa externalice la prevención a un servicio ajeno es recomendable la existencia de:

• Un coordinador de prevención que sirva como interlocutor y apoyo logístico interno, ejerciendo labores preventivas a tiempo parcial.
• Delegados de prevención y comité de seguridad y salud (empresas con más de 50 personas trabajadoras).
• Fijar vías de cooperación sobre esta materia dentro de cada unidad funcional y entre las diferentes unidades (por ejemplo: integrar la prevención en las reuniones habituales de análisis y planificación).

En este punto resulta clave el conocimiento de aspectos que deben ser asumidos de manera previa a la elección de modalidad preventiva y que supondrán una correcta implantación de la política preventiva como:

• La prevención ha de constituir una «acción permanente para mejorar los niveles existentes» (art. 14 de la LPRL).
• Ha de lograrse una integración de la actividad preventiva en el conjunto de sus actividades y decisiones, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones que este se preste, como en la línea jerárquica de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma. La integración de la prevención en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos y la asunción por estos de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten (art. 1.1 del RSP).
• Se han de definir funciones y responsabilidades en todos los niveles jerárquicos.
• Se ha de garantizar la información, formación y participación de todos los trabajadores en la actividad preventiva (arts. 18 y 19 de la LPRL).

Esta fase, siguiendo la «Gestión de la prevención de riesgos laborales en la pequeña y mediana empresa» del INSST. Año 2009, se asocia a los siguientes documentos:

Nombramiento de la representación de los trabajadores con competencias en materia de prevención

Como hemos analizado en la empresa, en función de su tamaño, existirán órganos de participación de los trabajadores como el delegado/s de prevención y el comité de seguridad y salud, fijándose normativamente sus características de nombramiento, competencias, facultades y formación.

El futuro plan ha de reflejar: 

Nombramiento de las personas encargadas de la prevención de riesgos

Igualmente, y como hemos analizado, en caso de optar por asignar a determinados trabajadores la labor preventiva, esto deberá formalizarse por escrito.

Concierto de la actividad preventiva con un SPA

Cuando el empresario no cuente con suficientes recursos propios para el desarrollo de la actividad preventiva y deba desarrollarla a través de uno o varios servicios de prevención ajenos a la empresa, deberá concertar por escrito la prestación con un servicio de prevención ajeno, entendido como el prestado por una entidad especializada que concierte con la empresa la realización de actividades de prevención, el asesoramiento y apoyo que precise en función de los tipos de riesgos o ambas actuaciones conjuntamente.

Atendiendo a la regulación del art. 20 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, dicho concierto necesitará reflejar ciertos formalismos ya analizados.

En este punto es interesante, tener en cuenta que la mayoría de los SPA ofrecen distintas posibilidades de contratación, como ejemplo de cada una:

Especificaciones en caso de optar por un servicio de prevención propio o mancomunado

Teniendo en cuenta, las premisas para la selección de la modalidad de organización de la prevención de riesgos laborales, ya tratadas, en caso de optar (o vernos obligados a esta opción) por un servicio de prevención propio o mancomunado.

1. Servicio de prevención propio

En desarrollo de la LPRL, se dicta el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, estableciendo en su art. 14 que aquellas empresas que cuenten con más de 500 trabajadores deberán constituir un servicio de prevención propio, entendido como el conjunto de medios humanos y materiales necesarios para la realización de las actividades de prevención.

El servicio de prevención propio constituirá una unidad organizativa específica y sus integrantes se dedicarán en exclusividad a dicha actividad en la empresa, de forma coordinada, en particular en relación con las funciones relativas al diseño preventivo de los puestos de trabajo, la identificación y evaluación de los riesgos, los planes de prevención y los planes de formación de los trabajadores. 

Deberá contar como mínimo con dos de las especialidades (medicina del trabajo, seguridad en el trabajo, higiene industrial, y ergonomía y psicosociología), desarrolladas por personas con la titulación requerida para ello. Todas las disciplinas no abarcadas deberán ser concertadas con uno o más servicios de prevención ajenos.

La acreditación de entidades especializadas como servicios de prevención dependerá de los requisitos de cada comunidad autónoma.

2. Servicio de prevención mancomunado

Un SPM tiene limitado su ámbito de actuación preventiva a las empresas constituyentes, por lo que la constitución de este se realiza mediante la negociación colectiva o acuerdo interconfederal, o en defecto de lo anterior, por acuerdo de las empresas afectadas previa consulta a los representantes legales de los trabajadores de cada una de las empresas constituyentes en los términos establecidos en la LPRL. («Informe de criterios técnicos CT201402a. Los servicios de prevención mancomunados. INVASSAT. Febrero 2014»).

El acuerdo de constitución del SPM determinará si tiene personalidad jurídica o no y toda la información sobre la participación de las empresas (si aportan trabajadores y/o instalaciones, equipos, recursos económicos, etc.), sobre la organización y sobre la estructura del SPM, tanto en su desarrollo ordinario como en su gestión y en la toma de decisiones. Del mismo modo, ha de contemplar la relación de todas las empresas participantes, y así, cualquier variación de esta relación implicará un nuevo acuerdo de constitución.

El acuerdo de constitución de un SPM debe tener forma escrita y recoger, entre otros, extremos como:

• Carácter jurídico del SPM (reflejando la existencia personalidad jurídica propia o no) y órganos de gobierno.
• Especificación de la base legal para constituirse como SPM en base a las especificaciones legales (mismo centro de trabajo, edificio o centro comercial, mismo sector productivo o grupo empresarial, mismo polígono industrial o área geográfica).
• Dirección de las instalaciones principales e identificación de cada una de las empresas que han decidido constituir el SPM (razón social, NIF/CIF, cuenta principal de cotización a la seguridad social (CCC), domicilio, teléfono, correo electrónico, CNAE, datos de los distintos centros de trabajo, etc.).
• Consulta de los representantes legales de los trabajadores de todas y cada una de las empresas que constituyen el SPM o constancia de la carencia de RLT en todos o algún centro.
• Declaración de acuerdo de constitución de SPM en negociación colectiva o acreditación de la decisión de las empresas afectadas de constituir el SPM si su constitución no deriva de convenio colectivo.
• Especialidades asumidas (reflejando como mínimo tres especialidades) y soluciones adoptadas, en su caso, para las restantes.
• Compromiso de actuación exclusiva en el ámbito de las empresas mancomunadas.
• Datos del SPM o condiciones de desarrollo de la actividad preventiva en cada empresa (estructura y organigrama, especialidades o disciplinas asumidas, recursos humanos, etc.).
• Memoria de actividades preventivas: todo SPM elaborará su memoria anual en la forma y con los contenidos y datos que se especifican en el anexo IV de la Orden TIN/2504/2010, de 20 de septiembre.

La Orden TIN/2504/2010, de 20 de septiembre, regula aspectos como:

• Recursos materiales y humanos de los servicios de prevención mancomunados.
• Solicitud de acreditación de las entidades especializadas.
• Comprobación del mantenimiento de los requisitos de funcionamiento.