El funcionamiento de los órganos colegiados de la Administración pública

Régimen jurídico de los órganos colegiados de las distintas Administraciones públicas

El funcionamiento de los órganos colegiados de las distintas Administraciones públicas se divide en la LRJSP en dos subsecciones. En los artículos 15 a 18 que desarrolla normas relativas al funcionamiento, y los artículos 19 a 22 que regula el régimen de los órganos colegiados en la Administración General del Estado.

Pues bien, el artículo 15 de la LRJSP establece el régimen jurídico de los órganos colegiados de las distintas Administraciones públicas. De manera esquemática, dicho precepto viene a disponer:

El secretario, las convocatorias y sesiones y las actas de los órganos colegiados de las Administraciones públicas

Otra figura que se regula en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, es el secretario, que se cita en el artículo 16 de la LRJSP. Cabe destacar de dicho precepto, de manera resumida, lo siguiente:

• El secretario puede ser un miembro del propio órgano o una persona al servicio de la Administración pública correspondiente. En este último caso, si es suplido por un miembro del órgano colegiado, este conserva sus derechos como tal.
• Sus funciones son:
  • Velar por la legalidad formal y material de las actuaciones del órgano colegiado.
  • Certificar las actuaciones del órgano colegiado, como así se especifica y completa en el artículo 18 de la LRJSP.
  • Garantizar el respeto de los procedimientos, reglas de constitución y adopción de acuerdos.

Respecto a las convocatorias y sesiones, el artículo 17 de la LRJSP hace una extensa regulación al respecto. Su contenido literal es:

«1. Todos los órganos colegiados se podrán constituir, convocar, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas tanto de forma presencial como a distancia, salvo que su reglamento interno recoja expresa y excepcionalmente lo contrario.

En las sesiones que celebren los órganos colegiados a distancia, sus miembros podrán encontrarse en distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de los miembros o personas que los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos válidos, el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias.

2. Para la válida constitución del órgano, a efectos de la celebración de sesiones, deliberaciones y toma de acuerdos, se requerirá la asistencia, presencial o a distancia, del Presidente y Secretario o en su caso, de quienes les suplan, y la de la mitad, al menos, de sus miembros.

Cuando se trate de los órganos colegiados a que se refiere el artículo 15.2, el Presidente podrá considerar válidamente constituido el órgano, a efectos de celebración de sesión, si asisten los representantes de las Administraciones Públicas y de las organizaciones representativas de intereses sociales miembros del órgano a los que se haya atribuido la condición de portavoces.

Cuando estuvieran reunidos, de manera presencial o a distancia, el Secretario y todos los miembros del órgano colegiado, o en su caso las personas que les suplan, éstos podrán constituirse válidamente como órgano colegiado para la celebración de sesiones, deliberaciones y adopción de acuerdos sin necesidad de convocatoria previa cuando así lo decidan todos sus miembros.

3. Los órganos colegiados podrán establecer el régimen propio de convocatorias, si éste no está previsto por sus normas de funcionamiento. Tal régimen podrá prever una segunda convocatoria y especificar para ésta el número de miembros necesarios para constituir válidamente el órgano.

Salvo que no resulte posible, las convocatorias serán remitidas a los miembros del órgano colegiado a través de medios electrónicos, haciendo constar en la misma el orden del día junto con la documentación necesaria para su deliberación cuando sea posible, las condiciones en las que se va a celebrar la sesión, el sistema de conexión y, en su caso, los lugares en que estén disponibles los medios técnicos necesarios para asistir y participar en la reunión.

4. No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día, salvo que asistan todos los miembros del órgano colegiado y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de la mayoría.

5. Los acuerdos serán adoptados por mayoría de votos. Cuando se asista a distancia, los acuerdos se entenderán adoptados en el lugar donde tenga la sede el órgano colegiado y, en su defecto, donde esté ubicada la presidencia.

6. Cuando los miembros del órgano voten en contra o se abstengan, quedarán exentos de la responsabilidad que, en su caso, pueda derivarse de los acuerdos.

7. Quienes acrediten la titularidad de un interés legítimo podrán dirigirse al Secretario de un órgano colegiado para que les sea expedida certificación de sus acuerdos. La certificación será expedida por medios electrónicos, salvo que el interesado manifieste expresamente lo contrario y no tenga obligación de relacionarse con las Administraciones por esta vía».

Este precepto recoge las normas a seguir para poder hablar de la válida constitución y correcto funcionamiento de los órganos colegiados administrativos, y a colación de lo expuesto cabe citar jurisprudencia al efecto.

Es el caso de la sentencia del Tribunal Supremo n.º 1998/2017, de 18 de diciembre, ECLI:ES:TS:2017:4564 o la sentencia del Tribunal Supremo n.º 1791/2017, de 22 de noviembre, ECLI:ES:TS:2017:4432. En ambas se resuelve el recurso de casación interpuesto ante la posible vulneración del artículo 17 de la LRJSP, ante la exigencia de los requisitos de ese precepto para el correcto funcionamiento de un órgano colegiado sancionador. El Tribunal Supremo dicta que ha de diferenciarse entre la válida constitución del órgano colegiado a efectos de celebración de sesiones o toma de acuerdo y otra es el cumplimiento de los requisitos para una composición legal del propio órgano colegiado, diferencia que en el citado artículo no se recoge. 

«De modo que de la normativa que regula el régimen jurídico de los órganos colegiados se desprende que la celebración de las sesiones y deliberación de los asuntos de su competencia, requiere que estén válidamente constituidos con arreglo a la regla indicada en el artículo de la 26 de la Ley 30/1992 (actual 17.1 de la Ley 40/2015) siendo ésta la premisa necesaria para la correcta formación de la voluntad de este tipo de órganos. Ello implica, que la válida constitución del órgano colegiado requiere la asistencia (presencial o a distancia, en el artículo 17.1 de la Ley 40/2015) del Presidente y el Secretario (o quienes le suplan) y la comparecencia de al menos la mitad de los miembros que lo componen. 

Por lo demás, la regla que ahora aplicamos (contraria a la utilizada por la Sala de instancia) resulta ser la que, sin hacer cuestión de ello, se emplea en la vida ordinaria de los órganos colegiados, cuando, a pesar de encontrarse sin cubrir, por la causa que fuere, uno o más puestos, el órgano sigue funcionando, siempre que se cumpla el quórum necesario para la adopción de acuerdos.

Lo anteriormente expuesto conduce a considerar que la interpretación de la Sala de instancia no resulta conforme a Derecho, al establecer un requisito para el correcto funcionamiento del órgano colegiado sancionador que no se desprende de la legislación vigente, de modo que dicha errónea interpretación sustenta la indebida apreciación en la sentencia cuestionada de la causa de nulidad radical del articulo 62.1 e) de la Ley 30/1992 , razón por la que procede estimar el recurso y casar la sentencia de instancia».

Concluye la normativa relativa al funcionamiento de los órganos colegiados de las distintas Administraciones públicas regulando las actas en el artículo 18 de la LRJSP.

El acta, que será elaborada por el secretario con el visto bueno del presidente, debe levantarse tras la celebración de sesiones, en la misma reunión o en la inmediata siguiente, y en ella ha de incluirse:

• Los asistentes.
• El orden del día de la reunión.
• Circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado.
• Los puntos principales de las deliberaciones.
• El contenido de los acuerdos adoptados.
• Se acompañará al acta los documentos electrónicos que se utilizasen como documentos en la sesión.
• Si se graba la sesión, se adjuntará al acta el fichero resultante de la grabación, cuya autenticidad debe ser expedida por el secretario.
• En estos dos últimos casos, debe garantizarse la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a ellos por parte de los miembros del órgano colegiado.

Una vez realizada el acta, el secretario lo remitirá vía electrónica a los miembros del órgano colegiado quienes, a través de los mismos medios, pueden manifestar su conformidad o reparos al acta, a efectos de su aprobación, considerándose aprobada en la misma reunión si la respuesta por los miembros del órgano colegiado fuera afirmativa.