Inscripción de ficheros en materia de protección de datos personales

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La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y el Reglamento de desarrollo de la misma, definen el ?fichero? como ?todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso?, dotando a este concepto de una mayor amplitud por encima de cualquier software determinado.

Inscripción de ficheros

Como consta en la definición un fichero sujeto a la LOPD debe permitir el acceso a los datos «con arreglo a criterios determinados», por tanto debe contar con algún criterio de ordenación que permita recuperar datos de una persona determinada. Los más comunes son por ejemplo: Apellidos, nombre, número o código de cliente o factura, fecha, domicilio, teléfono, etc.

La LOPD se aplica a los datos personales incluidos en soportes no informáticos cuando puedan ser objeto de tratamiento, encontramos esto recogido en la definición que el Texto Legal realiza de “fichero no automatizado”: todo conjunto de datos de carácter personal organizado de forma no automatizada y estructurado conforme a criterios específicos relativos a personas físicas, que permitan acceder sin esfuerzos desproporcionados a sus datos personales, ya sea aquél centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica. En este caso podríamos citar ejemplos como; historias clínicas, currículums, facturas, grabaciones analógicas de audio o video de un sistema de video vigilancia, negativos fotográficos, etc.

Para los Tribunales el elemento determinante para identificar un fichero o un tratamiento no automatizado sometido a la legislación sobre protección de datos reside en que se trate de información estructurada en la que resulte posible recuperar los registros relativos a un individuo determinado. En este sentido la Sentencia de la Sección Primera de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional de 16 de febrero de 2006, ha establecido lo siguiente: “En realidad la existencia del "fichero" en el sentido legal es siempre precisa para que un tratamiento de datos personales esté sujeto al sistema de protección de la ley. En los casos de tratamiento automatizado de datos -siempre sometidos a la ley- es difícil imaginar la inexistencia de un fichero (aunque no se exija expresamente) puesto que los datos que se tratan mediante sistemas automatizados lo son siempre bajo unos criterios de estructura u organización previa”.

La LOPD establece el deber de notificar los ficheros, de forma que toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia de Protección de Datos. Deberán comunicarse a la Agencia de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable y en la dirección de su ubicación. (arts. 26.1 y 26.3, LOPD).

Aunque no se utilice una base de datos, puede existir un fichero objeto de inscripción (Ejmps: lista de clientes en un documento de un procesador de textos, una agenda de contactos profesionales, sistema de correo electrónico, fotografías digitales cuando se identifica al cliente, etc).

Tratamiento de datos en distintos soportes

Mención especial merece el “Tratamiento de datos en distintos soportes” (art. 56, RDLOPD), dado que un mismo fichero puede incluir recursos objeto de tratamiento automatizado y no automatizado.

La notificación de un fichero de datos de carácter personal es independiente del sistema de tratamiento empleado en su organización y del soporte o soportes empleados para el tratamiento de los datos.

Cuando los datos de carácter personal objeto de un tratamiento estén almacenados en diferentes soportes, automatizados y no automatizados o exista una copia en soporte no automatizado de un fichero automatizado sólo será precisa una sola notificación, referida a dicho fichero.

De lo establecido en la LOPT parece desprenderse que el concepto de fichero no va directamente vinculado a la exigencia de que el mismo se encuentre en una única ubicación, sino que será posible la existencia de ficheros distribuidos en lugares geográficos remotos entre sí, siempre y cuando la organización y sistematización de los datos responda a una conjunto organizado y uniformado de datos, sometido a algún tipo de gestión centralizada.

IMPORTANTE: La Agencia Española de Protección de Datos dispone en su website de un sistema para la inscripción de ficheros denominado NOTA, que facilita por medio de modelos predefinidos la inscripción de los ficheros más comunes como los de personal o clientes.

 

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