Legalización de Libros

Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

La presente instrucción introduce las siguientes novedades en relación con la presentación de libros:

• Todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
• La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
• El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley.
• No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
• Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
• Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
• En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
• En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
• Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
• Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
• De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
• A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.
• En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.
• Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicita.
• El soporte electrónico al que alude el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I. A estos efectos se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envío telemático.
• Los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, deberán serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente.
• Las anteriores reglas serán también de aplicación para la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
• Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo los requisitos establecidos en la disposición vigésimotercera de la norma.
• Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.

Libros susceptibles de legalización y de llevanza obligatoria

• Libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro de Diario, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales. (art. 25 de Código de Comercio ).
• Libro Registro de socios y de acciones nominativas (art. 104, 106 de LSC ).
• Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad, art. 26 de Código de Comercio y art. 106 de Reglamento del Registro Mercantil .
• El libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal conforme al art. 16 de Ley de Sociedades de Capital .
• Cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad, art. 329 de Reglamento del Registro Mercantil .
• Así mismo, podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual o de cualquier otra clase de libros, cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador. (art. 18 de Ley 14/2013, de 27 de septiembre ).

Entidades que deben legalizar los libros en el Registro Mercantil:

• Todos los empresarios (art. 25 de Código de Comercio )
• Los sujetos obligados a inscribirse en el Registro Mercantil (art. 81 de Reglamento del Registro Mercantil )
• Sociedades Profesionales, incluidas las Civiles Profesionales
• Los empresarios individuales que sean sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades en el Régimen de Estimación Directa
• Fundaciones, Asociaciones, etc.
• Sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

• Los profesionales.
• Las Sociedades Civiles que no realicen actividad mercantil.
• Las Comunidades de Bienes (Si sus comuneros).
• Las Herencias Yacentes.
• Las Cooperativas de ámbito estatal.

Solicitud de legalización.

Para la legalización de los libros, se efectuará una instancia por duplicado dirigida al Registro Mercantil que corresponda, reflejando:

• Nombre y apellidos del empresario individual o denominación de la sociedad o entidad, además de los datos de identificación registral, así como su domicilio.
• Relación de los libros cuya legalización se solicita, especificando se éstos se encuentran en blanco o si han sido formados mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como el número de folios u hojas de que se compone cada libro.
• Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
• Fecha de solicitud.

Acompañando a la solicitud deberán presentarse los libros que se pretenden legalizar

Una vez presentada la instancia y los libros a legalizar, se practicará en el libro Diario el correspondiente asiento de presentación. En dicho asiento, se hará constar la fecha de presentación de la instancia, la identificación del empresario solicitante y el número y clase de los libros a legalizar.

Libros formados por hojas encuadernadas.

Los libros que estén formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización de asientos deberán estar encuadernados de modo que no sea posible sustituirlos y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por orden cronológico.

Los espacios en blanco deberán se convenientemente anulados.

Libros digitales.

Los libros obligatorios podrán ser presentados en soporte digital.

Las anotaciones contables se harán con cualquier programa informático y para formar los libros se transformará en una hoja de cálculo soportada por el programa legalia del Registro Mercantil.

Plazo para la legalización.

Los libros deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. (30 de abril para ejercicios que coincidan con el año natural)

Si se solicita la legalización fuera de plazo, el Registrador lo hará constar en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro-fichero de legalizaciones.

Una vez solicitada la legalización de los libros, el Registro procederá a su legalización dentro de los quince días siguientes a su presentación.

Obligación de conservar los libros.

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 meses a partir del último asiento realizado en los libros.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservar los libros y otra documentación. En el caso de fallecimiento del empresario la obligación de conservar los libros recaerá sobre sus herederos. En el caso de que la sociedad se disuelva, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicha obligación.

Sin embargo, la legislación tributaria establece otros plazos. La Ley General Tributaria establece que prescriben a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por esta razón, la normativa tributaria obliga a conservar los libros, documentos y justificantes durante 4 años.

BASE JURÍDICA

- Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

- Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.