Obligaciones contables y registrales en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE desde 08 de Agosto de 2019
  • Orden: Fiscal
  • Fecha última revisión: 08/08/2019

Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas estarán obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo que deban constar en sus declaraciones, a aportarlos juntamente con las declaraciones del Impuesto, cuando así se establezca y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto. (Art. 68 del RIRPF)

El Real Decreto 1461/2018, de 21 de diciembre (en vigor desde el 01/01/2019), modifica el apartado 10 del artículo 68 del RIRPF, disponiendo lo siguiente:

"Los contribuyentes distintos de los previstos en el apartado 2 anterior estarán obligados a llevar los libros registros establecidos en los apartados anteriores de este artículo aun cuando lleven contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio".

NOVEDAD

- Publicada, en el BOE del  17/07/2019, la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. La Orden resultará de aplicación a las anotaciones registrales correspondientes al ejercicio 2020 y siguientes. [Novedades en la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)]

La finalidad de la Orden es homogenizar los libros-registro a efectos del IRPF con los exigidos por la normativa del Impuesto sobre el Valor añadido, de manera que ambos puedan ser compatibles.

La novedad más importante es la exigencia de incluir en el registro de facturas de ingresos y gastos el Número de Identificación Fiscal del contraparte de la operación, tal como se exige en los libros-registro de IVA. Hay que tener en cuenta que una operación anotada de manera incorrecta o incompleta puede considerarse inválida, lo cual supondría, en el caso de tratarse de un gasto, la consideración del mismo como no deducible. De ahí la importancia de poner el mayor cuidado en el registro de las operaciones. 

La Agencia Tributaria pretende dar seguridad jurídica al contribuyente. Por ello incrementa el detalle de los libros de manera que pueda saberse con certeza el contenido mínimo exigible. Asimismo, anuncia la publicación en su página web de un formato de libros-registro, a fin de asistir al contribuyente en sus obligaciones. 

Normativa básica: 

Las obligaciones contables y registrales de las rentas derivadas del ejercicio de actividades económicas, obtenidas por empresarios individuales o profesionales, dependen del:

  • Régimen de determinación del rendimiento (estimación directa, estimación directa simplificada, estimación objetiva)

  • Tipo de actividad de que se trate (empresarios mercantiles, empresarios no mercantiles, profesionales)

Ampliar información en:

Empresarios mercantiles en estimación directa normal

Habrán de llevar Contabilidad ajustada a lo indicado en el Código de Comercio.  (→ No tienen la consideración de actividades empresariales mercantiles las agrícolas, las ganaderas y las actividades de artesanía, siempre que en este último caso las ventas de los objetos construidos o fabricados por los artesanos se realicen por éstos en sus talleres. El resto de actividades empresariales se reputan mercantiles)

Empresarios no mercantiles en estimación directa normal y todos los empresarios en estimación directa simplificada: 

  • Libro registro de ventas e ingresos
  • Libro registro de compras y gastos
  • Libro registro de bienes de inversión

En el caso de los profesionales acogidos a estimación directa simplificada, quienes fueran titulares de diversos establecimientos situados en el ámbito de aplicación del impuesto, podrán llevar los libros en cada uno de ellos, anotando por separado las operaciones efectuadas; esto siempres y cuando los asientos resúmen se trasladen a los libros registro generales que deben llevarse en el domicilio fiscal. 

Profesionales en estimación directa (en cualquiera de sus modalidades)

  • Libro registro de ingresos
  • Libro registro de gastos
  • Libro registro de bienes de inversión
  • Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Empresarios y profesionales en estimación objetiva

  • Libro registro de bienes de inversión (→ ÚNICAMENTE los contribuyentes que deduzcan amortizaciones)
  • Libro registro de ventas e ingresos (→ ÚNICAMENTE los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales)

Los empresarios y profesionales en estimación objetiva deberán anotar las subvenciones corrientes y de capital, incluyendo los criterios de imputación y las indemnizaciones (esto aparte de las anotaciones generales exigidas en todos los libros según la Orden HAC/773/2019). Si tuvieras operaciones realizadas en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca en el Impuesto sobre el Valor Añadido, consignarán separadamente el importe reintegrado de la compensación. 

⇒ Deberán conservar, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas emitidas de acuerdo con lo previsto en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y las facturas o justificantes documentales de otro tipo recibidos.

⇒ Deberán conservar los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados de conformidad con lo que, en su caso, prevea la Orden Ministerial que los apruebe.

Entidades en régimen de atribución de rentas. 

Las entidades en atribución de rentas que desarrollen actividades económicas deberán llevar unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes. La llevanza de estos libros se ajustará a los criterios generales establecidos en la orden HAC/773/2019, de 28 de junio.

***

NOVEDAD introducida por el RD 1461/2018, de 21 de diciembre (en vigor desde el 01/01/2019), que modifica el apartado 10 del artículo 68 del RIRPF, disponiendo lo siguiente:

"Los contribuyentes distintos de los previstos en el apartado 2 anterior estarán obligados a llevar los libros registros establecidos en los apartados anteriores de este artículo aun cuando lleven contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio".

Es decir, los contribuyentes que no desarrollen actividades empresariales en estimación directa normal, tendrán la obligación de llevar los libros registros aun cuando lleven la contabilidad ajustada al Código de Comercio. La llevanza de una contabilidad oficial por parte de estos contribuyentes puede hacerse de manera voluntaria, pero no los exime de la obligación de llevar los libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión. Hasta la publicació del Real Decreto sí estaban exentos.

CUADRO - RESUMEN

MÉTODO OBLIGACIONES REGISTRALES
Estimación directa normal

Actividades mercantiles: Contabilidad ajusta al Código de Comercio

Actividades no mercantiles: Libros registros de: 

  • Ventas e ingresos
  • Compras y gastos
  • Bienes de inversión 

Actividades profesionales: Libros registros de:

  • Ventas e ingresos
  • Compras y gastos
  • Bienes de inversión 
  • Provisiones de fondos y suplidos
Estimación directa simplificada

General: Libros registros de: 

  • Ventas e ingresos
  • Compras y gastos
  • Bienes de inversión

Actividades profesionales:

  • Ventas e ingresos
  • Compras y gastos
  • Bienes de inversión 
  • Provisiones de fondos y suplidos
Estimación objetiva

Facturas emitidas, facturas recibidas y justificantes documentales

En caso de practicar amortizaciones:

  • Libro de registro de bienes de inversión

Para las actividades cuyo rendimiento se fija en función del volumen de operaciones (agrícolas, ganaderas, forestales y de transformación de productos naturales):

  • Libro de registro de ventas e ingresos

Requisitos formales (art. 9 Orden HAC/773/2019, de 28 de junio)

1. Todos los libros registros  deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todo caso, por trimestres y años naturales.

2. Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros. Cuando la factura u otro documento justificativo se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro, tendrá que efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registros.

3. Cuando los libros sean llevados por medios electrónicos o informáticos se deberán conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En el caso de que los libros no se lleven en formato electrónico será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros mencionados en el apartado anterior.

4. Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 38 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, deberán llevar libros independientes para cada una de ellas. En el caso de que los libros registros no se lleven en formato electrónico se deberá hacer constar en el primer folio la actividad a que se refieren.

Plazo para las anotaciones registrales (art. 10 Orden HAC/773/2019, de 28 de junio)

1. Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán hallarse asentadas en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados a que se refieren los artículos 109 a 112 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

2. No obstante, las operaciones efectuadas por el sujeto pasivo respecto de las cuales no se expidan facturas, deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado en el apartado anterior.

3. Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período impositivo en que proceda efectuar su deducción.

Rectificación de las anotaciones registrales (art. 11 Orden HAC/773/2019, de 28 de junio)

Cuando los empresarios o profesionales hubieran incurrido en algún error u omisión al efectuar las anotaciones registrales a que se refieren los artículos anteriores deberán rectificarlas inmediatamente que se adviertan. Esta rectificación deberá efectuarse mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período trimestral de liquidación del pago fraccionado correspondiente, la totalidad de los ingresos y gastos del periodo, una vez practicada dicha rectificación.

Compatibilidad con otros libros (art. 12 Orden HAC/773/2019, de 28 de junio)

Los libros registros regulados en esta orden podrán ser utilizados a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.

Obligación de conservación y puesta a disposición de la Administración de facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones anotadas en los libros registros. (art. 13 Orden HAC/773/2019, de 28 de junio)

De conformidad con lo establecido en el apartado 1 del artículo 68 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, los contribuyentes de este Impuesto estarán obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones, gastos, e ingresos de cualquier tipo que hayan sido objeto de reflejo en los libros registros establecidos en la presente orden, y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Actividades empresariales
Anotaciones registrales
Impuesto sobre el Valor Añadido
Estimación directa
Libro registro
Estimación directa simplificada
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Contribuyentes del IRPF
Estimación objetiva
Actividades económicas
Método de estimación directa normal
Número de identificación fiscal
Volumen de operaciones
Seguridad jurídica
Empresario individual
Registro Mercantil
Método de estimación IRPF
Entidades en régimen de atribución de rentas
Domicilio fiscal
Rendimientos netos
Obligaciones de facturación
Actividad agrícola
Pesca
Régimen de atribución de rentas
Comuneros
Actividades profesionales
Liquidación del pago fraccionado
Omisión
Período impositivo

Ley 35/2006 de 28 de Nov (IRPF -Impuesto sobre la renta de las personas físicas-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 285 Fecha de Publicación: 29/11/2006 Fecha de entrada en vigor: 01/01/2007 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

Real Decreto 1624/1992 de 29 de Dic (Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido -IVA-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 314 Fecha de Publicación: 31/12/1992 Fecha de entrada en vigor: 01/01/1993 Órgano Emisor: Ministerio De Economia Y Hacienda

Real Decreto 439/2007 de 30 de Mar (Reglamento del IRPF y modifica el Real Decreto 304/2004 -Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 78 Fecha de Publicación: 31/03/2007 Fecha de entrada en vigor: 01/04/2007 Órgano Emisor: Ministerio De Economia Y Hacienda

Real Decreto 1619/2012 de 30 de Nov (Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 289 Fecha de Publicación: 01/12/2012 Fecha de entrada en vigor: 01/01/2013 Órgano Emisor: Ministerio De Hacienda Y Administraciones Publicas

Orden HAC/773/2019 de 28 de Jun (Llevanza de libros registros en el IRPF) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 170 Fecha de Publicación: 17/07/2019 Fecha de entrada en vigor: 01/01/2020 Órgano Emisor: Ministerio De Hacienda

Real Decreto 1461/2018 de 21 de Dic (Modificación del Reglamento del IRPF, en materia de deducciones en la cuota diferencial por circunstancias familiares, obligación de declarar, pagos a cuenta, rentas vitalicias aseguradas y obligaciones registrales) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 308 Fecha de Publicación: 22/12/2018 Fecha de entrada en vigor: 23/12/2018 Órgano Emisor: Ministerio De Hacienda

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