Externalización de gestión de nominas en materia de protección de datos en las relaciones laborales

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En el caso en que la empresa facilite los datos a una gestoría con la finalidad de que ésta confeccione nóminas, la empresa contratada es la encargada del tratamiento de los datos de carácter personal siguiendo el Art. 12 ,LOPD

 

Externalización de la gestión de las nóminas

Con los objetivos de reducir costes y buscar especialización cada vez son más las empresas que optan por la externalización de la gestión de las nóminas. En este punto entran en juego asesorías y gestorías que para el desarrollo de su actividad deben acceder a datos personales de empleados o clientes. La normativa sobre protección de datos exige unas garantías que es necesario observar para evitar fuertes sanciones. En este sentido la LOPD define como encargado del tratamiento, de la siguiente manera:

En concreto, en el caso en que la empresa facilite los datos a la gestoría precisamente con la finalidad de que por la misma se desarrollen las debidas actividades de tratamiento de los datos, por lo que será la cliente quien decida sobre la finalidad y uso de la información, aquella tendrá la condición de responsable del fichero y deberá notificar su existencia al Registro General de Protección de Datos.

Dado que en este caso nos encontraremos ante un supuesto en que la gestoría tendrá la condición de encargado del tratamiento, la relación entre ambas entidades deberá someterse a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley.”

El acceso a los datos por cuenta de terceros es una figura regulada por el artículo 12LOPD, que establece la necesidad de regulación en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. Los artículos 20 y siguientes del RDLOPD han regulado los detalles de estas prestaciones con acceso a datos. A modo de resumen debemos destacar:

  • El encargo se regulará mediante un contrato que deberá constar por escrito o de alguna otra manera que permita acreditar su celebración y contenido (queda excluido el contrato verbal).
  • El contrato previsto por el artículo 12LOPD debe tener un contenido ajustado al tratamiento de datos personales que regule (no puede realizarse una mera repetición del precepto citado).
  • Es muy relevante tener en cuenta las necesidades específicas de seguridad en particular cuando el tratamiento se realice en los soportes del encargado.
  • Las condiciones para la destrucción o devolución de los datos de carácter personal al responsable del tratamiento, podrá consistir en su entrega a un nuevo encargado.
  • Si el encargado acude a la subcontratación, habrá de ser autorizado para ello por el responsable. Para ello caben dos posibilidades.
  1. La subcontratación puede preverse en el propio contrato con el encargado ya sea con indicación de la empresa subcontratista autorizada ya con la definición de los supuestos de subcontratación.
  2. La autorización sobrevenida del responsable a petición del encargado.
  • En uno u otro caso el responsable debe conocer la identidad del subcontratado y entre el en-cargado y esté último debe celebrarse un contrato (art. 12, LOPD).
  • Pueden encargarse tareas específicas al encargado como la atención de los derechos de acceso, rectificación y cancelación o la llevanza del documento de seguridad.
  • El RDLOPD permite al encargado conservar bloqueados los datos, cuando exista una responsabilidad u obligación legal que lo justifique.

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