Protección de datos en la gestión de personal por parte de Recursos humanos

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral
  • Fecha última revisión: 03/03/2016

El artículo 5 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, establece el derecho de información en la recogida de datos; constituyendo un deber impuesto en general a los responsables de los tratamientos, de tal suerte que, en principio, será necesario informar al afectado del tratamiento de sus datos de carácter personal, tanto en los supuestos en que el mismo cuenta con el consentimiento del mismo como en los casos en que el tratamiento se encuentra habilitado por otras causas (art. 6, LOPD).

Gestión de personal: procesos de captación y uso de su información.

1.- Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:

  • a) De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
  • b) Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
  • c) De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
  • d) De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
  • e) De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de trámite, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento.

2.- Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior.

3.- No será necesaria la información a que se refieren las letras b, c y d del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban.

4.- Cuando los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad, del contenido del tratamiento, de la procedencia de los datos, así como de lo previsto en las letras a, d y e del apartado 1 del presente artículo.

5.- No será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior, cuando expresamente una ley lo prevea, cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agencia Española de Protección de Datos o del organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias.

Asimismo, tampoco regirá lo dispuesto en el apartado anterior cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, en cuyo caso, en cada comunicación que se dirija al interesado se le informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten.

En el ámbito de la gestión de personal las empresas han de prestar atención tanto en el procedimiento que se escoja para la información como en el momento en el que se proceda a la captación de datos personales. En este punto hemos de desarrollar los siguientes apartados:

PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL

El tratamiento de los datos personales empieza cuando el futuro trabajador se presenta para cubrir un puesto vacante. Para ello deben tenerse en cuenta algunos aspectos:

  • a) Disponer de impresos tipo para la formalización del currículo, seguido de un procedimiento de formalización y entrega de los mismos por los candidatos. Esta medida permitirá no sólo informar adecuadamente sino definir con precisión el tipo de datos a tratar, establecer las medidas de seguridad etc.
  • b) Si para la selección de personal se realiza algún tipo de anuncio o convocatoria pública debería incluirse en ella la información sobre el derecho de información en la recogida de datos (art. 5, LOPD).
  • c) Fiar procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de conocer las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento de sus datos personales para los supuestos de presentación directa por el candidato de su currículum sin habérselo solicitado. El RLOPD indica que el deber de información deberá llevarse a cabo a través de un medio que permita acreditar su cumplimiento, debiendo conservarse mientras persista el tratamiento de los datos del afectado.
  • d) En casos de grupos de empresas o de cualquier otra fórmula de colaboración empresarial debe tenerse en cuenta que la cesión de los datos contenidos en el currículum, o del propio documento debe contar con el consentimiento del candidato.

CONTRATACIÓN

El contrato de trabajo es un medio adecuado para informar al trabajador respecto del tratamiento que se realizará respecto de sus datos. No obstante:

El contrato de trabajo constituye un medio adecuado para ofrecer información sobre los tratamientos directamente relacionados con la prestación laboral. No así para otros tratamientos ya que en este caso es distinto información de manifestación de consentimiento

No exime del deber información sobre todos aquellos nuevos tratamientos de datos personales que la empresa decida realizar con carácter posterior al nacimiento de la relación laboral.

DESARROLLO DE LA PRESTACIÓN LABORAL

Será necesario informar al trabajador en todos aquellos casos en los que se produzcan cambios que afecten al tratamiento de los datos personales como la aparición de nuevas finalidades o de nuevos tratamientos.

RELACIONES CON LOS REPRESENTANTES SINDICALES

La LOPD define “Afectado o interesado” como la “persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento” por lo que es sobre este interesado sobre el que ha de aplicarse el principio del deber de información. No obstante, en aquellos tratamientos que repercuten sobre el conjunto de los trabajadores resulta muy recomendable informar con carácter previo a la representación de éstos ya que facilita el conocimiento y la comprensión general de los mismos (Ejmp: controles empresariales por video-vigilancia, controles sobre la navegación en internet, controles biométricos para registrar la entrada, salida o presencia en el puesto, etc).

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