Funciones de los Registros Mercantiles Territoriales: constatar la existencia de empresarios y otros sujetos, legalización de los libros de los empresarios, nombramiento de auditores y expertos independientes, deposito y publicidad de las cuentas anuales

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En cuanto al sistema de organización del Registro Mercantil en el ordenamiento español, el mismo se configura en base a un sistema provincial, descentralizado (de forma que su competencia se extiende a la provincia en la que radique), por lo que se crean los Registros Mercantiles territoriales (los cuales concentran el peso del sistema registral español).

No obstante, en virtud de la reforma llevada a cabo para adaptar el sistema a la regulación europea, se creó además un Registro Mercantil Central (con funciones básicamente informativas), que no mantiene una relación jerárquica con los registros territoriales y que se distingue de los territoriales por las funciones que desempeñan unos y otros.

 

 

Los Registros Mercantiles territoriales se ubican físicamente en  la capital de cada Provincia y en Ceuta y Melilla y determinadas islas. Los mismos están a cargo de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles y son organismos dependientes del Ministerio de Justicia a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN).

Los Registros pueden tener uno o varios titulares, según el volumen de trabajo que haya en el mismo, acordándose en el segundo caso los criterios de distribución de asuntos, que deberán ser aprobados por la DGRN.

El criterio de atribución de competencia territorial es el del domicilio del sujeto inscribible.

Alguno de los libros que se llevan en Registros Mercantiles territoriales son:

  • Libro Diario de presentación,
  • Libro de inscripciones,
  • Libro-fichero de legalizaciones,
  • Libro de depósito de cuentas y
  • Libro de nombramiento de expertos independientes y de auditores.

Funciones de los registros territoriales

Las funciones de los registros territoriales son las siguientes:

1. Hacer constar la existencia de empresarios y otros sujetos, así como de determinadas circunstancias que les afectan.

2.Legalización de los libros de los empresarios (tanto individuales como sociales); puesto que los libros de llevanza obligatoria (libro de inventarios y cuentas anuales, libro diario, y, si existen, libros de actas, libro registro de acciones nominativas de la SA o SC por acciones y libro registro de socios de las SRL) deben legalizarse. Sin embargo, los libros facultativos (libros de detalle del libro diario, libros auxiliares de contabilidad y libros de las sucursales) son de legalización facultativa.

Con la legalización, se trata de evitar que los libros sean corregidos o sustituidos para beneficiar el empresario en perjuicio de terceros, para lo cual el Registrador hará constar en la primera página del libro una diligencia firmada en la que se identifica al empresario y se describe el libro, el número de folios (que serán todos sellados) y el sistema de sellado.

La regla general establece que el libro ha de ser legalizado antes de su utilización, no obstante, se admite excepcionalmente la legalización de hojas ya rellenadas, siempre que se presenten encuadernadas y numeradas correlativamente antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio.

El Registrador competente para la legalización es el del domicilio del empresario, pero si tras la legalización éste cambiase de domicilio, la legalización no perderá su validez. Los empresarios individuales pueden obtener la legalización aunque no se hayan inscrito en el Registro (pues su inscripción es facultativa), pero si la inscripción es obligatoria sólo se obtendrá la legalización una vez practicada la correspondiente inscripción.

3.Nombramiento de auditores.  El Art. 265 ,Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio (modificado por la Ley 15/2015, de 2 de julio) dispone lo siguiente acerca del nombramiento de auditores: (1)

"Cuando la junta general no hubiera nombrado al auditor antes de que finalice el ejercicio a auditar, debiendo hacerlo, o la persona nombrada no acepten el cargo o no pueda cumplir sus funciones, los administradores y cualquier socio podrán solicitar del Secretario judicial o Registrador mercantil del domicilio social la designación de la persona o personas que deban realizar la auditoría.

En las sociedades anónimas, la solicitud podrá ser realizada también por el comisario del sindicato de obligacionistas.

En las sociedades que no estén obligadas a someter las cuentas anuales a verificación por un auditor, los socios que representen, al menos, el cinco por ciento del capital social podrán solicitar del Secretario judicial o Registrador mercantil del domicilio social que, con cargo a la sociedad, nombre un auditor de cuentas para que efectúe la revisión de las cuentas anuales de un determinado ejercicio siempre que no hubieran transcurrido tres meses a contar desde la fecha de cierre de dicho ejercicio.

La solicitud dirigida al Registrador mercantil se tramitará de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.

Si el nombramiento se instará ante el Secretario judicial, se seguirán los trámites establecidos en la legislación de jurisdicción voluntaria.

 La resolución del Registrador mercantil por la que se acuerde o rechace el nombramiento será recurrible de conformidad con las previsiones del Reglamento del Registro Mercantil. La resolución del Secretario judicial será recurrible ante el Juez de lo Mercantil."

4. Nombramiento de expertos independientes. La ley establece que, en determinados casos, el Registrador mercantil está obligado a nombrar experto independiente (con profesión relacionada con el bien a valorar o peritos) para supervisar una determinada operación (ejemplos: supuestos de constitución de sociedad o aumento de capital con cargo a aportaciones no dinerarias; la valoración del tipo de canje en determinadas operaciones de modificación estructural). En la resolución en la que se nombra el experto, se determinará su retribución o los criterios para su cálculo. El Registrador dispone de un amplio margen de discrecionalidad para el nombramiento, pero ha de respetar las normas de incompatibilidad de los peritos de la LEC, pues los expertos se encuentran sometidos a las mismas. Además, para evitar que este margen de discrecionalidad pudiera dar lugar a malas prácticas de los Registradores, el nombramiento como experto de un mismo sujeto por segunda vez en un año se deberá notificar a la DGRN.

5.Depósito y publicidad de las cuentas anuales. Las cuentas anuales, el informe de gestión y el informe de los auditores, si es que este existe, han de presentarse para su depósito en el plazo de un mes desde su aprobación, en el Registro Mercantil. El Registrador dispone de 15 días desde la presentación para calificar formalmente las cuentas anuales. Si la calificación es positiva el Registrador practicará el correspondiente asiento en la hoja de la sociedad. En relación con ello, la Ley de Sociedades de Capital regula la imposición de sanciones a las sociedades ante la falta de depósito de las cuentas anuales; por otro lado, los empresarios que no estén obligados a presentar las cuentas anuales en el Registro (empresarios individuales, principalmente) podrán hacerlo voluntariamente en el Registro mercantil de su domicilio, siempre que figuren inscritos (Art. 365 ,reglamento del registro mercantil), por lo que no habrá consecuencias para el no depósito de cuentas de estos empresarios, puesto que lo hacen voluntariamente. 

(1) A partir del 01/01/2016, por la publicación de la Ley 22/2015, de 20 de julio, el Art. 265 ,Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio tendrá la siguiente redacción:

"1. Cuando la junta general no hubiera nombrado al auditor antes de que finalice el ejercicio a auditar, debiendo hacerlo, o la persona nombrada no acepte el cargo o no pueda cumplir sus funciones, los administradores y cualquier socio podrán solicitar del registrador mercantil del domicilio social la designación de la persona o personas que deban realizar la auditoría.

En las sociedades anónimas, la solicitud podrá ser realizada también por el comisario del sindicato de obligacionistas.

2. En las sociedades que no estén obligadas a someter las cuentas anuales a verificación por un auditor, los socios que representen, al menos, el cinco por ciento del capital social podrán solicitar del registrador mercantil del domicilio social que, con cargo a la sociedad, nombre un auditor de cuentas para que efectúe la revisión de las cuentas anuales de un determinado ejercicio siempre que no hubieran transcurrido tres meses a contar desde la fecha de cierre de dicho ejercicio.

3. La solicitud de nombramiento de auditor y su designación se realizarán de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil. Antes de aceptar el nombramiento el auditor de cuentas deberá evaluar el efectivo cumplimiento del encargo de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora de la actividad de auditoría de cuentas."

 

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