Relaciones con sindicatos en materia de protección de datos

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Laboral

Relaciones con los sindicatos. Comunicaciones de datos, tablones, censos.

Con el fin de garantizar la efectividad en el ejercicio de su función representativa, las leyes conceden a los representantes de los Trabajadores un conjunto de derechos, competencias y funciones para los resulta imprescindible el tratamiento de datos personales y del establecimiento de ciertos flujos de datos habitualmente mediante comunicaciones de éstos desde la empresa. Ver comentarios "Comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas" y "Garantías y derechos de los representantes de los trabajadores"

Publicaciones de datos personales en tablones

En las empresas o centros de trabajo, siempre que sus características lo permitan, se pondrá a disposición de los delegados de personal o del comité de empresa un local adecuado en el que puedan desarrollar sus actividades y comunicarse con los trabajadores, así como uno o varios tablones de anuncios. La representación legal de los trabajadores de las empresas contratistas y subcontratistas que compartan de forma continuada centro de trabajo podrán hacer uso de dichos locales en los términos que acuerden con la empresa (art. 81, ET y RD Ley 5/2006, de 9 de junio). Actualmente, resulta facil encontrar en este tipo de tablones  notas informativas, anuncios, convocatorias, declaraciones, sentencias, etc. Cuando estos documentos contienen datos personales la simple publicación de éstos constituye un tratamiento que puede comportar el acceso a datos por terceros carentes de legitimación. Ello obliga a tener en cuenta:

  • a) Será responsable del tratamiento de datos en el tablón de anuncios y por tanto de las informaciones publicadas en el mismo, aquél órgano u organización que decida sobre su uso y finalidad y sitúe materialmente la información en él.
  • b) Debe considerarse el espacio físico o virtual concreto en el que se situará el tablón con la finalidad de que, en caso de contener información personal, ésta sólo resulte visible a los usuarios legitimados para consultarla.

Del mimo modo, la evolución tecnológica ha dado lugar a que estos tablones se ofrezcan online, bien en espacios cedidos por la propia empresa, bien en dominios pertenecientes al propio sindicato. Los Tribunales se han encargado de matizar que los tablones sindicales online se sitúen en las intranet de la empresa, nunca en Internet.

Es recomendable considerar la posibilidad de que los tablones impidan el acceso a la información por terceros no autorizados.

Acceso a datos por el comité de empresa

Conforme al artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores el comité de empresa, tendrá derecho a: ser informado de todas las sanciones impuestas por faltas muy graves y a recibir la copia básica de los contratos y la notificación de las prórrogas y de las denuncias correspondientes a los mismos en el plazo de diez días siguientes a que tuvieran lugar. Respetando la norma legal, este acceso potencial a datos personales debe estar regido por el cumplimiento estricto de los principios de protección de datos, y en particular:

Únicamente podrán cederse datos en aquellos casos en los que resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de los deberes que el Estatuto de los Trabajadores establece para la empresa.

Los destinatarios de la información serán los previstos por la norma que habiliten para la cesión.

Los miembros del comité de empresa y éste en su conjunto, así como, en su caso, los expertos que les asistan, deberán observar el deber de sigilo con respecto a aquella información que, en legítimo y objetivo interés de la empresa o del centro de trabajo, les haya sido expresamente comunicada con carácter reservado. En todo caso, ningún tipo de documento entregado por la empresa al comité podrá ser utilizado fuera del estricto ámbito de aquélla ni para fines distintos de los que motivaron su entrega. El deber de sigilo subsistirá incluso tras la expiración de su mandato e independientemente del lugar en que se encuentren (art. 65, ET).

Cesiones de datos personales a los sindicatos

La cesión de datos más común a las organizaciones sindicales es la relativa al cobro de la cuota sindical en el pago de la nómina. Puesto que se trata de una solicitud que debe realizar el propio trabajador sólo con el consentimiento expreso y por escrito del afectado podrán ser objeto de tratamiento los datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias. Se exceptúan los ficheros mantenidos por los partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos relativos a sus asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesión de dichos datos precisará siempre el previo consentimiento del afectado (art. 7.2, LOPD).

El tratamiento de estos datos requiere:

  • a) Utilizar impresos o modelos de solicitud en los que el trabajador autorice de modo expreso y por escrito el tratamiento.
  • b) Limitar el uso de estos datos a la finalidad de cobrar la cuota y transferir las cantidades a la organización sindical.
  • c) Si el tratamiento se da exactamente en los términos y para las finalidades aquí descritas el nivel de seguridad será básico.

Igualmente resulta necesario hacer mención al envío de información sindical a través del correo electrónico. Esta actividad requiere el tratamiento de datos personales puesto que, como en reiteradas ocasiones se ha señalado una dirección electrónica es un dato personal.

El Tribunal Constitucional ha señalado que el envío de este tipo de mensajes de correo electrónico  constituye un derecho de los sindicatos amparado por el derecho fundamental la libertad sindical (STC 281/2005). No obstante deben darse ciertas condiciones como que la empresa disponga del servicio de correo electrónico, que los envíos se realicen de modo proporcional y no perjudique el normal funcionamiento de la organización.

Cuando se den las circunstancias anteriores existirá legitimación para que se produzca una cesión de datos personales a los sindicatos. Sin embargo deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

  • a) Existen procedimientos automatizados que pueden permitir la satisfacción del derecho a la libertad sindical sin necesidad de realizar una cesión y, por tanto minimizando los riesgos y las obligaciones de cumplimiento normativo para el empresario y el sindicato.
  • b) La comunicación de datos se limitará a los estrictamente necesarios.
  • c) El dato se utilizará estrictamente para la finalidad para la que fue cedido.
  • d) El sindicato como cesionario está obligado a cumplir con las previsiones de la LOPD.
  • e) El sindicato debe satisfacer el derecho de oposición de los trabadores salvo en el supuesto de elecciones sindicales, momento en el cual prevalece la libertad sindical respecto del derecho a la protección de datos.

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