Requisitos para considerar gastos como deducibles para los autónomos: Facturación

Como ya se ha adelantado anteriormente, la mera contabilización de un gasto no da derecho a su deducción, ya que además de estar afecto a la actividad que desarrolle el autónomo, el gasto debe constar fehacientemente en una factura. Este último requisito, sus particularidades y excepciones será lo que nos ocupe en este tema.

En palabras Sentencia ADMINISTRATIVO Nº 318/2019, Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, Sala de lo Contencioso, Sección 1, Rec 265/2016 de 28 de Marzo de 2019.: "la realidad deberá de ir acompañada de una prueba con la acreditación de esos gastos mediante facturas, y no mediante su simple contabilización, ya que el mero apunte contable nada dice por sí solo ... deberá de ser acreditada y patentizada su realidad mediante algo más que un mero asiento contable, porque así lo exige el artículo 114 de la Ley General Tributaria [hoy artículo 105 de la LGT], que atribuye la prueba de los hechos constitutivos de un derecho a aquel que lo alega, y en el presente caso, quien pretende beneficiarse como gasto deducible por ser necesario para la obtención de los ingresos".

Todo lo relativo a esta obligación de facturar se recoge en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación:

IVA

La obligación de facturar de los empresarios y profesionales se recoge en el artículo 29.2.e) de la Ley General Tributaria, en el artículo 164, apartado Uno, número 3º de la LIVA, y, en el artículo 2.1 del Reglamento de facturación.

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

IRPF

De acuerdo con el artículo 26 del Reglamento de Facturación, los autónomos estarán obligados a expedir factura y copia de esta por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad cuando:

• Determinen dichos rendimientos por el método de estimación directa, con independencia del régimen a que estén acogidos a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Aquellos que se se encuentren acogidos al método de estimación objetiva en el IRPF que determinen su rendimiento neto en función del volumen de ingresos.

Como particularidad se establece que aquellas operaciones realizadas en el desarrollo de actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca del IVA, su justificación se realizará a través de la expedición del recibo previsto en el artículo 16.1 del Reglamento de Recaudación.

Para conocer con más detalle todos los requisitos a las obligaciones de facturación, tipos de facturas..., consulte el siguiente tema.

¿Para poder deducir un gasto puedo hacerlo mediante factura simplificada o se exige factura completa?

Tanto la factura simplificada (ticket) como la ordinaria (o factura completa) tienen una serie de elementos en común:

• Un número de serie.
• Fecha de expedición.
• Nombres y apellidos, o denominación social.
• NIF  y domicilio del emisor.
• Identificación de los bienes o servicios ofrecidos.
• Tipo impositivo aplicado. 

La única diferencia entre ambas, una diferencia trascendental, es que en la factura completa sí aparecen relejados los datos del receptor de los bienes o servicios, mientras que en el ticket o factura simplificada no. 

En qué se traduce esta diferencia, en que sí el autónomo se deduce gastos que no estén respaldados por una factura completa, es susceptible de ser objeto de una inspección y de sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

¿Significa esto que si hemos realizado un gasto que tenemos documentado únicamente en una factura simplificada o ticket no podamos deducirlo? La respuesta no resulta pacífica ya que en la práctica la Agencia Tributaria no considera como gastos deducibles aquellos consignados en factura simplificada ya que entiende que no permiten identificar quién es el beneficiario de los bienes y servicios. Por lo que la recomendación es no deducirlos. Hay que tener en cuenta que son deducibles en el IRPF, pero no en IVA. 

Dicho esto, resulta de especial interés traer aquí una Sentencia reciente del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en su reciente sentencia nº 318/2019 de 28 de marzo de 2019 en la que se pone en duda el criterio que habitualmente viene siguiendo la administración tributaria. La sentencia analiza de manera profusa esta cuestión, haciendo un recorrido por cómo ha ido evolucionando la jurisprudencia, tanto de tribunales inferiores como del Tribunal Supremo, a la hora de admitir otros medios probatorios distintos a la factura, para admitir un gasto como deducible.

En esta sentencia se señala que "deben estimarse deducibles aquellos gastos justificados en tickets (y no documentados en facturas) dada su evidente correlación en los desplazamientos realizados por el recurrente para el desarrollo de su actividad económica". El Tribunal señala (para el caso concreto) que la oficina gestora, sin examinar con un mínimo de rigor la vinculación de los gastos con la actividad, deniega los gastos por el único y exclusivo motivo de la observación formal, es decir, que no están justificados mediante el original de la factura, sino mediante tickets, los cuales, según la resolución económico-administrativa recurrida, no reúnen los requisitos previstos en el Reglamento de Facturación y en los que ni siquiera está identificado el destinatario de tales servicios.

Sin embargo, entiende el Tribunal que no hay obstáculo para considerar deducibles aquellos gastos justificados con tickets cuando responden a lo habitual de la actividad profesional del actor, acreditada por éste, y ello sin que la Administración, que se queda en lo puramente formal, ofrezca motivación alguna de rechazo de los gastos por razón de la ausencia de relación de los mismos con la actividad profesional declarada y de correlación con los ingresos de ésta.

Cabe resaltar algunos de los pasajes más relevante de esta resolución:

"Tal como ha venido reiterando la Sala en supuestos procesales similares, la efectiva relación de determinados gastos con los ingresos por actividades económicas o profesionales, presupuestos éstos, es cuestión fáctica que se encuentra sometida a las reglas de la carga de la prueba [regulada] en el artículo 105 de la vigente Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , tratándose con ello de aplicar en los procedimientos tributarios los principios generales en materia de distribución y carga de la prueba proclamados reiteradamente por la jurisprudencia en el sentido que compete en todo caso a cada parte la carga de probar su pretensión, regla esta que permite desplazar en determinados supuestos el onus probandi [la carga de la prueba] a quien se encuentra en mejor disposición de acreditar el hecho controvertido"

"(...) [a tenor del artículo 105 de la LGT] la carga probatoria se desplaza hacia quien aspira a acreditar que tales hechos son reveladores de otra relación distinta, cualesquiera sean las consecuencias tributarias que se deriven. La doctrina jurisprudencial viene admitiendo la validez del uso de las presunciones en el ámbito tributario, siempre que cualquier actuación no pueda acreditarse por pruebas de carácter objetivo; señalando la sentencia del Tribunal Supremo de 20 septiembre 2005 'que la mencionada clase de pruebas indiciarias o de presunciones no sólo son idóneas sino que son, incluso, necesarias y, a veces, imprescindibles cuando se trata de acreditar la simulación, especialmente en lo que se refiere al elemento subjetivo que la integra'.

Para la deducibilidad de los gastos, resulta pues exigible su correlación con los ingresos, de manera que aquellos coadyuven a la obtención de ingresos de la actividad empresarial desarrollada por la sociedad. Ha de partirse del principio que, salvo patente desproporción, no corresponde al sujeto pasivo probar la correlación de los gastos con los ingresos de la actividad más allá de lo que resulta de su declaración-liquidación y contabilización, por lo que habrá de ser la Inspección la que pruebe que, en contradicción con tal contabilidad, los gastos son ajenos a la actividad. La incertidumbre probatoria respecto de este extremo ha de perjudicar pues a la Administración, en virtud de las normas legales sobre la carga de la prueba, que no tienen otro alcance que el de señalar las consecuencias de la falta de prueba. No obstante, cumplida por la Administración tal carga de la prueba, debe ser el interesado quien peche con la carga de desvirtuar la prueba de adverso, mediante la oportuna contraprueba o prueba de lo contrario, debiéndose añadir que en cada caso la carga de la prueba podrá ser modulada por la regla de la facilidad probatoria".

En todo caso, a pesar de tratarse de una sentencia que ha de considerarse de forma aislada, cuyo fallo se basa en la posibilidad de determinar la relación entre gastos y actividad profesional habitual, el fallo podrá resultar de interés para aquellos litigios donde, pudiendo demostrarse la relación gasto-actividad se pretenda recurrir una eventual sanción por falta de justificación mediante factura.

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