Requisitos para considerar gastos como deducibles para los autónomos: Registro contable

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  • Estado: Redacción actual VIGENTE
  • Orden: Fiscal
  • Fecha última revisión: 04/06/2020

Si bien existen algunas excepciones, tener contabilizado un gasto es condición sine qua non para que el autónomo pueda deducirse un gasto.

Tanto la Ley que regula el IRPF como la que regula el IVA exigen como requisito necesario, que no suficiente, para poder deducir un gasto el que este esté debidamente registrado en la contabilidad del autónomo, salvo las excepciones previstas en la ley.

Artículo 95 de la LIVA

"No se entenderán afectos directa y exclusivamente a la actividad empresarial o profesional, entre otros:

los que no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo".

 

Articulo 22 del Reglamento del IRPF

"No se entenderán afectados:

2.º Aquellos que, siendo de la titularidad del contribuyente, no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad económica que esté obligado a llevar el contribuyente, salvo prueba en contrario".

 

Por tanto, el autónomo deberá recoger necesariamente en su contabilidad, libros registro en su caso, los gastos a deducir, reflejándolos adecuadamente en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio; no obstante la Ley permite que en algunos supuestos se recojan en una cuenta de reservas, e incluso se prevé que no se imputen contablemente como es el caso de los elementos patrimoniales que puedan amortizarse libremente o los contratos de arrendamiento financiero, entre otros.

A efectos de obligaciones contables hemos distinguir tres tipos de autónomos:

1. Los sujetos a estimación directa:

  • Deben llevar una contabilidad oficial.
  • Los libros contables obligatorios que han de llevar son:
    • Libro de inventario.
    • Libro de cuentas anuales.
    • Libro diario.
  • Los libros deben legalizarse y presentarse al final de cada ejercicio, en un plazo de cuatro meses.
  • Además de estos libros contables están obligados también a llevar una serie de libros registro del IVA e IRPF, los veremos a continuación.

2. Los sujetos a estimación directa simplificada. No están obligados a llevar contabilidad, pero sí una serie de libros registro.

3. Los sujetos al régimen de estimación objetiva o módulos. No están obligados a llevar contabilidad, pero en determinados supuestos deberán llevar algún libro registro.

 

Libros registro

Tanto en materia de IVA como en materia de IRPF la legislación obliga al autónomo a lleva un serie de libros en los que se reflejen de manera fiel su actividad económica.

* IVA

De acuerdo con el artículo 62 del Reglamento del IVA, Los empresarios o profesionales y otros sujetos pasivos del IVA deberán llevar, con carácter general y en los términos dispuestos por el ;RIVA, los siguientes libros registros:

  • Libro registro de facturas expedidas.
  • Libro registro de facturas recibidas.
  • Libro registro de bienes de inversión.
  • Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Para ampliar información, puede consultar la siguiente información: 

Libros Registros del Impuesto sobre el Valor Añadido

Orden por la que se desarrolla la llevanza de los Libros registro del IVA a través de la Sede electrónica de la AEAT.

 

* IRPF

En el ámbito del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, el artículo 104 de la LIRPF y el artículo 68 del ;RIRPF, regulan las obligaciones formales, contables y registrales de los contribuyentes por este impuesto, de forma que los autónomos en función del régimen de estimación en el que se encuentren deberán llevar los siguientes libros contables:

  • Profesionales en estimación directa (en cualquiera de sus modalidades):
    • Libro registro de ingresos.
    • Libro registro de gastos.
    • Libro registro de bienes de inversión.
    • Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
  • Empresarios y profesionales en estimación objetiva o por módulos:
    • Libro registro de bienes de inversión (De llevanza obligatoria solo para aquellos autónomos que se deduzcan amortizaciones).
    • Libro registro de ventas e ingresos (Deberán llevar este libro únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales).
    • Además deberán anotar las subvenciones corrientes y de capital, incluyendo los criterios de imputación y las indemnizaciones. Si además tuviera registradas operaciones realizadas en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca en el IVA, consignarán separadamente el importe reintegrado de la compensación. 
    • Asimismo, deberán conservar:
      • Las facturas y justificantes de sus operaciones, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres.
      • Los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados de conformidad con lo que, en su caso, prevea la Orden Ministerial que los apruebe.

Para ampliar información:

 

Existen excepciones a la norma general que determina que el gasto ha de imputarse contablemente en el ejercicio en el que surja, así es posible incluir gastos contabilizados en una fecha posterior al devengo e ingresos anteriores, siempre que esta operativa de lugar a una tributación inferior a la que hubiese correspondido si se hubiese contabilizado en el período en el que surgió el gasto. Veamos por tanto, ¿cómo debemos proceder si nos hemos olvidado de contabilizar e imputar un gasto deducible en IRPF e IVA?

 

1. ¿Cómo lo contabilizamos?

Si nos hemos olvidado de registrar un gasto en un ejercicio anterior tendremos que proceder de anotarlo de acuerdo con lo previsto en la norma 22ª del Plan General Contable sobre los cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables establece:

"Cuando se produzca un cambio de criterio contable, que sólo procederá de acuerdo con lo establecido en el principio de uniformidad, se aplicará de forma retroactiva y su efecto se calculará desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga de información.
El ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores que se derive de dicha aplicación motivará, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas salvo que afectara a un gasto o un ingreso que se imputó en los ejercicios previos directamente en otra partida del patrimonio neto. Asimismo se modificarán las cifras afectadas en la información comparativa de los ejercicios a los que le afecte el cambio de criterio contable.

En la subsanación de errores relativos a ejercicios anteriores [que es lo que aquí nos interesa] serán de aplicación las mismas reglas que para los cambios de criterios contables; por tanto para registrar un gasto de un ejercicio anterior no podemos usar la cuenta del grupo 6 que correspondería en su caso, sino que debemos utilizar la cuenta 113 de reservas voluntarias
Por tanto, para registrar un gasto de un ejercicio anterior no podemos utilizar la cuenta del grupo 6 que correspondería según su naturaleza sino que utilizaremos por ejemplo la cuenta 113 de reservas voluntarias.

 

  • Si se trata de un gasto que nos hemos olvidado de contabilizar el asiento a realizar sería:

____________________________________________

(113) Reservas voluntarias (por el importe del gasto)
(472) Hacienda Pública, IVA soportado (si es deducible)

a (410) Acreedores por prestación de servicios
a (570) Caja
a "x"
_________________________________________

 

  • Si de lo que nos hemos olvidado es de contabilizar una amortización, el asiento a realizar sería:

 

____________________________________________

(113) Reservas voluntarias

a (281) Amortización acumulada de Inmovilizado Material
______________________________________________

 

Además de contabilizarlo como hemos señalado, la norma 22º nos indica que debemos hacer mención de este error por la falta de inclusión del gasto de que se trate y de subsanación en la MEMORIA de las cuentas anuales del ejercicio en el que se haya detectado y subsanado el error.

 

2. ¿Qué ocurre en estos supuestos con el derecho a deducirnos el IVA?

El apartado 3 del artículo 99.3 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, prevé este supuesto señalando que: "El derecho a la deducción solo podrá ejercitarse en la declaración-liquidación relativa al periodo de liquidación en que su titular haya soportado las cuotas deducibles o en las de los sucesivos, siempre que no hubiera transcurrido el plazo de cuatro años, contados a partir del nacimiento del mencionado derecho".


Por tanto, no habría ningún problema en deducir el IVA soportado en un determinado gasto que no hubiésemos contabilizado ni deducido en su momento; procederíamos incluyéndolo en el modelo 303 del período en el que se haga la corrección siempre y cuando no hayan trascurrido los 4 años a los que se refiere el artículo 99 que acabamos de mencionar.

 

3. ¿Podrá el autónomo deducir el gasto en IRPF?

Para responder a esta pregunta debemos partir de lo señalado en el artículo 14 de la Ley del IRPF:

"Regla general. Los ingresos y gastos que determinan la renta a incluir en la base del impuesto se imputarán al período impositivo que corresponda, de acuerdo con los siguientes criterios.

b) Los rendimientos de actividades económicas se imputarán conforme a lo dispuesto en la normativa reguladora del Impuesto sobre Sociedades, sin perjuicio de las especialidades que reglamentariamente puedan establecerse".

Por tanto, la normativa del IRPF nos remite a la normativa relativa al Impuesto de Sociedades. En concreto el artículo 11.3 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades nos indica que indica que "tratándose de gastos imputados contablemente en dichas cuentas en un período impositivo posterior a aquel en el que proceda su imputación temporal o de ingresos imputados en las mismas en un período impositivo anterior, la imputación temporal de unos y otros se efectuará en el período impositivo en el que se haya realizado la imputación contable, siempre que de ello no se derive una tributación inferior a la que hubiere correspondido por aplicación de las normas de imputación temporal que les resultasen de aplicación

De modo que si la imputación del gasto al ejercicio en que se ha realizado la corrección implicase que se produzca una menor tributación a la que hubiese correspondido si lo hubiese declarado en el ejercicio en el que efectivamente nació el gasto, porque por ejemplo haya cambiado el tipo impositivo, tendríamos que modificar mediante una declaración complementaria la declaración del IRPF del ejercicio en que debió imputarse.

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Impuesto sobre el Valor Añadido
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Libro registro
Bienes de inversión
Libros contables
Actividades empresariales
Actividades económicas
Estimación directa
Estimación directa simplificada
Criterios contables
Estimación objetiva
Cuentas anuales
Cuenta de pérdidas y ganancias
Prueba en contrario
Elementos patrimoniales
Contrato de arrendamiento financiero
Sujeto pasivo de IVA
Expedicion de facturas
Patrimonio neto
Operaciones intracomunitarias
Principios contables
Método de estimación directa normal
Rendimientos netos
Volumen de operaciones
Actividad agrícola
Reservas voluntarias
Actividades profesionales
Pesca
Período impositivo
I.V.A soportado
Gastos deducibles
Retroactividad
Estimaciones contables
Principio de uniformidad
Impuesto sobre sociedades
Imputación temporal
Subsanación de errores
Inmovilizado material
Amortización acumulada
Modelo 564. Impuesto sobre Hidrocarburos

Ley 27/2014 de 27 de Nov (Impuesto sobre Sociedades) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 288 Fecha de Publicación: 28/11/2014 Fecha de entrada en vigor: 01/01/2015 Órgano Emisor: Jefatura Del Estado

Real Decreto 1624/1992 de 29 de Dic (Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido -IVA-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 314 Fecha de Publicación: 31/12/1992 Fecha de entrada en vigor: 01/01/1993 Órgano Emisor: Ministerio De Economia Y Hacienda

Real Decreto 439/2007 de 30 de Mar (Reglamento del IRPF y modifica el Real Decreto 304/2004 -Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones-) VIGENTE

Boletín: Boletín Oficial del Estado Número: 78 Fecha de Publicación: 31/03/2007 Fecha de entrada en vigor: 01/04/2007 Órgano Emisor: Ministerio De Economia Y Hacienda

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