El secretario y administrador de la comunidad de propietarios

Las figuras del secretario y administrador de la comunidad de propietarios

El administrador de la comunidad de propietarios es un órgano de gobierno de la comunidad, de los recogidos en el art. 13.1 de la LPH, que carece de carácter obligatorio ya que las funciones atribuidas al mismo serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dicho cargo separadamente de la presidencia (art. 13.5 de la LPH). Los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.

La sentencia de la Audiencia Provincial de Alicante n.º 355/2020, de 16 de septiembre, ECLI:ES:APA:2020:2475, se refiere a la figura del administrador en los siguientes términos:

«(...) En este sentido, la Sentencia de la Audiencia Provincial de Asturias de 7 de abril de 2008, ha señalado que "... el administrador de fincas es un colaborador activo de la comunidad de propietarios, de cuyos órganos de gobierno forma parte —art. 13 L.P.H—, al que en atención a sus especiales conocimientos y formación, se le atribuyen distintas competencias y funciones concretas de gestión y gobierno de la comunidad de propietarios, entendiéndose dicha relación como un mandato sui generis, donde es fundamental el carácter 'in tuitu personae', donde prima la confianza que imprimen las cualidades de la persona con la que se contrata"».

Como decimos, el cargo de administrador podrá ser desempeñado tanto por cualquier propietario como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para el ejercicio de estas funciones. Cabe destacar la sentencia de la Audiencia Provincial de Huesca n.º 46/2011, de 22 de febrero, ECLI:ES:APHU:2011:65, que recalca que: «4. La ley se limita a precisar que la persona ajena a la comunidad que ejerza los puestos de secretario o administrador tenga "cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida", pero no indica el alcance mínimo o la titulación, ni quien ha de apreciar la suficiencia. Destaca la doctrina que no existe una titulación académica que acredite una idoneidad objetiva y previa para la administración de fincas urbanas (...)». 

CUESTIÓN

¿Es necesario que el administrador se encuentre colegiado como tal?

No, no es necesaria la colegiación. Cabe citar aquí la sentencia de la Audiencia Provincial de Bizkaia n.º 410/2013, de 30 de octubre, ECLI:ES:APBI:2013:2261, que recoge que: «(...) el hecho de que el Administrador actual no se halle colegiado no conlleva per se que carezca de cualificación adecuada para el cargo que desempeña (...)». También la sentencia de la Audiencia Provincial de Asturias n.º 17/2020, de 20 de mayo, ECLI:ES:APO:2020:1822, que establece: «En todo caso, cuando el artículo 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal se refiere al administrador profesional como aquel que cuenta con cualificación suficiente y legalmente reconocida para ejercer tales funciones, no impone una titulación determinada, y menos aún una colegiación obligatoria».

El administrador de la comunidad de propietarios será nombrado por la junta, pues, tal y como establece la LPH al enumerar sus funciones, en el art. 14 señala que le corresponde a esta: «a) Nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos mencionados en el artículo anterior y resolver las reclamaciones que los titulares de los pisos o locales formulen contra la actuación de aquéllos».

En lo que respecta a la duración del cargo de administrador, atendiendo a lo establecido en el art. 13.7 de la LPH, esta será de un año, salvo que en los estatutos se prevea lo contrario. En este artículo también se prevé la posibilidad de que el administrador (al igual que el secretario) puedan ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria.

La remoción del cargo debe ser notificada al administrador de manera fehaciente, y puede dar lugar a una indemnización por daños y perjuicios cuando el cese se realice sin causa que lo justifique. Resulta ilustrativa en este punto la sentencia de la Audiencia Provincial de Baleares n.º 112/2020, de 19 de marzo, ECLI:ES:APIB:2020:599, que en un supuesto en el que el administrador reclamaba las partidas de los meses no trabajados entendiendo que su contrato era por un año (art. 13.7 de la LPH) y se le había cesado con anterioridad, la sala establece que:

«(...) el contrato de administración de una comunidad de propietarios tiene una naturaleza jurídica enmarcable en el contrato mandato, correspondiendo al administrador las actividades previstas en el art. 20 LPH, y, dada la naturaleza del contrato, se trata de una relación "intuitu personae" por ser un cargo de confianza de la comunidad. Por lo tanto, partiendo de dicha naturaleza contractual, la revocación por el mandante del mandato retribuido, con anterioridad al plazo pactado, es posible, pero si no es justificado surge el derecho de indemnización a favor del mandatario por los daños y perjuicio ocasionados, que podrían comprender, no solo el valor de la pérdida sufrida, sino también el de la ganancia dejada de obtener. No así, sin embargo, si el mandatario hubiera incurrido en una justa causa para la revocación (sentencias del Tribunal Supremo de 21 de diciembre de 1963, 25 de noviembre de 1983, y 3 de marzo de 1998). De modo que, para que la Comunidad de propietarios tenga que abonar el lucro cesante reclamado ex artículos 1.101 y 1.106 del Código Civil, sería preciso que tal cese no hubiera sido justificado».

CUESTIÓN

¿Puede incluirse en los contratos de los administradores de fincas una cláusula estableciendo un plazo para la devolución de la documentación a la comunidad en caso de cese?

La Audiencia Provincial de Burgos en sentencia n.º 364/2017, de 30 de junio, ECLI:ES:APBU:2017:697, da respuesta a esta cuestión considerando que:

«Se entiende que desde el momento en que el administrador es removido, con o sin causa justificada, debe devolver la documentación que le fue confiada, sin mayores dilaciones que la de cerrar la liquidación y cuentas pendientes de la mensualidad en que se produce. Por lo tanto, debe reputarse abusiva conforme a la normativa protectora de consumidores y usuarios (artículo 85.7 y 87.6 del Texto Refundido) la cláusula cuarta del contrato en cuanto establece que el administrador deberá entregar a la Comunidad toda la documentación y datos de la misma que obre en su poder con motivo de la relación contractual, dentro del plazo de 60 días.

Se trata de un plazo excesivo, que juega en contra del consumidor y únicamente beneficia al administrador».

Dentro de las causas jurisprudencialmente consideradas como justas por los distintos tribunales para proceder al cese del administrador, se encuentran las siguientes:

• Actuación negligente. (SAP Alicante n.º 355/2020, de 16 de septiembre, ECLI:ES:APA:2020:2475).
• Pérdida de confianza e incumplimiento de obligaciones. (SAP Valencia n.º 243/2011, de 15 de abril, ECLI:ES:APV:2011:3956, y SAP Madrid, n.º 357/2011, de 13 de julio, ECLI:ES:APM:2011:9921).
• Ocultación contable o graves errores producidos en las cuentas de la comunidad. (SAP Alicante n.º 276/2014, de 30 de septiembre, ECLI:ES:APA:2014:2950).
• Desidia en el desempeño de su cargo. (SAP Madrid n.º 3/2006, de 2 de enero, ECLI:ES:APM:2006:177).
• Apropiación indebida de fondos. (STS n.º 324/2016, de 19 de abril, ECLI:ES:TS:2016:1683).
• No informar de las consecuencias económicas y jurídicas de su propio cese. (SAP Madrid n.º 288/2021, de 9 de julio, ECLI:ES:APM:2021:8552).

Las funciones del administrador de la comunidad de propietarios se encuentran recogidas en el art. 20 de la LPH:

El administrador está sujeto a responsabilidad por los actos que realice en el desempeño de sus funciones.

En el caso del secretario de la comunidad de propietarios, sus funciones serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta de propietarios, por acuerdo mayoritario, dispongan que dicho cargo debe ejercerse de forma separada a la presidencia (art. 13.5 de la LPH).

El cargo de secretario podrá acumularse al de administrador o bien ejercerse separadamente, y podrá ser desempeñado por cualquier propietario, o por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.

Al igual que ocurre con el cargo de administrador o presidente, su nombramiento se hace por un año, si bien pueden ser removidos de su cargo en cualquier momento por acuerdo de la junta de propietarios.  

Entre las funciones encomendadas al secretario se encuentran, entre otras:

• Recibir la comunicación del domicilio de los propietarios a efectos de citaciones y notificaciones [art. 9.1.h) de la LPH].
• Firmar, con el visto bueno del presidente las notificaciones que serán publicadas en el tablón de anuncios de la comunidad [art. 9.1.h) de la LPH].
• Recibir la comunicación sobre el cambio de la titularidad del piso o local [art. 9.1. i) de la LPH].
• Recibir la comunicación del voto discrepante de los propietarios [art. 17.8 de la LPH].
• Emitir y certificar, con el visto bueno del presidente, el estado de deudas al que se refiere el art. 9.1.e) de la LPH, así como el certificado del acuerdo de liquidación de la deuda que debe acompañar la demanda de procedimiento monitorio.
• Levantamiento de las actas tras la celebración de las juntas [art. 19.3 de la LPH].
• Custodiar los libros de actas de la junta de propietarios [art. 19.4 de la LPH]. 
• Conservar durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.