Sentencia Social 441/2026 Tribunal Supremo. Sala de lo Social, Rec. 73/2025 de 22 de abril del 2026

PRIMERO. Objeto del recurso y sentencia recurrida.

1.El objeto del presente recurso es si la empresa demandada puede imponer una herramienta digital como fórmula única de comunicación de las personas trabajadoras con recursos humanos, deshabilitando las opciones de correo electrónico y de cita presencia.

2.El 17 de junio de 2024, la empresa notificó a la plantilla que se instauraba la herramienta HR Case como la vía única de comunicación y entrega de documentación de las personas trabajadoras con el departamento de Recursos Humanos, deshabilitando las opciones de correo electrónico y de los canales presenciales.

La Federación de Servicios, Movilidad y Consumo de la Unión General de Trabajadores (UGT), la Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO), la Unión Sindical Obrera (USO) y la Confederación General del Trabajo (CGT) interpusieron demandas de conflicto colectivo contra la decisión empresarial. Las demandas fueron acumuladas.

3.La sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional 151/2024, de 19 de noviembre (proc. 269/2024): estimó las demandas de UGT, CCOO y USO y estimó parcialmente la demanda de CGT; declaró nula y sin efecto la comunicación remitida por la empresa el 17 de junio de 2024 sobre «Nuevo proceso de gestión de incidencia en nómina - HR Case - New process for payroll incident management»; y declaró el derecho de los trabajadores, así como de su representación legal, a remitir a la empresa los partes de baja, justificantes de ausencia, excedencias, anticipos y solicitudes similares a través de cualquier medio valido en derecho, incluido el correo electrónico y los canales presenciales.

La sentencia de la Audiencia Nacional considera, en primer lugar, que la instauración del nuevo sistema como única fórmula de comunicación «no facilita sino dificulta y restringe de forma evidente tanto las posibilidades de comunicación con recursos humanos, como la gestión y resolución rápida y eficaz de las incidencias que se producen.»

En segundo término, que «a ello se une que ni desde los ordenadores de la empresa, ni desde los quioscos que fueron implantados en los centros de trabajo, ... se puede adjuntar documentación alguna a las solicitudes.»

Y, finalmente, que «el tiempo medio de respuesta que produce el sistema, ... era de 14 a 17 días, produciendo incidencias en la resolución y repercutiendo en la necesaria celeridad que cierto tipo de permisos o solicitudes pudieran requerir (véase permisos de conciliación o de carácter inmediato).»

SEGUNDO. El recurso de casación, sus impugnaciones y el informe del Ministerio Fiscal.

1.La empresa ha interpuesto recurso de casación contra la sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional 151/2024, de 19 de noviembre (proc. 269/2024).

El recurso tiene cuatro motivos, formulados los tres primeros al amparo del artículo 207 d) LRJS, y el cuarto y último del artículo 207 e) LRJS. Los motivos serán examinados en los siguientes fundamentos de derecho.

2.El recurso ha sido impugnado por UGT, CCOO, USO y por la Central Sindical Independiente y de Funcionarios (CSIF), solicitando su desestimación y la confirmación de la sentencia recurrida.

3.El Ministerio Fiscal interesa en su informe la desestimación del recurso.

TERCERO. Las modificaciones fácticas pretendidas (los tres primeros motivos del recurso).

1.La primera modificación fáctica que el recurso solicita es la del hecho octavo.

Este hecho tiene la siguiente redacción: «Los trabajadores no pueden subir documentación directamente a la plataforma HR Case. Pueden solicitar a su manager que lo haga y la operación se realiza a través del teléfono personal.» Y lo que el recurso pretende es que el hecho pase a tener esta otra redacción: «Los trabajadores pueden subir documentación directamente a la plataforma HR Case. Pueden solicitar a su manager que lo haga y la operación se realiza a través del teléfono personal.» Como puede comprobarse, el recurso quiere que se elimine la palabra «no.»

La modificación no puede aceptarse.

El recurso aduce que hay contradicción entre los hechos sexto y octavo. Pero lo que sucede es que el recurso realiza una transcripción parcial del hecho sexto, omitiendo que ya consta en él que desde los ordenadores de cada puesto de trabajo, si bien puede accederse a la herramienta HR Case a través de la página web, sin embargo «no puede adjuntarse documentación», lo que tampoco puede hacerse -sigue refiriendo el hecho sexto- a través de los «quioscos» existentes en algunos centros de trabajo, que están compuestos por tres ordenadores donde únicamente se pueden imprimir las nóminas.

En todo caso, en su fundamento de derecho tercero, la sentencia recurrida afirma que «ni desde los ordenadores de la empresa, ni desde los quioscos que fueron implantados en los centros de trabajo, y que están conformados por tres ordenadores para poder imprimir las nóminas, no se puede adjuntar documentación alguna a las solicitudes», coincidiendo los testigos, incluso quien fue propuesta por la empresa, en que «no se podía subir documentación directamente por los trabajadores, teniendo que solicitarlo a su responsable que es quien podía adjuntar la misma a través de un móvil personal»; de ahí que la sentencia recurrida concluya que «mal puede entonces argumentarse por la empresa, en orden a justificar la facilidad del sistema, que se permite adjuntar cualquier tipo de archivos, cuando no se puede presentar los mismos a través de una herramienta digital en el puesto de trabajo.» Es claro, así, que la sentencia razona que no se puede presentar documentación directamente por las personas trabajadoras desde su puesto de trabajo o desde la empresa, con independencia de que lo puedan hacer, utilizando sus propios medios, desde fuera de ella.

En consecuencia, ni hay error en el hecho probado octavo que no esté contradicho por otros elementos probatorios, como exige el artículo 207 d) LRJS, ni tampoco la aceptación de la modificación pretendida podría llevar a variar el sentido de la sentencia recurrida. La Audiencia Nacional entiende que la herramienta digital que se quiere implantar como vía de comunicación única no facilita, sino que dificulta, la comunicación, y el propio texto del hecho octavo que propone el recurso seguiría diciendo que la manera que tienen las personas trabajadoras de subir documentación a la herramienta digital es solicitando «a su manager que lo haga y la operación se realiza a través del teléfono personal.»

2.La segunda modificación fáctica que solicita el recurso es la del hecho décimo.

La redacción del hecho décimo es la siguiente:

«La tramitación de las solicitudes a través del sistema HR Case ha dado lugar a incidencias y retrasos en la respuesta a las peticiones efectuadas. Descriptores 102, 136, 158, 159, 164, 167, 169 y 170.»

Y el recurso propone que pase a tener el siguiente texto:

«La evolución en el tiempo de respuesta y la tramitación de las solicitudes formuladas por las personas trabajadoras ha sido la siguiente, teniendo en cuenta que el 19 de junio de 2024 (hecho probado tercero) se implanta la herramienta HR Case ...», expresándose a continuación -en el texto propuesto- el tiempo de respuesta desde enero a septiembre de 2024, que oscilarían entre 9 y 27,2 días.

La modificación tampoco puede aceptarse.

En primer lugar, porque no se acredita que la sentencia recurrida haya incurrido en un evidente error no contradicho por otros elementos probatorios ( artículo 207 d) LRJS) . La sentencia recurrida se ha basado en los descriptores 102, 136, 158, 159, 164, 167, 169 y 170, y el recurso se basa más bien en el descriptor 131 -que es, por lo demás, de elaboración propia de la empresa-, o en una distinta valoración de algunos de los documentos tenidos en cuenta por la Audiencia Nacional. Y, obviamente, no puede prevalecer la subjetiva valoración de la parte sobre la más objetiva e imparcial del órgano judicial.

Pero, sobre todo, la aceptación de la modificación que se pretende sería por completo intrascendente para variar el sentido de la sentencia recurrida, toda vez que ya la Audiencia Nacional entendió que el tiempo medio de respuesta que produce el sistema, de 14 a 17 días según expresó la propia empresa en el juicio, repercute negativamente «en la necesaria celeridad que cierto tipo de permisos o solicitudes pudieran requerir (véase permisos de conciliación o de carácter inmediato).»

3.La tercera y última modificación que insta el recurso es la introducción de un nuevo hecho probado que pasaría a ser el decimotercero y que tendría la siguiente redacción:

«La herramienta estaba implementada desde el 20-4-2020- El 3-8-2021 se introdujeron nuevas funcionalidades en el sistema. En ese periodo, un porcentaje elevado de la plantilla prestaba servicios en régimen de teletrabajo. A fecha actual, el 47,33% presta servicios en régimen de teletrabajo.»

Tampoco esta modificación puede acogerse, singularmente por su intrascendencia para alterar el sentido de la sentencia recurrida.

Además de que las fechas de los años 2020 y 2021 ya están expresamente recogidas en el hecho cuarto, como señala el Ministerio Fiscal en su razonado informe, la variación del fallo de la sentencia de la Audiencia Nacional no depende del número de personas que teletrabajan, sino de la creación como único sistema de comunicación del HR Case, que no es fácil ni intuitivo en su localización y que introduce elementos de dificultad para la persona trabajadora, toda vez que los documentos se han de subir a través de otra persona y no se puede realizar a través de los ordenadores del centro de trabajo.

CUARTO. El examen de la infracción legal denunciada (el cuarto motivo del recurso).

1.El cuarto motivo del recurso de casación, formulado al amparo del artículo 207 e) LRJS, denuncia que, al declarar que el sistema de comunicación HR Case no debe ser el único en la empresa, sino que las personas trabajadoras pueden utilizar otros medios, como el correo electrónico y los canales presenciales, la sentencia recurrida infringe el artículo 20 ET y el poder de dirección empresarial en él reconocido.

2.Para examinar esta queja, es indispensable, antes que nada, recordar qué dice exactamente la sentencia recurrida sobre el particular.

a)Lo primero que afirma la razonada sentencia de la Audiencia Nacional es que «es cierto que el poder de organización y dirección del empresario permite adaptar las formas de comunicación de los trabajadores con la empresa a través de nuevas fórmulas adaptadas a las nuevas tecnologías, al objeto de facilitar una comunicación bidireccional rápida y eficaz», por lo que es posible «instaurar como se hizo, una herramienta electrónica a tal fin.»

Es relevante retener, así, que la sentencia recurrida no pone objeción al establecimiento de una herramienta digital como la que la empresa introdujo.

b)Lo que la Audiencia Nacional reprocha a la entidad empleadora es «la fijación como única fórmula de comunicación de una sola herramienta, que, conforme a los hechos declarados probados, y en contra de lo expuesto por la empresa, no facilita sino dificulta y restringe de forma evidente tanto las posibilidades de comunicación con recursos humanos, como la gestión y resolución rápida y eficaz de las incidencias que se producen.»

La sentencia recuerda, en este sentido, de un lado, que «ni desde los ordenadores de la empresa, ni desde los quioscos que fueron implantados en los centros de trabajo, y que están conformados por tres ordenadores para poder imprimir las nóminas, no se puede adjuntar documentación alguna a las solicitudes.» De otro, que «el tiempo medio de respuesta que produce el sistema, que según expresó la empresa demandada era de 14 a 17 días, produciendo incidencias en la resolución y repercutiendo en la necesaria celeridad que cierto tipo de permisos o solicitudes pudieran requerir (véase permisos de conciliación o de carácter inmediato).» Y, finalmente, que las personas trabajadoras deben «emplear medios informáticos personales para poder ejercer los derechos que le son reconocidos.»

c)A la vista de lo anterior, la sentencia recurrida concluye que el sistema HR Case, si bien puede ser la «fórmula principal», no puede ser la forma «única», habida cuenta de las «limitaciones y dificultades que su uso comporta.»

De ahí que la sentencia recurrida reconozca el derecho de las personas trabajadoras a seguir utilizando los canales presenciales y de correo electrónico por los que se venían comunicando con la dirección de recursos humanos, si bien la Audiencia Nacional hace referencia a que la empresa puede limitar «su uso en circunstancias excepcionales.»

3.En este cuarto motivo que estamos examinando, el recurso hace un notable esfuerzo argumental para que admitamos la decisión empresarial de instaurar el sistema HR Case como único sistema de comunicación de las personas trabajadoras con la empresa. Refiere el recurso, en este sentido, el camino transitado por la administración judicial y por las administraciones públicas.

Pero debemos recordar que la sentencia recurrida afirma expresamente que la empresa puede instaurar estos sistemas. Lo que sucede es que el sistema HR Case plantea acreditadas dificultades a las personas trabajadoras; no les permite subir directamente los documentos que fundamentan sus peticiones, teniendo que utilizar medios digitales propios para ello o recurrir al teléfono personal de su manager; y, en fin, da respuestas tardías no compatibles con la rapidez, incluso inmediatez, que la respuesta empresarial debe tener, al menos en algunos supuestos.

Las objeciones no están, así, en la instauración y potenciación de la herramienta HR Case, sino en sus deficiencias, insuficiencias y retrasos. Y son tales deficiencias, insuficiencias y retrasos los que han llevado a la sentencia recurrida a considerar que aquella herramienta no puede ser el sistema único de comunicación, cuando las personas trabajadoras venían utilizando otros sistemas (presenciales, correo electrónico), que no les exigían un esfuerzo tan desproporcionado, refiriendo la propia sentencia recurrida que la empresa puede limitar el uso de estos otros sistemas a circunstancias excepcionales.

Como señala alguno de los escritos de impugnación del recurso, «si la aplicación (HR Case) fuera clara, fácil y resolviera las solicitudes en un tiempo razonable, no habría existido la necesidad por la parte social de plantear el presente conflicto.»

No está de más que recordemos, por nuestra parte, que cuando hemos aceptado, por ejemplo en la STS 545/2023, de 12 de septiembre (rec. 100/2021), que la información sindical se tenga que distribuir por una app y no por correo electrónico, era porque quedaba acreditada la superior funcionalidad, y especialmente la fácil accesibilidad, de aquella app.

4.En otras partes de su esforzado razonamiento el recurso incurre, sin embargo, en cierta petición de principio, al partir de hechos distintos a los que han quedado acreditados.

Tampoco resulta convincente lo que se argumenta sobre la protección de datos, que habrá que preservar en todo caso, se emplee el medio que se emplee, y que no resulta excesivamente coherente con el hecho acreditado de los supuestos en que los documentos de la persona afectada se tienen que subir a través del teléfono personal del manager.

Finalmente, no consideramos necesario examinar con detalle el motivo subsidiario de fundamentación del fallo que incorpora el escrito de impugnación de UGT. Baste con decir que, en efecto, pero como ya reconoce expresamente la sentencia recurrida, los tiempos medios de respuesta a las peticiones de las personas trabajadoras como las que refiere UGT son difícilmente compatibles con la celeridad que esas peticiones pueden requerir.

QUINTO. La desestimación del recurso de casación.

1.Por todo lo razonado, procede, de conformidad con lo informado por el Ministerio Fiscal, desestimar el recurso de casación y confirmar y declarar la firmeza de la sentencia recurrida.

2.No procede la imposición de costas ( artículo 235.2 LRJS) .