ANEXO 6. Acuerdo respecto a Gibraltar entre la UE y la Comunidad Europea de la Energía Atómica, por una parte, y el Reino Unido e Irlanda del Norte, por otra

REGLA 1

Presidencia

            1. La Unión y el Reino Unido, respecto a Gibraltar, se notificarán mutuamente el nombre, el cargo y los datos de contacto de los respectivos copresidentes designados. Se considerará que cada copresidente está autorizado a representar, respectivamente, a la Unión y al Reino Unido, hasta la fecha en que se notifique un nuevo copresidente a la otra Parte.

            2. Las decisiones de los copresidentes previstas en el presente Reglamento interno se adoptarán de común acuerdo.

            3. Un copresidente podrá ser sustituido en una reunión concreta por una persona designada. El copresidente, o la persona designada, notificará la designación al otro copresidente y a la Secretaría del Consejo de Cooperación tan pronto como sea posible. Se entenderá que toda referencia a los copresidentes contenida en el presente Reglamento interno incluye a una persona designada.

REGLA 2

Secretaría

La Secretaría del Consejo de Cooperación (en lo sucesivo, «Secretaría») estará compuesta por un funcionario de la Unión y un funcionario del Reino Unido, respecto a Gibraltar. La Secretaría desempeñará las funciones que le atribuye el presente Reglamento interno.

La Unión y el Reino Unido, respecto a Gibraltar, se notificarán mutuamente el nombre, el cargo y los datos de contacto del funcionario miembro de la Secretaría del Consejo de Cooperación de la Unión y del Reino Unido, respecto a Gibraltar, respectivamente. Se considerará que el funcionario en cuestión sigue actuando como miembro de la Secretaría en nombre de la Unión o del Reino Unido, respecto a Gibraltar, hasta la fecha en que la Unión o el Reino Unido, respecto a Gibraltar, notifiquen un nuevo miembro.

REGLA 3

Reuniones

            1. La Secretaría convocará cada reunión del Consejo de Cooperación para la fecha y en el lugar que acuerden los copresidentes. En caso de que la Unión o el Reino Unido, respecto a Gibraltar, hayan remitido una solicitud de reunión a través de la Secretaría, el Consejo de Cooperación procurará reunirse en los treinta días siguientes a la fecha de la solicitud, o antes en los casos previstos en el presente Acuerdo.

            2. El Consejo de Cooperación celebrará sus reuniones en Bruselas y Londres de forma alterna, salvo que los copresidentes decidan otra cosa.

            3. No obstante lo dispuesto en el apartado 2, los copresidentes podrán acordar que una reunión del Consejo de Cooperación se celebre por videoconferencia o teleconferencia.

REGLA 4

Participación en reuniones

            1. Con un plazo razonable de antelación a cada reunión, la Unión y el Reino Unido, respecto a Gibraltar, se informarán mutuamente a través de la Secretaría acerca de la composición prevista de sus respectivas delegaciones y especificarán el nombre y el cargo de cada miembro de la delegación.

            2. Cuando proceda, los copresidentes podrán, de común acuerdo, invitar a expertos (es decir, a funcionarios no gubernamentales) a asistir a las reuniones del Consejo de Cooperación para que aporten información sobre una cuestión específica, pero únicamente en las partes de la reunión en las que se debatan tales cuestiones específicas.

REGLA 5

Documentos

Los documentos escritos que sustenten las deliberaciones del Consejo de Cooperación serán numerados y distribuidos a la Unión y al Reino Unido, respecto a Gibraltar, por la Secretaría.

REGLA 6

Correspondencia

            1. La Unión y el Reino Unido, respecto a Gibraltar, remitirán a través de la Secretaría su correspondencia destinada al Consejo de Cooperación. Dicha correspondencia podrá enviarse en cualquier soporte escrito, incluido el correo electrónico.

            2. La Secretaría garantizará que la correspondencia destinada al Consejo de Cooperación se entregue a los copresidentes y que se distribuya, cuando corresponda, de conformidad con la regla 5.

            3. Toda correspondencia procedente de los copresidentes o dirigida directamente a estos se transmitirá a la Secretaría y se distribuirá, cuando corresponda, de conformidad con la regla 5.

REGLA 7

Orden del día de las reuniones

            1. La Secretaría elaborará un proyecto de orden del día provisional para cada reunión. Este proyecto de orden del día se transmitirá, junto con los documentos pertinentes, a los copresidentes, a más tardar diez días antes de la fecha de la reunión.

            2. El orden del día provisional incluirá los puntos solicitados por la Unión o el Reino Unido, respecto a Gibraltar. Toda petición de este tipo, junto con todos los documentos pertinentes, se presentará a la Secretaría a más tardar quince días antes del inicio de la reunión.

            3. Los copresidentes decidirán el orden del día provisional de una reunión a más tardar cinco días antes de la fecha de la reunión.

            4. Al comienzo de cada reunión, el Consejo de Cooperación adoptará el orden del día. A petición de la Unión o del Reino Unido, respecto a Gibraltar, podrán añadirse otros puntos al orden del día por consenso.

            5. Los copresidentes podrán, de mutuo acuerdo, abreviar o ampliar los plazos contemplados en los apartados 1, 2 y 3 a fin de atender a los requisitos de un caso concreto.

REGLA 8

Acta

            1. El funcionario que ejerza como miembro de la Secretaría en representación de la Parte anfitriona redactará el proyecto de acta de cada reunión en los quince días siguientes al término de la reunión, salvo decisión en contrario de los copresidentes. El proyecto de acta se enviará al miembro de la Secretaría designado por la otra Parte para la formulación de observaciones. Este último podrá formular observaciones en un plazo de siete días a partir de la fecha de recepción del proyecto de acta.

            2. Por regla general, el acta resumirá cada punto del orden del día, especificando cuando proceda:

a) los documentos presentados al Consejo de Cooperación;

b) toda declaración que uno de los copresidentes haya pedido hacer constar en el acta; y

c) las decisiones tomadas, las recomendaciones formuladas, las declaraciones acordadas y las conclusiones adoptadas sobre puntos específicos.

            3. Se adjuntará al acta un anexo con la lista de participantes en la que figurarán los nombres y cargos de todas las personas que asistieron a la reunión en nombre de cada delegación.

            4. La Secretaría modificará el proyecto de acta para reflejar las observaciones recibidas, y los copresidentes aprobarán el proyecto revisado en los veintiocho días siguientes a la fecha de la reunión o en cualquier otro plazo acordado por los copresidentes. Una vez aprobada, los miembros de la Secretaría autenticarán mediante su firma dos versiones del acta. La Unión y el Reino Unido, respecto a Gibraltar, recibirán sendas versiones auténticas. Los copresidentes podrán acordar que la firma y el intercambio de copias electrónicas satisfacen este requisito.

REGLA 9

Decisiones y recomendaciones

            1. Durante el período transcurrido entre las reuniones, el Consejo de Cooperación podrá adoptar decisiones o recomendaciones por procedimiento escrito. Uno de los copresidentes presentará por escrito al otro copresidente el texto del proyecto de decisión o de recomendación en la lengua de trabajo del Consejo de Cooperación. La otra Parte dispondrá de un mes, o de más tiempo cuando así lo especifique la Parte proponente, para manifestar su acuerdo con el proyecto de decisión o de recomendación. Si la otra Parte no manifiesta su acuerdo, se debatirá la decisión o recomendación propuesta y podrá ser adoptada en la reunión siguiente del Consejo de Cooperación. Se considerará adoptado un proyecto de decisión o de recomendación cuando la otra Parte haya manifestado su acuerdo, y quedará registrado en el acta de la reunión siguiente del Consejo de Cooperación con arreglo a la regla 8.

            2. Si el Consejo de Cooperación adopta decisiones o recomendaciones, se insertará el término «Decisión» o «Recomendación», respectivamente, en el título de dichos actos. La Secretaría registrará toda decisión o recomendación con un número de serie y una referencia a la fecha de su adopción.

            3. Las decisiones adoptadas por el Consejo de Cooperación especificarán la fecha en la que comiencen a surtir efecto.

            4. Las decisiones y las recomendaciones adoptadas por el Consejo de Cooperación se establecerán por duplicado en las lenguas auténticas y serán firmadas por los copresidentes y enviadas por la Secretaría a la Unión y al Reino Unido, respecto a Gibraltar, inmediatamente después de la firma. Los copresidentes podrán acordar que la firma y el intercambio de copias electrónicas satisfacen el requisito de la firma.

REGLA 10

Transparencia

            1. Los copresidentes podrán acordar que el Consejo de Cooperación se reúna en público.

            2. Cada una de las Partes podrá decidir acerca de la publicación de las decisiones y recomendaciones del Consejo de Cooperación en su correspondiente boletín oficial o en línea.

            3. Si la Unión o el Reino Unido, respecto a Gibraltar, presentan al Consejo de Cooperación información confidencial o protegida de toda divulgación en virtud de sus disposiciones legales y reglamentarias, la otra Parte tratará la información recibida de forma confidencial.

            4. El orden del día provisional de una reunión se publicará antes del comienzo de la reunión del Consejo de Cooperación. El acta de una reunión se hará pública tras su aprobación de conformidad con la regla 8.

            5. La publicación de los documentos mencionados en los apartados 2, 3 y 4 se realizará de conformidad con las normas sobre protección de datos aplicables de ambas Partes.

REGLA 11

Lenguas

            1. Las lenguas oficiales del Consejo de Cooperación serán las lenguas oficiales de la Unión y del Reino Unido.

            2. La lengua de trabajo del Consejo de Cooperación será el inglés. Salvo que los copresidentes decidan lo contrario, el Consejo de Cooperación se basará, para sus deliberaciones, en documentos redactados en inglés.

            3. El Consejo de Cooperación adoptará las decisiones relativas a la modificación o la interpretación del presente Acuerdo en las lenguas de los textos auténticos del presente Acuerdo. Todas las demás decisiones del Consejo de Cooperación, incluidas aquellas por las que se modifique el presente Reglamento interno, se adoptarán en la lengua de trabajo a que se refiere el apartado 2.

REGLA 12

Gastos

            1. La Unión y el Reino Unido, respecto a Gibraltar, se harán cargo de los gastos en que incurran como consecuencia de su participación en las reuniones del Consejo de Cooperación.

            2. Los gastos relativos a la organización de reuniones y a la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte anfitriona.

            3. Los gastos relacionados con la interpretación desde y hacia la lengua de trabajo del Consejo de Cooperación durante las reuniones correrán a cargo de la Parte que solicite dicha interpretación.

            4. Cada una de las Partes será responsable de la traducción de las decisiones y otros documentos a su propia lengua o lenguas oficiales, cuando sea necesario con arreglo a la regla 11, y se hará cargo de los gastos.

REGLA 13

Comités

            1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2 de la presente regla, las reglas 1 a 12 se aplicarán mutatis mutandis a los comités.

            2. Los comités comunicarán al Consejo de Cooperación sus calendarios de reuniones y sus órdenes del día con una antelación suficiente, e informarán al Consejo de Cooperación de los resultados y las conclusiones de cada una de sus reuniones.

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