Articulo 13 Archivos y Patrimonio Documental de Madrid

Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta las cuatro fases que, según su edad, atraviesan los documentos del modo siguiente:

1. En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo.

2. Los archivos centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior:

a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.

b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.

3. Los documentos de archivo permanecerán en los archivos centrales hasta diez años, a partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante, cuando la índole de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa previa resolución del Secretario general técnico de la Consejería o responsable equivalente en la Asamblea o en el Organismo de la Administración institucional correspondiente. Asimismo, aquellas series documentales que tengan poco uso y se consulten raramente, podrán ser enviadas al Archivo regional antes de cumplir el indicado plazo a propuesta del Archivo Central con aprobación del Secretario general técnico o responsable equivalente en la Asamblea o en la Administración institucional correspondiente.

4. Al cumplirse el plazo señalado en el punto anterior los documentos se trasladarán a las dependencias del Archivo Regional donde durante un período máximo de quince años recibirán el tratamiento correspondiente a un archivo intermedio.

5. Transcurrido este plazo, los documentos que, salvo excepciones, tengan ya treinta años desde su génesis y que tenga valor histórico recibirán en le Archivo Regional el tratamiento correspondiente a tal valor.