Articulo 15 Regulación de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos

Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, C.Valenciana, Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos

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Artículo 15. Elaboración de propuestas de las tablas de valoración documental.

Vigente

1. La elaboración de las propuestas de las tablas de valoración documental se realizará por la Comisión de Valoración Documental correspondiente, a iniciativa propia o a propuesta de los órganos responsables de las series documentales, la cual tramitará el expediente correspondiente.

2. Los expedientes de propuestas de las tablas de valoración documental incluirán la siguiente información:

2.1. La ficha de la propuesta de la tabla de valoración documental, que incluya los siguientes apartados:

El organismo que la ha producido, donde se incluirá el estudio histórico e institucional, el cuadro de clasificación en caso de series documentales, el órgano productor y el archivo o unidad administrativa donde se encuentre.
La descripción de la documentación de que se trate, donde deberá constar la descripción del contenido de la serie documental, la ordenación de la documentación, las fechas de inicio y final, la función administrativa que desempeña, el marco legal general, los documentos que conforman el expediente, los metros lineales de documentación, las series documentales antecedentes y las relacionadas, la documentación recapitulativa que pudiera existir, el soporte físico y el soporte de sustitución.
El valor de la documentación original, reflejando claramente la utilidad o inutilidad administrativa de la documentación. Se especificará su valor histórico primario o secundario, haciendo constar el valor administrativo, fiscal, legal, informativo, científico e histórico de la serie documental. Asimismo, se constatará si los documentos tienen valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
Los plazos de transferencia de la documentación a los diferentes tipos de archivo, de acuerdo con la frecuencia de utilización de la documentación.
El acceso a la documentación.

2.2. Una copia de un expediente tipo o documentación que se haya de valorar.

2.3. Los informes que hayan elaborado las diferentes unidades administrativas sobre la propuesta de valoración y que justifiquen la conservación permanente o eliminación de la documentación. Asimismo se incluirán los informes justificativos del régimen de acceso a la documentación.

2.4. Una relación de la normativa general que afecte a la serie documental en cuestión, así como de los cambios normativos que se hayan producido a lo largo del tiempo.

2.5. La conformidad del responsable del órgano productor de la documentación o serie documental con la valoración propuesta.

3. Si la Comisión de Valoración considera necesario solicitar más información, la requerirá a la unidad administrativa correspondiente, que deberá remitirla en un plazo no superior a un mes.

4. Cuando el contenido de la serie documental afecte a competencias que tengan atribuidas otros organismos públicos, se deberá contar con el informe preceptivo de los mismos.

5. Una vez elaborado el expediente de la propuesta de la tabla de valoración documental, la Comisión de Valoración Documental realizará la propuesta de valoración, distinguiendo si la documentación se ha de conservar permanentemente o se puede eliminar total o parcialmente, y remitirá toda la documentación a la JCDA.