Articulo 3 Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la CCAA del País Vasco

A los efectos de la presente ley, se entiende por:

a) Archivo: cualquiera de las siguientes acepciones:

1.- En sentido funcional, el sistema corporativo de gestión que define, mediante una metodología propia, el proceso de producción y gestión documental a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.

2.- En sentido orgánico, el órgano o la unidad responsable de la coordinación de dicho sistema.

3.- En sentido material, bien la instalación o, en su caso, el repositorio y su sistema informático donde se custodian en depósito permanente o transitorio los documentos y los elementos vinculados a ellos, o bien los propios documentos o fondos documentales.

b) Calendario de conservación y acceso: instrumento que identifica las series documentales, precisa los criterios de selección y los plazos de conservación o eliminación de los documentos y establece los criterios de acceso dichos documentos.

c) Ciclo de vida de los documentos: período comprendido entre el diseño de un documento y su eliminación o conservación permanente.

d) Documento: unidad de información, de carácter único y en cualquier soporte o formato, cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones, decisiones y funciones propias de las personas físicas y jurídicas, incluidas las bases de datos y otros objetos electrónicos de cualquier naturaleza.

e) Eliminación o expurgo: proceso de destrucción o borrado de documentos y datos, aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservación y acceso.

f) Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutar dicha resolución.

g) Fondo documental: conjunto orgánico de documentos producidos, recibidos o acumulados por una persona física o jurídica, pública o privada, en la gestión de sus actividades o competencias.

h) Gestión documental integral: conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemático de creación, recepción, uso, valoración y conservación de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de actuaciones o actividades en forma de documentos y sistemas de información.

i) Metadatos: cualquiera de las siguientes acepciones:

1.- Conjunto de atributos de carácter instrumental que, dentro de un sistema de gestión documental, definen a un documento, con independencia del contenido de este.

2.- Cualquier tipo de información de carácter instrumental asociada a un documento electrónico e independiente del contenido de este, destinada al conocimiento inmediato y automático de alguna de sus características, con la finalidad de contextualizar el documento y de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación, la interoperabilidad, la fiabilidad y la trazabilidad de dicho documento.

j) Nivel de archivo: cada uno de los estadios en los que se encuentra la documentación en función de su ciclo de vida.

k) Patrimonio documental: conjunto de fondos documentales de conservación permanente.

l) Plan de gestión de riesgos: conjunto de criterios y procedimientos orientados a prevenir y a minimizar los daños, intencionados o no, causados en los documentos por situaciones accidentales o por la interrupción de las actividades de una organización.

m) Política de gestión de documentos electrónicos: conjunto de orientaciones o directrices que establece una organización para crear y gestionar, a lo largo del tiempo, documentos fiables, auténticos, íntegros y accesibles, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

n) Producción administrativa: planificación, ordenación y desarrollo de las funciones, programas y competencias propios de las organizaciones del sector público, cualesquiera que sean los medios empleados y su materialización en forma de expedientes, documentos, datos u otras manifestaciones similares que puedan surgir en el futuro.

ñ) Selección: proceso por el que se determina la conservación o eliminación de los documentos como consecuencia de su valoración.

o) Serie documental: conjunto de documentos producidos de manera continuada en el tiempo, como resultado de una misma función o actividad.

p) Sistema de archivo: conjunto estructurado de normas, órganos, centros, servicios y sistemas informáticos vinculados a la gestión de los documentos de una o varias organizaciones, a lo largo de todo el ciclo de vida de dicha documentación.

q) Sistema de información administrativa: aplicación informática encargada de llevar a cabo las funciones necesarias para la tramitación administrativa; puede incluir, en función de su complejidad, funcionalidades como la creación, el registro, la recepción, la notificación, el almacenamiento, la firma y el archivado de los documentos, así como el procesamiento de los datos contenidos en ellos.

r) Valoración: estudio de las series documentales, que define los valores administrativo, legal, jurídico, fiscal, histórico, científico, cultural, testimonial o informativo de cada una de ellas y que, de acuerdo con ellos, determina la conservación de los documentos, ya sea permanente (total o parcial), o ya temporal, o su eliminación.