Articulo 3 sistema Normas de gestión y control de los proyectos financiados por el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia

3.1. Pista de auditoría.

La ejecución de los Proyectos MRR deberá mantener una adecuada Pista de Auditoría de la ejecución del gasto, así como de la consecución de los respectivos objetivos e hitos y de la medición de sus indicadores.

A los efectos de los Proyectos MRR se entiende como "Pista de Auditoría" el conjunto de referencias concatenadas, vinculadas a un mismo Proyecto, que permitan localizar los soportes de la información que justificaron las decisiones de gestión, así como las evidencias que acrediten el cumplimiento de los hitos y objetivos que se hayan definido para ese Proyecto. La "Pista de Auditoría" debe permitir evaluar el correcto funcionamiento del sistema de gestión y la calidad de la información proporcionada, tanto sobre la obtención de los resultados como el impacto económico-presupuestario.

Para garantizar la existencia de una Pista de Auditoría asociada a los Proyectos MRR se dejará constancia documental que permitirá verificar:

- La evaluación técnica o jurídica que resulte preceptiva para la aprobación de las actuaciones administrativas que soporten la realización de los Proyectos MRR, debiendo figurar los aspectos analizados y el resultado del análisis, señalando, en su caso, las referencias técnicas o jurídicas en las que se apoye la evaluación, así como la identidad de quien ha formulado la evaluación.

- Las comprobaciones que hayan sido realizadas en orden a la adopción de los actos administrativos, debiendo constar el alcance de dichas comprobaciones, su resultado y la identidad de quien las ha realizado. Estas comprobaciones deberán reflejarse con un grado de detalle tal que permita determinar la efectiva realización de las actuaciones de control requeridas en cada caso.

- El cumplimiento de los hitos y objetivos, incluyendo las referencias a actuaciones administrativas concretas, así como las localizaciones postales o geográficas que permitan realizar las comprobaciones sobre el terreno pertinentes. Deberá figurar la descripción de las comprobaciones o mediciones realizadas, así como la identidad de quien realiza la declaración de cumplimiento.

3.2. Gestión presupuestaria.

3.2.1. Estructura presupuestaria.

La estructura presupuestaria de los Proyectos MRR se adaptará a los requerimientos técnicos que sean necesarios para que los procedimientos de obtención y suministro de información de seguimiento presupuestario funcionen correctamente.

Se habilitarán las estructuras presupuestarias de vinculación de gastos con ingresos que reflejen la afectación de la financiación recibida con los créditos presupuestarios necesarios para la ejecución de los Proyectos MRR, tal y como se recoge en el artículo 37 del RDL 36/2020 de 29 de diciembre. Estas estructuras presupuestarias tendrán el horizonte temporal que requiera el desarrollo del Proyecto, y serán tenidas en cuenta para la programación presupuestaria de cada ejercicio.

En las estructuras presupuestarias de vinculación de gastos e ingresos deberá considerarse que los fondos que se reciban para financiar la ejecución del Proyecto MRR no pueden cubrir el IVA soportado que deban atender las obligaciones a reconocer.

Las asignaciones presupuestarias para la ejecución de cada Proyecto MRR se recogerán en créditos individualizados creados a este único fin, y su ejecución solamente podrá recoger gastos presupuestarios correspondientes a la realización del Proyecto MRR al que están asociadas.

3.2.2. Dotación de crédito.

Para dotar los créditos presupuestarios precisos para la realización de los Proyectos MRR se podrán utilizar los procedimientos de modificación presupuestaria recogidos en la Ley Foral 13/2007, de 14 de abril, de la Hacienda Pública de Navarra, y en la Ley Foral de Presupuestos Generales de Navarra aprobada para cada ejercicio. En las generaciones de crédito se considerará suficiente para recoger previsiones de mayores ingresos la existencia del compromiso por parte de la Administración del Estado para financiar el Proyecto MRR a realizar, sin necesidad de que se produzca la efectiva recepción de los fondos.

La tramitación de las actuaciones de gestión presupuestaria para dotar los créditos presupuestarios se realizará sobre la base del plan económico-presupuestario recogido en el Plan de Gestión respectivo, definido en el apartado 3.4 de las presentes Instrucciones.

3.2.3. Ejecución presupuestaria.

Los créditos presupuestarios vinculados a la ejecución de un Proyecto MRR únicamente podrán utilizarse para registrar operaciones vinculadas al cumplimiento de los hitos y objetivos que tenga asignados ese Proyecto MRR.

El importe de las obligaciones a reconocer incluirá el IVA soportado en las adquisiciones de bienes y servicios a que se refieran dichas obligaciones, si bien ese concepto no es susceptible de ser financiado por los fondos recibidos.

En los casos en los que la Administración de la Comunidad Foral o sus Organismos Autónomos sean beneficiarios de subvenciones en las mismas condiciones que las establecidas, con carácter general, a favor de terceros, la Resolución administrativa de concesión y pago de la subvención con cargo a la partida correspondiente del Proyecto MRR se registrará contablemente como una reimputación presupuestaria del gasto de la operación que da lugar a la concesión de esa subvención, por el importe concedido.

3.2.4. Incorporación de remanentes.

Los créditos previstos para la ejecución de los Proyectos MRR que al término del ejercicio presupuestario hayan quedado sin ejecutar podrán ser incorporados al ejercicio siguiente, previa adaptación del plan económico-presupuestario contenido en el Plan de Gestión del Proyecto definido en el apartado 3.4 de las presentes Instrucciones. Esta incorporación podrá ser financiada con el Remanente de Tesorería.

3.3. Principios comunitarios de buena gestión financiera.

3.3.1. Conflicto de intereses.

Las Secretarías Generales Técnicas de los Departamentos y unidades con funciones equivalente de los Organismos Autónomos suministrarán a los participantes en procesos de gestión de contratos y subvenciones, tanto en las fases de preparación como de ejecución, un formulario de declaración sobre ausencia de conflicto de intereses con arreglo al modelo recogido en el Anexo I, y pondrán a su disposición un ejemplar de las Orientaciones de la Comisión Europea sobre cómo evitar situaciones de conflicto de intereses con arreglo al Reglamento Financiero (2021/C 121/01).

Será obligatoria la cumplimentación de una Declaración de Ausencia de Conflicto de Interés (DACI) por todos los intervinientes en los procedimientos de ejecución del MRR, en todo caso el responsable del órgano de contratación/concesión de subvención, el personal que redacte los documentos de licitación/bases y/o convocatorias, los expertos que evalúen las solicitudes/ofertas/propuestas, los miembros de los comités de evaluación de solicitudes/ofertas/propuestas, el personal técnico que elabore los informes de valoración de ofertas anormalmente bajas y demás órganos colegiados del procedimiento, así como quienes participen en la gestión económica del expediente cuyas actuaciones puedan condicionar de alguna manera la aplicación de los fondos.

En caso de órganos colegiados, dicha declaración se realizará al inicio de la correspondiente reunión por todos los intervinientes en la misma y reflejándose en el Acta.

Igualmente, cumplimentación de una DACI como como requisito a aportar por el/los beneficiarios que, dentro de los requisitos de concesión de la ayuda, deban llevar a cabo actividades que presenten un conflicto de intereses potencial, así como a contratistas y subcontratistas.

Los documentos que recojan las declaraciones de ausencia de conflicto de interés realizadas por los intervinientes en los procedimientos, bien las firmadas, bien las manifestadas en las reuniones de los órganos colegiados y recogidas en las actas, deberán quedar incorporadas al expediente de contratación o de concesión de ayudas, de cara a conservar una adecuada pista de auditoría.

Cuando exista el riesgo de un conflicto de intereses que implique a personal de la Administración en un proceso de gestión de contratos o subvenciones, la persona en cuestión remitirá el asunto a su superior jerárquico. El superior jerárquico correspondiente confirmará por escrito si se considera que existe un conflicto de intereses. Cuando se considere que existe un conflicto de intereses, el órgano responsable del Proyecto MRR velará por que la persona de que se trate cese toda actividad en ese asunto. Las decisiones que se adopten en orden a gestionar la situación concreta de riesgo de conflicto de intereses se documentarán por escrito, y formarán parte de la Pista de Auditoría del Proyecto MRR.

3.3.2. Doble financiación.

Como requisito previo para el otorgamiento de subvenciones se analizará si el proyecto financiado con fondos MRR recibe también financiación de otros instrumentos, ya sean nacionales o europeos. En caso de que esto se produzca, se investigará si la financiación recibida se ha utilizado para cubrir los mismos costes. Las comprobaciones realizadas deberán formar parte de la Pista de Auditoría.

3.3.3. Ayudas de Estado.

Los expedientes de aprobación de las Bases Reguladoras de las subvenciones deberán incluir una declaración sobre el cumplimiento de la normativa europea en materia de Ayudas de Estado, con arreglo al formato que figura como Anexo II.

3.3.4. Evaluación del riesgo de fraude.

La evaluación de riesgo de fraude se deberá incorporar como informe específico en los expedientes de aprobación de Bases Reguladoras de subvenciones y Expedientes de Contratación. En estos informes se analizará el contenido de las bases reguladoras/pliego de cláusulas administrativas en orden a estimar el riesgo de fraude

3.4. Plan de Gestión.

Para cada Proyecto MRR deberá elaborarse un Plan de Gestión en el que se recogerán todos los elementos que definen el marco de gestión en el que deben desarrollarse las actuaciones conducentes a la consecución de los objetivos asignados al Proyecto.

3.4.1. Contenido.

El Plan de Gestión se estructurará en los siguientes documentos:

- Una memoria general del proyecto MRR, que comprenderá:

• El encuadramiento del Proyecto MRR en el sistema de gestión del PRTR, indicando el Componente, la Inversión y el código de actuación otorgado por el Ministerio, así como la referencia del instrumento jurídico (norma o convenio) en el que se recojan los compromisos que asumen la Administración de la Comunidad Foral y la Administración del Estado en orden a la ejecución del proyecto a que se refiere el Plan de Gestión. Se indicará, en su caso, la aprobación de la Administración del Estado de las propuestas de actuación realizadas para la ejecución del Proyecto MRR.

• La descripción de las finalidades que se pretenden conseguir como resultado de las actuaciones previstas.

• Los hitos y objetivos que se hayan definido para el Proyecto MRR, indicando las fechas en que deben cubrirse, total o parcialmente. Se indicará, en todo caso, la fecha final para el reconocimiento de obligaciones presupuestarias.

• Los instrumentos de gestión que se emplearán para ejecutar el proyecto, indicando el órgano o unidad que los utilizará. Se señalará su vinculación con la consecución de los objetivos expuestos, y las condiciones de realización que haya establecido la Administración del Estado para la percepción efectiva de los fondos. En todo caso, se indicarán los plazos de realización, que deberán estar en consonancia con las fechas límite señaladas para el cumplimiento de hitos y objetivos. Se distinguirán:

* Contratos a realizar, indicando los bienes y servicios a adquirir.

* Actuaciones a realizar por medios propios o mediante encargos a entes instrumentales.

* Subvenciones a conceder, indicando las actuaciones objeto de subvención.

* Las actuaciones específicas de difusión a realizar, de acuerdo con lo que disponga la normativa comunitaria.

- Un análisis de riesgo medioambiental, en el que se recogerán los elementos que deberán analizarse, y en su caso incorporarse a la definición concreta de los instrumentos de gestión descritos: bases reguladoras de las subvenciones y pliegos de cláusulas de contratos y encargos a entes instrumentales, en orden a garantizar el cumplimiento del principio DNSH.

- Un informe justificativo del impacto presupuestario derivado de las dotaciones adicionales de personal que sean necesarias para realizar las actuaciones vinculadas a la ejecución del proyecto, debiendo cuantificarse la carga de trabajo necesaria para obtener los resultados del proyecto que justifique ese incremento de recursos. Se indicarán las características de los puestos de trabajo a cubrir y el plazo para el que se requieren. Este plazo deberá estar en consonancia con la duración de la actuación a realizar en el marco de ejecución del Proyecto MRR.

- Un plan económico-presupuestario, que contendrá:

• La programación presupuestaria plurianual en la que se recojan, con el desglose y codificación del presupuesto del ejercicio en curso, las previsiones de obligaciones a reconocer en cada ejercicio y las de derechos a liquidar que constituyan la financiación afectada, señalando el importe de gasto presupuestario previsto que, aun siendo necesario para la consecución de los objetivos, no corresponda a conceptos de gasto elegible.

• Las actuaciones de gestión presupuestaria a realizar en orden a dotar las partidas presupuestarias previstas para el ejercicio actual.

- Un Manual de normas y procedimientos que se utilizarán en la gestión del Proyecto MRR. Deberá incluir:

• La definición de los Controles de Primer nivel a realizar relativos a la fiabilidad de la información sobre el cumplimiento efectivo de hitos y objetivos, en los términos definidos en las presentes Instrucciones, indicando el soporte en el que se acreditará la efectiva realización del control y la responsabilidad de su ejecución.

• Los procedimientos de captura de la información relativa al cumplimiento de hitos y objetivos, señalando los trámites administrativos que los pueden originar o las actuaciones específicas de verificación o inspección que pudieran requerirse, indicando la unidad o unidades responsables de realizar estas actuaciones.

El Departamento de Economía y Hacienda suministrará orientaciones para la elaboración de los documentos del Plan de Gestión.

3.4.2. Aprobación.

El Órgano Responsable del Proyecto MRR aprobará los diferentes documentos que componen el Plan de Gestión, así como sus modificaciones posteriores, comunicándolo al órgano del Departamento de Economía y Hacienda con competencias de coordinación de Fondos Next Generation. Los Planes de Gestión quedarán bajo la custodia de la Secretaría General Técnica del Departamento correspondiente, o de la unidad con funciones equivalentes, si el Órgano Responsable del Proyecto MRR pertenece a un Organismo Autónomo.

El informe justificativo de las dotaciones adicionales de personal deberá contar con la conformidad de la Dirección General de Función Pública sobre la correcta cuantificación presupuestaria de las dotaciones adicionales de personal que se contemplen.

El plan económico-presupuestario deberá contar con la aprobación de la Dirección General de Presupuestos, Patrimonio y Política Económica en cuanto a la viabilidad del escenario plurianual contemplado Este informe deberá considerar en todo caso el impacto presupuestario de las dotaciones adicionales de personal previstas en el informe justificativo correspondiente.

3.5. Sistema de control.

De acuerdo con el sistema de control y gestión recogido en el Plan de Recuperación y Resiliencia, en el ámbito de la Administración de la Comunidad Foral el control de los Proyectos MRR se define en dos niveles:

3.5.1. Control de Primer Nivel.

El control de Primer Nivel de los proyectos MRR tiene por objeto garantizar:

- La adecuación a derecho de los instrumentos de gestión que se articulen para la ejecución del proyecto.

- El cumplimiento de requisitos establecidos para el otorgamiento de subvenciones y adjudicación de contratos, así como para el reconocimiento de las obligaciones subsiguientes.

- La fiabilidad de la información sobre cumplimiento efectivo de los objetivos.

- La correcta utilización de la financiación recibida para la ejecución de los Proyectos MRR.

- La ejecución de los proyectos de conformidad con lo que se establezca en los respectivos Planes de Gestión.

Las operaciones de control de Primer Nivel que se realicen sobre aspectos que afecten a la toma de decisiones se llevarán a cabo con anterioridad a éstas, y sus resultados deberán ser conocidos por quien deba adoptarlas. Las operaciones de control de Primer Nivel que afecten a la fiabilidad de la información sobre cumplimiento de hitos y objetivos deberán realizarse de forma previa a su registro en el sistema de información.

La realización de los controles de Primer Nivel deberá acreditarse documentalmente, debiendo constar:

- La identidad de quien lo realiza.

- Un código de referencia que permita la vinculación de la operación de control con el Proyecto MRR del que se trate, bien directamente o a través del expediente administrativo en cuya tramitación se realiza.

- La fecha de su realización.

- La identificación de su objeto, señalando, en su caso, su localización postal o geográfica.

- Los aspectos técnicos o jurídicos analizados.

- Las comprobaciones materiales efectuadas y las evidencias obtenidas.

- Las referencias o elementos de comparación que se hayan utilizado para la evaluación.

- Sus resultados en términos de los objetivos perseguidos.

No obstante lo anterior, los procesos administrativos podrán incluir el control de requisitos mediante "Declaraciones Responsables" que describan los requisitos que se cumplen, pudiendo en estos casos, y a los únicos efectos de continuar la tramitación, considerar que se cumplen los requisitos con la mera existencia de la "Declaración Responsable". En estos casos, el control de Primer Nivel deberá incluir la comprobación posterior de los requisitos declarados y facilitar, en su caso, el inicio del proceso de recuperación de los importes indebidamente abonados.

La "Declaración Responsable" deberá reunir los siguientes requisitos:

- Identificará a la persona responsable de la declaración, que lo será del resarcimiento a la Hacienda de Navarra por los perjuicios que pudieran derivarse de la incorrección del contenido declarado.

- Los requisitos cuyo cumplimiento se declara estarán definidos con un grado de detalle suficiente que permita su comprobación o admita evidencia en contrario.

3.5.2. Control de Segundo Nivel.

El control de Segundo Nivel será realizado por la Intervención, en los términos señalados en el Reglamento de Control Interno, aprobado por Decreto Foral 31/2010, de 17 de mayo, señalándose que en las actuaciones de gestión presupuestaria se verificará la coherencia de las dotaciones resultantes con el contenido del Informe Económico-Presupuestario aprobado por el Órgano Responsable del Proyecto, y de éste con el resto de documentos del Plan de Gestión.

La fiscalización de las Bases Reguladoras de las subvenciones y de los expedientes de contratación que se aprueben se efectuará mediante la realización de las comprobaciones señaladas en el Anexo III. Las carencias y deficiencias que se observen, en la medida en que no constituyan un motivo de reparo suspensivo conforme a lo señalado en el artículo 101 de la Ley Foral 13/2007 de 4 de abril, de la Hacienda Pública de Navarra, serán comunicadas al Servicio de Control Financiero Permanente y Auditoría al objeto de encaminar los controles a realizar en su momento.