Articulo 4 Archivos y documentos de Galicia

A efectos de la aplicación de la presente ley, se tomarán en cuenta las siguientes definiciones.

1. Archivo: uno o varios conjuntos orgánicos de documentos producidos, reunidos o conservados por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones y actividades, con finalidades de gestión administrativa, prueba de los derechos y deberes de la Administración y de la ciudadanía, investigación o acceso a la información y a la cultura. Este concepto corresponde también al de fondo documental.

Igualmente, se entiende por archivo el sistema corporativo de gestión documental que contribuye con su metodología a definir los procesos de producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación.

También se denomina archivo la institución especializada donde se reúnen, se custodian y se sirven los fondos documentales, por medios y técnicas que le son propias, para el cumplimiento de los fines citados.

Archivo electrónico: repositorio centralizado en el que se almacenan y administran documentos electrónicos y toda la información que permita identificar, autenticar, contextualizar dichos documentos y acceder a ellos.

2. Documento: toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida y conservada en cualquier tipo de soporte material como información o prueba por las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades o en virtud de obligaciones legales.

Se consideran, en todo caso, documentos:

a) Los que son resultado de procedimientos regulados por una norma jurídica.

b) Los que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven a las instituciones y personas como elementos de información y conocimiento.

c) Los documentos administrativos electrónicos, en la definición básica dada por el artículo 29 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos.

3. Documentos de custodia permanente: los documentos que deben conservarse después de un proceso de evaluación y selección.

4. Gestión documental: conjunto de funciones, procesos y medios que, integrados en la gestión administrativa general y aplicados con carácter transversal y de modo continuo en el seno del Sistema de Archivos de Galicia, sirven para garantizar la autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, así como para la configuración del patrimonio documental de Galicia.

5. Serie documental: conjunto de documentos que testimonian la actividad desarrollada de forma continuada en el tiempo por uno o varios sujetos productores en el ejercicio de una determinada función y regulada generalmente por una misma norma de procedimiento.

6. Evaluación documental: fase del tratamiento documental que consiste en determinar los valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico presentes en cada una de las series documentales identificadas a efectos de su selección para la conservación o eliminación. La evaluación determinará la vigencia temporal de esos valores, los plazos de transferencia, el régimen y los plazos de acceso y la selección de los documentos.

7. Selección documental: se entiende por selección documental la operación a través de la cual se hace explícita la propuesta de conservación o eliminación de la serie documental, una vez identificada y evaluada.