Exposicion único Archivos y patrimonio documental

I

A lo largo de la historia, las Illes Balears han sido punto de encuentro de muchas de las civilizaciones surgidas en el Mediterráneo. Todas nos dejaron testimonios de su paso o de su implantación en nuestras islas. También conocemos cómo se organizaron y se administraron; pero nos faltan los principales testigos de todo eso: los documentos escritos, los cuáles, por diversas circunstancias de la historia, se perdieron de manera irreversible. No es sino la incorporación en el mundo europeo occidental durante el siglo XIII lo que facilitó la aparición de unas instituciones propias en el denominado, justo después de su conquista por Jaime I, Reino de Mallorca, y la acumulación consiguiente de unos documentos generados por las administraciones del momento, los cuáles, con el paso del tiempo, se convirtieron en históricos y así han llegado hasta nosotros. Pero, a pesar de la acumulación de este patrimonio documental y la existencia de archivos de tipología diversa en nuestras islas, no hay todavía una legislación específica al respecto.

Esta ley regula dos aspectos fundamentales para la salvaguardia de la memoria histórica y de los documentos que, hoy, sirven a la administración y al ciudadano y, mañana, servirán para mantener esta memoria: el patrimonio documental y los archivos de las Illes Balears. Así, se pretende constituir una organización archivística que esté al servicio de las administraciones públicas y del ciudadano y que preserve con eficacia el legado archivístico isleño. También el propósito es identificar, conservar, inventariar y difundir el patrimonio documental de las Illes, siempre haciendo compatible, en cuanto a la documentación privada, el derecho de propiedad reconocido por la Constitución con las exigencias del interés general.

Desde el punto de vista jurídico, se parte de lo que prevén los artículos 46, 105.b) y 148.15 de la Constitución Española, desarrollados básicamente por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, y por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del patrimonio histórico español, y también de lo que prevé el Estatuto de Autonomía de las Illes Balears en cuanto a las competencias exclusivas en materia de archivos, bibliotecas y museos que no sean de titularidad estatal, tal como recoge el artículo 10 en sus puntos 20 y 21, con respecto a las competencias en materia de patrimonio. En todo caso, se entiende sin perjuicio de aquello que dispone el artículo 149.1.28.ª de la Constitución. Estas previsiones se recogen en la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, y en el artículo 38 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.

Esta ley nace con una clara intención descentralizadora. Así lo prescribe el artículo 39.6 del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears, que reconoce la facultad de los consejos insulares de asumir las funciones ejecutivas y de gestión en materia de patrimonio, desarrollado por la Ley 6/1994, de 13 de diciembre, de atribución de competencias a los consejos insulares, y por la Ley 8/2000, de 27 de octubre, de consejos insulares.

Finalmente, esta ley cumple lo que prescribe la disposición final primera de la Ley 12/1998 respecto al desarrollo de una legislación en materia de archivos.

II

La ley tiene cincuenta y nueve artículos, estructurados en seis títulos, seis disposiciones adicionales, tres disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

El título I describe los rasgos generales de la ley respecto de los objetivos que se pretende alcanzar. Es especialmente importante la aclaración de los conceptos que se utilizan a lo largo del texto, por ejemplo, documento, archivo, colección documental o gestión documental, entre otros.

III

El título II se refiere al patrimonio histórico de cariz archivístico y documental de las Illes Balears. Sustituye plenamente el título VIII de la Ley 12/1998, de 21 de diciembre, del patrimonio histórico de las Illes Balears, y hace referencia concreta a los documentos de cariz histórico recogidos en los centros de archivo tanto de dentro como de fuera de las Illes Balears y, especialmente y por su importancia, al Archivo de la Corona de Aragón, en referencia al cuál las Illes Balears tienen que ejercer sus derechos según la disposición adicional primera de la Ley Orgánica 2/1983, de 25 de febrero, del Estatuto de Autonomía de las Illes Balears.

IV

El título III prevé el patrimonio documental de las Illes Balears en lo que concierne a las instituciones productoras. Entender qué es documento resulta fundamental, ya que los documentos, formen o no un archivo o un fondo homogéneo y se encuentren en el soporte que sea, constituyen la base del testimonio de las actividades de las instituciones y de la sociedad de cualquier comunidad. Así, el capítulo I define qué son documentos de titularidad pública y la responsabilidad de sus titulares en lo que concierne a la gestión en fase activa, a la evaluación y a la conservación permanente. El capítulo II delimita el documento de titularidad privada y la responsabilidad de los titulares de documentos o de archivos privados como integrantes del patrimonio documental de las Illes Balears, así como la obligación de las administraciones competentes para articular las ayudas adecuadas para facilitar su cumplimiento. El capítulo III prevé los depósitos de documentos, las condiciones en qué se harán y los centros de archivo que podrán ser receptores. El capítulo IV establece la normativa con respecto a la salida, la conservación y el expurgo de documentos, teniendo en cuenta las nuevas tecnologías como elementos que abren el abanico de posibilidades en lo que concierne a la conservación y la obtención de reproducciones.

V

El título IV es el otro punto fundamental de la ley. El capítulo I define el Sistema Archivístico de las Illes Balears, como conjunto de órganos de coordinación y de sistemas archivísticos con capacidad propia, y establece sus principios de actuación de acuerdo con la imprescindible coordinación y la utilización de un mismo sistema de gestión documental. Con esta intención el capítulo II prevé la constitución de la Junta Interinsular de Archivos y de la Comisión Técnica Interinsular de Archivos como órganos de coordinación. El capítulo III define el Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears -en la sección 1.ª- y el resto de los sistemas -en las secciones de la 2.ª a la 6.ª-, sin perjuicio de otros que puedan incorporarse en el futuro. Especialmente importante es el contenido de la sección 3.ª referida a los subsistemas archivísticos de los consejos insulares como instrumentos de desarrollo de las competencias reconocidas a los consejos insulares en materia de archivos y documentos en su ámbito territorial y competencial. El capítulo IV trata de una cuestión tan importante como en ocasiones controvertida: el acceso a los documentos públicos.

VI

El título V se dedica al régimen de adquisición de bienes del patrimonio documental de las Illes Balears y trata de aspectos comunes con el resto de normativas sobre patrimonio, como el derecho de tanteo y de retracto o la expropiación por interés social.

VII

El título VI, y último, hace referencia al régimen de infracciones y sanciones. Establece tres categorías de faltas: muy graves, graves y leves; las sanciones atribuibles a cada categoría y el procedimiento administrativo que tienen que seguir los organismos con capacidad de incoación de expedientes sancionadores.

VIII

En las disposiciones adicionales se establecen la integración de oficio en el Sistema Archivístico de las Illes Balears de los archivos ya existentes previamente y, asimismo, la creación de los organismos administrativos en materia de archivos y patrimonio documental y la adaptación de aquéllos ya existentes. También se faculta al Gobierno de las Illes Balears y a los consejos insulares para desarrollar la ley en el marco de las facultades que los otorga.

Cabe destacar que la disposición adicional cuarta hace referencia al fomento de los archivos de carácter municipal ubicados en Menorca y el Ibiza, los cuales custodian documentación histórica equivalente a la de Mallorca, para garantizarle unas óptimas condiciones de conservación y de servicio.

La disposición adicional quinta hace referencia a los fondos documentales gráficos y multimedia de los archivos de imagen y sonido de las cuatro islas.

La disposición adicional sexta otorga un plazo de tres años para que se elabore el Censo de archivos y documentos de las Illes Balears por parte de las administraciones competentes.

Las disposiciones transitorias hacen referencia a los plazos para la creación de órganos de coordinación del Sistema Archivístico de las Illes Balears y para la adaptación de los diferentes tipos de archivos y colecciones a las previsiones de esta ley.