INSTRUCCIÓN 4/2019, de 13 de septiembre, de la secretaria general del Departamento de Educación, por la que se concreta el procedimiento de acceso a la información estadística del Departamento de Educación., - Diario Oficial de Cataluña, de 18-09-2019

En los últimos años, las políticas públicas se diseñan e implementan basándose en información científica y objetiva sobre la realidad en la que se quiere actuar. La demanda de información estadística específica y detallada crece exponencialmente con el tiempo en las sociedades democráticamente avanzadas, tanto por parte de los diseñadores y ejecutores de políticas públicas como de la ciudadanía y agentes sociales. Asimismo, progresivamente hay más fuentes estadísticas disponibles, que provienen de registros administrativos, censos, encuestas, etc., y de softwares y aplicaciones de tratamiento de datos con capacidad de hacer análisis complejos y modelizaciones estadísticas.

La educación es uno de los ámbitos que últimamente recibe más interés en la investigación social y pedagógica. Para estudiar e investigar fenómenos que van más allá de la estadística difundida por el principio de publicidad activa, los agentes y actores del ámbito educativo tienen una necesidad creciente de obtener resultados estadísticos más detallados y de acceder a ficheros de datos derivados de la gestión de las instituciones educativas.

Los procedimientos para acceder a resultados específicos y para ceder ficheros de microdatos con fines estadísticos o científicos están regulados por la normativa estadística, y se deja margen de autonomía a las unidades responsables de la estadística oficial para concretar el alcance y los circuitos de las solicitudes.

El Decreto 274/2018, de 20 de diciembre, de reestructuración del Departamento de Educación otorga al Gabinete Técnico las competencias para planificar, elaborar y coordinar los informes, los estudios y las estadísticas en las materias que son competencia del Departamento. Asimismo, le otorga la condición de unidad para atender las solicitudes de información estadística. Por lo tanto, para las unidades del Departamento, el Gabinete Técnico es referente, en cuanto a las solicitudes de información estadística, y facilitador para la aplicación de los procedimientos que aquí se presentan.

Por todo ello, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 6.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público y 7.1 de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña, se dictan las siguientes instrucciones:

Primero. Objeto de la Instrucción

El objeto de esta Instrucción es concretar cómo se deben atender las solicitudes de resultados estadísticos específicos y cómo se deben ceder los ficheros de microdatos que gestiona el Departamento de Educación.

Dado que estas solicitudes están sometidas a cuatro normativas vigentes que se interrelacionan - la educativa, la de protección de datos personales, la de estadística y la de transparencia y acceso a la información pública-, el objetivo es dar a conocer en el ámbito interno y en el ámbito externo del Departamento de Educación los procedimientos, circuitos, alcance y limitaciones de acceso a la información sometida al secreto estadístico.

Segundo. Ámbito de aplicación

Esta Instrucción es de aplicación a todas las unidades de los Servicios Centrales del Departamento de Educación, así como a los servicios territoriales y órganos consultivos de este Departamento. Por su parte, el Consorcio de Educación de Barcelona (CEB) gestiona de manera autónoma las solicitudes de acceso a sus datos estadísticos.

El procedimiento objeto de la Instrucción se aplica a toda la información estadística del Departamento de Educación, en cuanto al acceso público de resultados estadísticos específicos, así como al acceso a ficheros de microdatos originales, confidenciales y anónimos.

Quedan fuera del ámbito de este procedimiento:

- Los resultados estadísticos sintéticos y básicos publicados en el apartado de estadística de la web del Departamento y regulados por la Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña.

- Las solicitudes de acceso a información pública reguladas por la Instrucción 2/2019.

- Los encargos de estudios e investigaciones realizados desde el Departamento de Educación, que están regulados por la normativa de contratación pública.

Tercero. Terminología

3.1 Tipo de resultados

La Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña1 establece tres tipos de resultados estadísticos, y incluye su definición y alcance.

- Resultados sintéticos: resultados globales de difusión obligatoria y de acceso gratuito.

- Resultados básicos, obtenidos mediante una explotación estándar -con desagregaciones conceptuales, territoriales y temporales-, publicados por medio de canales de difusión que garanticen la accesibilidad y bajo una licencia que permita utilizarlos citando su fuente.

- Resultados específicos, obtenidos mediante explotaciones no estandarizadas y que requieren un pedido de datos a medida, preservando el secreto estadístico. Son accesibles para las personas solicitantes de manera limitada, según la disponibilidad de recursos del órgano que los gestiona, y se abre la vía a un pago previo proporcional al coste de producción, de acuerdo con la normativa de tasas y precios públicos.

3.2 Secreto estadístico

La Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña2 establece que todas las personas, órganos e instituciones que intervienen en el Sistema Estadístico de Cataluña tienen la obligación de mantener el secreto sobre la información estadística. El secreto estadístico ampara todos los datos individualizados de carácter privado personal, familiar, económico o financiero utilizados para elaborar la estadística, tanto si han sido obtenidos directamente de la persona informante como de fuentes administrativas-, salvo los datos que se han hecho públicos mediante registros públicos. El deber de guardar el secreto estadístico debe mantenerse incluso después de que las personas obligadas a preservarlo hayan terminado su actividad profesional o la vinculación con los órganos que hacen o tienen estadísticas.

3.3 Accesibilidad de datos sometidos al secreto estadístico

El Decreto 143/2010, de 19 de octubre3, del Registro de ficheros estadísticos y de las cesiones de datos sometidos a secreto estadístico define los principales conceptos relacionados con la accesibilidad a datos y establece algunas definiciones relevantes; las más destacadas son:

- Unidad estadística: es la unidad básica de observación, es decir, una persona física, un hogar, una empresa u otros tipos de operadores a los que hacen referencia los datos.

- Identificación directa: identificación de una unidad estadística por su nombre o apellidos, denominación, dirección o número de identificación públicamente accesible.

- Identificación indirecta: identificación de una unidad estadística por otros medios que los relativos a la identificación directa.

- Ficheros de microdatos originales: son los registros estadísticos individuales que contienen información obtenida directamente de la ejecución de actuaciones estadísticas de interés de la Generalitat de Cataluña o del Estado, o que recogen información individual de las unidades estadísticas a las que hacen referencia, por lo que permiten una identificación directa.

- Ficheros de microdatos confidenciales: son los microdatos originales que se han modificado para eliminar los identificadores directos, por lo que sólo permiten una identificación indirecta de las unidades estadísticas a las que hacen referencia.

- Ficheros de microdatos anónimos: son los microdatos originales que se han modificado para reducir al mínimo, de acuerdo con las mejores prácticas actuales, el riesgo de identificación directa o indirecta de las unidades estadísticas a las que hacen referencia.

- Utilización de datos con fines exclusivamente estadísticos: permite, con carácter exclusivo, tratar datos para desarrollar y elaborar análisis y resultados estadísticos, de acuerdo con la legislación aplicable en materia de estadística de interés de la Generalitat.

- Utilización de datos con fines científicos: permite tratar datos para desarrollar y elaborar investigaciones y búsquedas científicas, de acuerdo con la legislación aplicable en materia de estadística de interés de la Generalitat.

- Cesión de archivo estadístico: es cualquier revelación de datos, parcial o total, efectuada por el organismo responsable del fichero estadístico o por el organismo colaborador, a otra administración pública, así como también a un instituto de investigación científica o un investigador.

Cuarto. Procedimiento de gestión de las solicitudes de resultados estadísticos específicos

El Departamento de Educación, a través del Servicio de Indicadores y Estadística del Gabinete Técnico, puede suministrar resultados estadísticos específicos a quien lo solicite.

Según su origen, se distinguen las siguientes solicitudes:

- Solicitudes internas, de los servicios centrales o territoriales del Departamento de Educación, incluido el Consorcio de Educación de Barcelona, y organismos consultivos.

- Solicitudes externas, de personas o entidades ajenas al Departamento de Educación.

4.1 Solicitudes internas

En caso de que la solicitud de resultados estadísticos específicos provenga de unidades del Departamento de Educación, o bien de otros departamentos u organismos de la Generalitat de Cataluña, debe dirigirse a la persona responsable del Servicio de Indicadores y Estadística del Gabinete Técnico, a través de eValisa, haciendo constar:

- Asunto: Solicitud de resultados estadísticos específicos

- Breve descripción de la solicitud

a) Objetivo

b) Enseñanzas y niveles.

c) Alcance temporal o cursos académicos.

d) Alcance territorial (centros, municipios, servicios territoriales ...).

e) Origen de la información, si se conoce.

Se dará respuesta a la solicitud mediante la eValisa:

- En un plazo de 7 días naturales, si la petición es sencilla.

- En un plazo de 30 días naturales, si la petición es compleja o laboriosa y previa comunicación a la persona solicitante.

En caso de que la unidad solicitante quiera hacer difusión externa de los resultados específicos entregados, hay que aplicar las limitaciones recogidas en la política de transparencia del Departamento de Educación.

4.2 Solicitudes externas

Cuando la solicitud de resultados estadísticos específicos proviene de personas o entidades ajenas a la Generalitat, debe dirigirse al Servicio de Indicadores y Estadística, a través de las siguientes vías:

1) En el caso de las administraciones y entes públicos de Cataluña, mediante el envío genérico del EACAT.

2) En el caso de la Administración General del Estado, a través del canal electrónico.

3) En el caso de personas jurídicas privadas y de personas físicas que tienen la obligación de relacionarse a través de medios electrónicos con las administraciones públicas, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, mediante una petición genérica desde la Sede electrónica de la Generalitat.

4) En el caso de personas físicas no incluidas en el punto anterior, a su elección, mediante una petición genérica desde la Sede electrónica de la Generalitat o mediante escrito dirigido al Gabinete Técnico de la Secretaría General del Departamento de Educación (Via Augusta, 202-226, 08021, Barcelona).

En los cuatro supuestos, hay que indicar:

- Solicitante

a) Identificación de la persona solicitante.

b) Organización o empresa.

c) Coordenadas de contacto para las notificaciones electrónicas (teléfono y correo electrónico), en su caso.

d) Domicilio a efectos de notificaciones, en su caso.

- Asunto: Solicitud de resultados estadísticos específicos

- Breve descripción de la solicitud

a) Objetivo.

b) Enseñanzas y niveles.

c) Curso académico.

d) Alcance temporal o cursos académicos.

e) Origen de la información, si se conoce.

La solicitud debe responderse:

- En un plazo de 7 días naturales, si la petición es sencilla.

- En un plazo de 30 días naturales, si la petición es compleja o laboriosa y previa comunicación a la persona solicitante.

Los resultados específicos se entregarán por el mismo canal electrónico a través del cual se ha hecho la solicitud; en el caso de personas jurídicas privadas o personas físicas que tienen la obligación de relacionarse a través de medios electrónicos con las administraciones públicas, o que así lo hayan escogido, se entregarán mediante eNotum, y respecto de las personas físicas no obligadas a recibir notificaciones electrónicas, los resultados específicos se entregarán por el medio que estas hayan escogido.

Los resultados entregados no pueden tener en ningún caso la desagregación temporal, territorial o conceptual que permita la identificación directa o indirecta de unidades estadísticas, y hay que aplicarles las limitaciones recogidas en la política de transparencia del Departamento de Educación.

Quinto. Procedimiento de gestión de las solicitudes de acceso a ficheros de microdatos

La Secretaría General del Departamento de Educación autoriza el acceso a ficheros de microdatos a través del Gabinete Técnico. Las solicitudes deben dirigirse a la Secretaría General del Departamento de Educación.

En función de quien solicita la información y de la finalidad para la que se solicita, el fichero de microdatos al que se accede debe ser sometido a un nivel de protección de revelación de información individual diferente. En cualquier caso, hay que aportar el documento que describa el proyecto estadístico, científico o de estudio, y la cesión será formalizada en un convenio o un documento de acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los datos cedidos, donde se especifiquen las condiciones de la cesión, las obligaciones de los solicitantes, las medidas de seguridad adoptadas para preservar la confidencialidad de los datos, el respeto a la protección de datos personales, el retorno de los resultados y evidencias obtenidas al Departamento de Educación, las condiciones de la difusión en conjunto, en su caso, y las sanciones en caso de infracción de estas obligaciones. Todos los envíos se harán mediante un canal electrónico y la documentación debe estar en formato electrónico.

1. Si la finalidad es para la producción de estadística oficial y el solicitante es una institución u órgano del Sistema Estadístico de Cataluña, debe presentar previamente un proyecto técnico de la actuación estadística; el tipo de archivo de microdatos al que tendrá acceso será original y la colaboración quedará formalizada en un convenio de colaboración, de acuerdo con el modelo de convenio del anexo 1.

2. Si la finalidad es para la investigación científica y el solicitante es una persona física o jurídica reconocida en el ámbito de la investigación científica, es necesario que presente previamente un proyecto de investigación; el tipo de archivo de microdatos al que tendrá acceso será confidencial y la cesión quedará formalizada mediante un acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los datos cedidos, de acuerdo con el modelo de acuerdo del anexo 2.

3. Si la finalidad es para la elaboración de estudios o compilación estadística y el solicitante es una persona física o jurídica reconocida en el ámbito de los estudios educativos, es necesario que presente previamente un proyecto de estudio o plan de tabulación; el tipo de archivo de microdatos al que tendrá acceso será anónimo, y la cesión quedará formalizada mediante un acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los datos cedidos, de acuerdo con el modelo de acuerdo del anexo 3.

El procedimiento de cesión de ficheros de microdatos es el siguiente:

Fase 1. Solicitud

Las solicitudes deben enviarse al Gabinete Técnico de la Secretaría General a través de las siguientes vías:

- En el caso de instituciones y órganos del Sistema Estadístico de Cataluña de la Generalitat de Cataluña, a través de eValisa.

- En el resto de casos, a excepción de las personas físicas no obligadas a comunicarse a través de medios electrónicos con las administraciones públicas, mediante una petición genérica desde el registro electrónico de la Sede electrónica de la Generalitat.

- En el caso de personas físicas no incluidas en el punto anterior, a su elección, mediante una petición genérica desde el registro electrónico o mediante escrito dirigido al Gabinete Técnico de la Secretaría General.

El Gabinete Técnico, a través del Servicio de Indicadores y Estadística hace de interlocutor con los solicitantes.

La solicitud debe incluir los siguientes contenidos:

- Solicitante

a) Identificación de la persona solicitante.

b) Coordenadas de contacto para las notificaciones electrónicas (teléfono y correo electrónico) y domicilio a efectos de notificaciones no electrónicas.

c) Identificación del organismo jurídico.

d) Objetivo y misión del organismo solicitante.

- Proyecto

a) En caso de actuación estadística: proyecto técnico estadístico (en documento adjunto).

b) En caso de investigación científica: proyecto de investigación científica (en documento adjunto).

c) En caso de estudio o compilación: proyecto o plan de tabulación (en documento adjunto).

d) Objetivo.

e) Motivación del proyecto.

f) Técnicos o entidades que tendrán acceso a los datos.

- Información a la que se quiere acceder

a) Alcance poblacional.

b) Alcance temporal.

c) Alcance territorial.

d) Origen de la información, si se conoce.

Fase 2. Viabilidad y acuerdos del acceso

El Gabinete Técnico, a través del Servicio de Indicadores y Estadística, debe gestionar con las personas solicitantes la viabilidad de la petición, a fin de llegar a un acuerdo respecto de los contenidos y formatos de los ficheros de microdatos que se han de ceder, y debe concretar el alcance de la desagregación temporal, territorial y conceptual, así como las técnicas aplicadas de control de revelación estadística directa para preservar la confidencialidad de la información individual. Estos acuerdos se materializarán en un informe de viabilidad de la cesión, que debe ser elevado a la Secretaría General.

Hay que comunicar a los solicitantes la previsión de calendario de la entrega de ficheros de microdatos.

Fase 3. Construcción de ficheros de microdatos seguros

El Servicio de Indicadores y Estadística debe construir los ficheros de microdatos y aplicar las técnicas de control de revelación estadística acordadas.

Fase 4. Firma del acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los datos cedidos

Una vez acordados, entre el Departamento de Educación y los solicitantes, los contenidos y formatos de los ficheros de microdatos a ceder, hay que hacer llegar a los solicitantes la propuesta de acuerdo de confidencialidad y compromiso de uso responsable, que deben firmar electrónicamente, en el caso de solicitantes obligados a comunicarse a través de medios electrónicos con las administraciones públicas. En segundo lugar, es necesario que los firme la Secretaría General del Departamento de Educación.

Fase 5. Entrega de los ficheros de microdatos

Una vez que la Secretaría General haya firmado el documento, el Gabinete Técnico debe entregar los ficheros de microdatos por vía segura. La entrega de los ficheros se notificará a través de eValisa, de eNotum o a la dirección para notificaciones facilitada, según el caso.

Fase 6. Seguimiento de la cesión de datos

El Gabinete Técnico, a través del Servicio de Indicadores y Estadística, tiene que hacer el seguimiento de la cesión de los ficheros en los siguientes aspectos:

- Debe garantizar el cumplimiento de los acuerdos y las cláusulas contenidas en el convenio o documento de acuerdo de confidencialidad y uso responsable.

- Debe garantizar que se han tomado las medidas de seguridad en el momento de la cesión de los ficheros de microdatos.

- Tiene que recibir y revisar los resultados de la investigación antes de su publicación, para contrastar el nivel de revelación estadística y determinar, si es necesario, medidas adicionales para preservar su confidencialidad.

- Debe velar por el cumplimiento de la no revelación de información confidencial, en especial en lo referente a la política de transparencia del Departamento de Educación, en la difusión de los resultados y evidencias obtenidas a partir de los tratamientos y análisis de los ficheros de microdatos.

- Tiene que recibir el certificado de destrucción de los ficheros de datos confidenciales cuando termine la vigencia de la cesión.

- Debe programar el retorno de resultados y evidencias obtenidas, mediante un formato de difusión interna a las unidades del Departamento de Educación.

Sexto. Publicación

Dados los destinatarios y los efectos que produce, esta Instrucción se publicará en la web del Departamento de Educación y en el Diari Oficial de la Generalitat de Cataluña, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.2 de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña.

Séptimo. Entrada en vigor

Esta Instrucción entra en vigor el día en que se publique en el Diari Oficial de la Generalitat de Cataluña.

Barcelona, 13 de septiembre de 2019

Núria Cuenca i León

Secretaria General

Anexo 1

Modelo de convenio de colaboración entre organismos del Sistema Estadístico de Cataluña para fines estadísticos.

Convenio de colaboración entre la Administración de la Generalitat de Cataluña, mediante el Departamento de Educación y [òrganismo] para el intercambio de información

Reunidos

De una parte ...

Y de otra parte ...

En uso de sus atribuciones, las partes se reconocen mutuamente la capacidad legal suficiente para formalizar este acto, y

Manifiestan

[Motivación normativa de la colaboración.]

Cláusulas

Primera. Objeto del convenio

Segunda. Unidades implicadas

Tercera. Compromisos del Departamento de Educación

Cuarta. Compromisos del [Departamento o entidad pública]

Quinta. Obligaciones económicas

Sexta. Naturaleza jurídica

Séptima. Protección de datos personales

Octava. Secreto estadístico

Novena. Comisión de seguimiento

Décima. Vigencia

Undécima. Causas de extinción

Duodécima. Publicidad

Decimotercera. Solución de controversias

Barcelona, [fecha]

Firmas

Anexos con los detalles de la cesión o de intercambio de información.

Anexo 2

Modelo de acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los datos cedidos con fines científicos

Acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los ficheros de microdatos cedidos con fines científicos

El Departamento de Educación ha recibido una solicitud de petición de datos, por parte de [solicitante], para la elaboración del proyecto de investigación [Nombre de la investigación].

El Departamento de Educación proporciona los siguientes ficheros de microdatos confidenciales para elaborar dicha investigación, dado que la finalidad y los objetivos son justificados.

Los ficheros de microdatos cedidos han sido sometidos a técnicas de control de revelación estadística, para evitar al máximo la identificación directa de la información individual sometida al secreto estadístico, de acuerdo con los términos establecidos por los artículos 20 y 21 del Decreto 143 / 2010 de 19 de octubre, del Registro de ficheros estadísticos y de la cesión de datos sometidos a secreto estadístico. Asimismo, están protegidos por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos; el Reglamento general de protección de datos (RGPD); la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y por el resto de normativa vigente en esta materia que le es aplicable.

Los archivos son los siguientes:

[Detalle de los contenidos y formatos de los ficheros de microdatos cedidos]

En cumplimiento de la Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña, así como del Decreto 143/2010, de 19 de octubre, del Registro de ficheros estadísticos y de las cesiones de datos sometidos a secreto estadístico, el solicitante acepta las condiciones de utilización de los datos que contienen los archivos mencionados, y que se exponen a continuación:

1. Los ficheros de microdatos cedidos por el Departamento de Educación deben ser utilizados únicamente para el objeto de este acuerdo, por lo que no pueden ser utilizados para cualquier otra actividad no estadística o con una finalidad diferente, ni tampoco se pueden ceder a otra persona o institución.

2. Los solicitantes se comprometen a no llevar a cabo ningún procedimiento para identificar las unidades de los archivos, incluidos los de cruce con otras informaciones que permitan la identificación de datos individuales.

3. Los ficheros de microdatos cedidos por el Departamento de Educación deben ser protegidos y se deben tomar todas las medidas de seguridad necesarias en cumplimiento de la normativa aplicable sobre protección de datos personales que impidan, especialmente, el acceso a este archivo de culquier persona ajena a la investigación que es objeto de esta cesión. En concreto, tienen acceso a los archivos las personas siguientes:

a) Sr./Sra.[Nombre y apellidos] con [tipo de identificación] [numero de identificación], investigador/a principal, responsable del proyecto de investigación.

b) Sr./Sra.[Nombre y apellidos] con [tipo de identificación] [numero de identificación], investigador/a.

4. La información que difundan los solicitantes en cualquier tipo de soporte o documento (interno o externo), a partir de la información facilitada por el Departamento de Educación, debe ser siempre suficientemente agregada para que no sea posible identificar ningún individuo (alumnos, personal docente o no docente) y hay que tomar las medidas técnicas oportunas para evitar el riesgo de revelación de información individual a la que se refiere el artículo 26 de la Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña . Los solicitantes no pueden difundir en ningún caso información que pueda revelar información individual de manera indirecta.

5. El solicitante debe entregar al Departamento de Educación los resultados numéricos de la investigación (tablas, gráficas y otras formulaciones cuantitativas) antes de publicarlos o difundirlos por cualquier medio, a los efectos de que el Departamento de Educación contraste el nivel de revelación estadística de los datos y determine, en su caso, las medidas adicionales que haya que adoptar para garantizar al máximo la preservación del secreto estadístico, como requisito previo a la difusión.

6. El solicitante también debe entregar al Departamento de Educación el texto completo (incluyendo tablas, gráficos, mapas ...) antes de difundir los resultados de la investigación (por cualquier medio), para verificar que se han cumplido las medidas e indicaciones hechas. Si se trata de un artículo para publicar, el envío de esta información al Departamento de Educación tiene que ser con anterioridad a su sumisión.

7. La cesión de los ficheros de microdatos con fines científicos mencionados se fija por un período de [numero] meses, a contar a partir de la fecha de la firma de este documento. Si hubiera que seguir utilizando la información una vez finalizado este plazo, los solicitantes deben solicitar previamente la ampliación del tiempo de cesión al Departamento, que evaluará su pertinencia. En caso de que se autorice, hay que formalizar la ampliación en un anexo de este acuerdo de confidencialidad y de uso responsable.

8. Una vez finalizada la utilización de los datos cedidos, los solicitantes deben destruir los ficheros de microdatos con fines científicos entregados por el Departamento de Educación y cualquier otra reproducción parcial o total, cualquiera que sea su soporte material, y deben comunicarlo por escrito al Departamento. En todo caso, la fecha límite para destruir la información cedida a los solicitantes es el [fecha].

9. El solicitante se compromete a informar al Departamento de sus datos de localización, en el supuesto de que se modifiquen los proporcionados en el documento de solicitud de este fichero de microdatos con fines científicos, a fin de mantener actualizados permanentemente los datos de contacto.

10. El solicitante debe comunicar al Departamento las referencias de las publicaciones y artículos que se deriven de los ficheros cedidos en cuanto sean públicos, y autorizan el Departamento para hacer difusión de ellos en su web.

11. El Departamento de Educación se reserva el derecho de programar el retorno de resultados y evidencias obtenidos, mediante un formato de difusión interna, a las unidades del Departamento de Educación.

12. Cualquier incidencia o incumplimiento que pueda producirse en relación con las obligaciones anteriores debe ser comunicado inmediatamente por los solicitantes al Departamento de Educación.

Barcelona, [fecha]

[Firmas]

Persona responsable de la investigación

(Organización)

Secretario/a general

Departamento de Educación

Anexo 3

Modelo de acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los datos cedidos para la elaboración de estudios

Acuerdo de confidencialidad y de uso responsable de los ficheros de microdatos cedidos para la elaboración de estudios

El Departamento de Educación ha recibido una solicitud de petición de datos, por parte de [solicitante], para elaborar el proyecto de estudio [Nombre del estudio].

El Departamento de Educación proporciona los ficheros de microdatos anónimos siguientes para elaborar dicho estudio, dado que la finalidad y los objetivos son justificados.

Los ficheros de microdatos cedidos han sido sometidos a técnicas de control de revelación estadística para evitar al máximo la identificación directa de la información individual sometida al secreto estadístico, de acuerdo con los términos establecidos por la Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña (artículo 24 y siguientes) sobre el secreto estadístico. Asimismo, están protegidos por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos; el Reglamento general de protección de datos (RGPD); la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y por el resto de normativa vigente en esta materia que le es aplicable.

Los archivos son los siguientes:

[Detalle de los contenidos y formatos de los ficheros de microdatos cedidos]

En cumplimiento de la Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña, el solicitante acepta las condiciones de utilización de los datos que contienen los archivos mencionados, y que se exponen a continuación:

1. Los ficheros de microdatos cedidos por el Departamento de Educación deben ser utilizados únicamente para el objeto de este acuerdo, por lo que no pueden ser utilizados para cualquier actividad no estadística o con una finalidad diferente, ni tampoco se pueden ceder a otra persona o institución.

2. El solicitante se compromete a no llevar a cabo ningún procedimiento para identificar las unidades de los archivos, incluidos los de cruce con otras informaciones que permitan la identificación de datos individuales.

3. Los ficheros de microdatos cedidos por el Departamento de Educación deben ser protegidos y se deben tomar todas las medidas de seguridad necesarias en cumplimiento de la normativa aplicable sobre protección de datos personales que impidan, especialmente, el acceso a este archivo de cualquier persona ajena al estudio que es objeto de esta cesión. En concreto, tienen acceso a los archivos las personas siguientes:

a) Sr./Sra [Nombre y apellidos] con [tipo de identificación] [numero de identificación], responsable principal del estudio.

b) Sr./Sra. [Nombre y apellidos] con [tipo de identificación] [numero de identificación], colaborador/a.

4. La información que difundan los solicitantes en cualquier tipo de soporte o documento (interno o externo), a partir de la información facilitada por el Departamento de Educación, debe ser siempre suficientemente agregada para que no sea posible identificar ningún individuo (alumnos , personal docente o no docente) y hay que tomar las medidas técnicas oportunas para evitar el riesgo de revelación de información individual a la que se refiere el artículo 26 de la Ley 23/1998, de 30 de diciembre, de estadística de Cataluña. El solicitante no puede difundir en ningún caso información que pueda revelar información individual de manera indirecta.

5. El solicitante debe entregar al Departamento de Educación los resultados numéricos del estudio (tablas, gráficas y otras formulaciones cuantitativas) antes de publicarlos o difundirlos por cualquier medio, a los efectos de que el Departamento de Educación contraste el nivel de revelación estadística de los datos y determine, en su caso, las medidas adicionales que haya que adoptar para garantizar al máximo la preservación del secreto estadístico, como requisito previo a la difusión.

6. El solicitante también debe entregar al Departamento de Educación el texto completo (incluyendo tablas, gráficos, mapas ...) antes de difundir los resultados del estudio (por cualquier medio), para verificar que se han cumplido las medidas e indicaciones hechas. Si se trata de un artículo para publicar, el envío de esta información al Departamento de Educación tiene que ser con anterioridad a su sumisión

7. La cesión de los ficheros de microdatos mencionados para la elaboración de un estudio se fija por un período de [número] meses, a contar a partir de la fecha de la firma de este documento. Si hubiera que seguir utilizando la información una vez finalizado este plazo, los solicitantes deben solicitar previamente la ampliación del tiempo de cesión al Departamento, que evaluará su pertinencia. En caso de que se autorice, hay que formalizar la ampliación en un anexo de este acuerdo de confidencialidad y de uso responsable.

8. Una vez finalizada la utilización de los datos cedidos, los solicitantes deben destruir los ficheros de microdatos con fines científicos entregados por el Departamento de Educación y cualquier otra reproducción parcial o total, cualquiera que sea su soporte material, y lo han comunicar por escrito al Departamento. En todo caso, la fecha límite para destruir la información cedida al solicitante es el [fecha].

9. El solicitante se compromete a informar al Departamento de sus datos de localización, en el supuesto de que se modifiquen los proporcionados en el documento de solicitud de este fichero de microdatos para la elaboración de un estudio, a fin de mantener actualizados permanentemente los datos de contacto.

10. El solicitante debe comunicar al Departamento las referencias de las publicaciones y artículos que se deriven de los ficheros cedidos en cuanto sean públicos, y autorizan el Departamento para hacer difusión de ellos en su web.

11. El solicitante se compromete a citar el origen de los datos y la colaboración del Departamento de Educación, a través de la cesión, en las publicaciones y artículos que se deriven del estudio.

12. El Departamento de Educación se reserva el derecho de programar el retorno de resultados y evidencias obtenidos, mediante un formato de difusión interna, a las unidades del Departamento de Educación.

13. Cualquier incidencia o incumplimiento que pueda producirse en relación con las obligaciones anteriores debe ser comunicada por los solicitantes inmediatamente al Departamento de Educación.

Barcelona, [fecha]

[Firmas]

Persona responsable de la investigación

(Organización)

Secretario/a general

Departamento de Educación

1 Artículo 19 y siguientes

2 Artículo 24 y siguientes

3 El acceso y las cesiones de ficheros de microdatos confidenciales con fines científicos son reguladas por los artículos 20 y 21 del Decreto 143/2010. La Ley 5/2016 del Plan estadístico de Cataluña 2017-2020 y de modificación de la Ley 23/1198 de estadística de Cataluña incorpora un nuevo artículo 30, que desarrolla lo que recoge el Reglamento (UE) núm. 557/2013 de la Comisión, relativo a la estadística europea en lo que se refiere al acceso a datos confidenciales con fines científicos.