Instrucciones �nico la Se aprueban instrucciones para la evaluación y la eliminación de documentos de las Entidades Locales

-Las comisiones de evaluación documental propias constituidas por las Entidades Locales de Navarra deberán contar necesariamente con la presencia, como miembro, de un técnico del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental.

-Las Entidades Locales de Navarra que hayan constituido sus propias comisiones de evaluación documental publicarán sus acuerdos en el Boletín Oficial de Navarra, con identificación clara e inequívoca de la denominación de la serie, expedientes y tipos documentales evaluados. Del mismo modo, informarán anualmente a la Comisión de Evaluación Documental de las eliminaciones concretas llevadas a cabo sobre documentos en el período, con indicación del acuerdo en concreto que las autoriza.

-La Comisión de Evaluación Documental hará públicos en la web institucional el conjunto de los acuerdos publicados por Entidades Locales de Navarra que hayan constituido sus propias comisiones de evaluación documental. Cada acuerdo vendrá acompañado con la información de la serie relativa a los expedientes y tipos documentales que los componen, de manera que se identifiquen claramente los documentos incluidos en la evaluación.

-Las Entidades Locales de Navarra podrán acogerse a los acuerdos adoptados por otra Entidad Local que haya constituido su propia comisión de evaluación documental. Para ello, la Entidad Local interesada deberá solicitar el correspondiente acuerdo favorable a la Comisión de Evaluación Documental, identificando de forma inequívoca el acuerdo de referencia, con indicación de serie, denominación de expedientes y, en especial, tipología de documentos para los que propone la eliminación, así como el período cronológico que abarcan. Para ello utilizará los impresos incluidos como anexo a esta Orden Foral, a los que acompañará un modelo de expediente. Recibida la solicitud, la Comisión de Evaluación Documental cotejará esta información con la del acuerdo de referencia, pudiendo requerir a la Entidad Local información complementaria, o decidir la conveniencia de efectuar una visita in situ, si lo estimara oportuno para asegurar el carácter idéntico de ambas, al objeto de garantizar éste de cara a la adopción del acuerdo por parte de la Comisión.

-Una vez que la Entidad Local lleve a cabo la eliminación de los documentos que cuenten con acuerdo favorable de la Comisión de Evaluación Documental, la Entidad Local informará puntualmente de este hecho a la Comisión mediante la remisión de la correspondiente acta de eliminación (véase el modelo en anexo).

-El acuerdo favorable de la Comisión de Evaluación Documental para la eliminación de documentos se entenderá válido únicamente para aquellos identificados en la solicitud y referido a un periodo cronológico en concreto. Para sucesivas eliminaciones la Entidad Local deberá solicitar un nuevo acuerdo favorable aún cuando afecte a expedientes de la misma serie cuyo acuerdo hubiera sido favorable anteriormente.

-La eliminación de documentos únicamente podrá llevarse a cabo sobre los documentos que aparecen identificados en los acuerdos de evaluación publicados por las Entidades Locales tomados como referencia.

-Este mismo procedimiento de solicitud de acuerdo favorable se seguirá por las Entidades Locales de Navarra cuando éstas tomen como referencia para la eliminación de documentos los acuerdos de evaluación y eliminación adoptados por la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra de aplicación sobre series comunes a todas las Administraciones Públicas de Navarra, de acuerdo con la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos. Así mismo, las Entidades Locales de Navarra realizarán el mismo procedimiento de solicitud cuando éstas tomen como referencia para la eliminación de documentos los acuerdos de evaluación y eliminación adoptados por la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra a solicitud de otras Entidades Locales de Navarra.

-Con carácter general, las comisiones de evaluación documental constituidas por las Entidades Locales cooperarán entre sí, de manera que sumen esfuerzos mediante una actuación complementaria en la adopción de acuerdos que faciliten la extensión de la práctica de la eliminación de documentos al conjunto de las Entidades Locales de Navarra. El Departamento competente en materia de archivos impulsará esta cooperación, a través del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental, en el ejercicio de su función de cabecera del Sistema Archivístico de Navarra.

-La Comisión de Evaluación Documental trasladará puntualmente al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental cuanta información reciba de las Entidades Locales de Navarra relativa a la práctica de la eliminación documental, al objeto de mantener actualizado el Mapa de Archivos de Navarra.