Orden 40/2021, de 25 de marzo, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se crea el Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. [2021/3619], - Diario Oficial de Castilla La-Mancha, de 05-04-2021

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, recoge expresamente en su artículo 12 la obligación de todas las Administraciones Públicas de garantizar que las personas interesadas puedan relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que en su caso se determinen. Ese mismo artículo regula que para la asistencia en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales dispondrán de un registro de funcionarios habilitados que será plenamente interoperable y estará interconectado con los de las restantes Administraciones públicas. Debiendo constar al menos en este registro o sistema equivalente, las personas funcionarias que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Con el objeto de avanzar en el desarrollo de estas obligaciones se dicta la presente orden que se compone de ocho artículos. En el artículo primero se regula el objeto de la orden. Los artículos segundo, tercero y cuarto versan, respectivamente, sobre el ámbito de aplicación, órganos competentes para su gestión y contenido del registro, en tanto el quinto y el sexto se dedican a los tipos de habilitaciones objeto de inscripción y la extensión de las habilitaciones conferidas. En los artículos séptimo y octavo se recoge la prestación del consentimiento expreso por parte de las personas interesadas y los requisitos para la recepción de comunicaciones y notificaciones telemáticas. Se añaden dos disposiciones adicionales relativas al personal habilitado en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros y en otros registros de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, una disposición transitoria dirigida a las comunicaciones y notificaciones recibidas antes de la entrada en vigor de la orden y cuatro disposiciones finales que regulan la supletoriedad de la norma, las facultades de aplicación y desarrollo y la entrada en vigor de la misma.

En la elaboración de esta orden se han observado los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia exigidos por el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Así, se han atendido los principios de necesidad y eficacia, al estar la iniciativa normativa justificada por la necesidad de completar el desarrollo de las funciones de asistencia a la ciudadanía. De la misma manera, en cumplimiento del principio de proporcionalidad, la norma se limita a la regulación imprescindible del Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. En virtud del principio de seguridad jurídica, mediante esta norma se completa el marco normativo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre para la asistencia en relación con el uso de medios electrónicos a las personas interesadas. Igualmente, se ha tenido en cuenta el principio de transparencia, definiéndose el objeto y ámbito de aplicación, así como el contenido del Registro. Finalmente, en aplicación del principio de eficiencia, la presente orden racionaliza los tipos de habilitaciones y la extensión de las mismas para evitar duplicidades que puedan generar ineficiencias en el ámbito de la gestión.

La disposición final segunda del Decreto 12/2010, de 16 de marzo de 2010 por el que se regula la utilización de medios electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha faculta con carácter general a la persona titular de la Consejería competente en Administración Electrónica para el desarrollo normativo y en su artículo 13 establece la habilitación específica para el desarrollo del Registro de Personal Funcionario Habilitado. En consecuencia, de acuerdo con el Decreto 80/2019, de 16 de julio, por el que se establece la estructura orgánica y competencias de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas,

Dispongo:

Artículo 1. Objeto.

La presente orden tiene por objeto la creación y regulación del Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

Esta orden será de aplicación a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, y en su caso, a los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma.

Artículo 3. Órganos competentes.

El Registro de Personal Funcionario Habilitado será gestionado por la Consejería con competencia en materia de coordinación y atención a la ciudadanía, a través del órgano directivo que tenga desconcentrada dicha competencia, que será el responsable de su administración.

Artículo 4. Contenido del Registro de Personal Funcionario Habilitado.

1.- En el Registro se harán constar los siguientes datos del personal funcionario habilitado:

a) Documento nacional de identidad o pasaporte.

b) Nombre y apellidos del personal funcionario.

c) Órgano u organismo de adscripción.

d) Puesto de trabajo que desempeña, con indicación de su denominación y código.

e) Tipo de habilitación y fechas de inicio y fin de las mismas.

f) Fecha de alta en el Registro.

g) Fecha de baja en el Registro.

h) Causa de la cancelación de la habilitación.

2.- Cuando una determinada habilitación exija requisitos adicionales, estos también deberán constar en el registro. Artículo 5. Tipos de habilitaciones.

Las habilitaciones que se inscriban en el Registro de Personal Funcionario Habilitado corresponderán a alguno o varios de los siguientes tipos:

a) Habilitación para la identificación y firma electrónica de las personas físicas interesadas que no estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas, cuando así lo requieran ante las oficinas de asistencia en materia de registros, en algún procedimiento o trámite disponible por medios electrónicos. b) Habilitación para la expedición de copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel, ya sea éste original o copia auténtica, que presenten las personas interesadas en las oficinas de asistencia en materia de registros y que se vayan a incorporar a un expediente administrativo.

c) Habilitación para la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos válidamente emitidos y relativos a procedimientos competencia del órgano administrativo al que se encuentre adscrito el funcionario habilitado.

d) Habilitación para la inscripción de las representaciones otorgadas apud acta que deseen realizar las personas interesadas mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registro para ser inscritas en el Registro Electrónico de Apoderamientos.

e) Habilitación para la recepción de comunicaciones o notificaciones telemáticas remitidas a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha por parte de otras administraciones o entes del sector público.

f) Habilitación para la recepción de comunicaciones o notificaciones telemáticas remitidas, a organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, por parte de otras administraciones o entes del sector público.

Artículo 6. Extensión de las habilitaciones.

1.- Las habilitaciones serán personales y efectivas desde su inscripción en el registro.

2.- Para que sean válidas las habilitaciones contenidas en el registro deberán indicar el tipo de habilitación otorgada y su duración.

En caso de no indicar un período de tiempo determinado, se entenderá que la habilitación otorgada a favor del personal funcionario estará vigente desde la fecha de alta de la inscripción en el registro, hasta la fecha de cese del personal funcionario en el puesto de trabajo en el cual desempeñaba las funciones para las que estaba habilitado, en base a lo preceptuado en la presente orden.

El personal funcionario que desarrolle su puesto de trabajo en las oficinas de asistencia en materia de registro desempeñará las habilitaciones previstas en las letras a, b y d del artículo 5 de esta orden durante el tiempo que permanezcan en dicho puesto de trabajo.

Artículo 7. Prestación del consentimiento expreso de la persona interesada para su identificación y firma electrónica por la persona funcionaria habilitada.

1.- Para la validez de la habilitación contenida en el artículo 5.a) la persona interesada deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso para cada actuación administrativa por medios electrónicos en el cual actúe la persona funcionaria habilitada.

El consentimiento se prestará mediante la cumplimentación del formulario que figura como Anexo en la presente orden.

2.- La información contenida en el Registro de Personal Funcionario Habilitado y la copia de la documentación relacionada con las actuaciones realizadas se conservará a los efectos de prueba en los procedimientos administrativos o procesos judiciales que puedan tener lugar.

Artículo 8. Requisitos específicos para la habilitación para recepción de comunicaciones o notificaciones telemáticas.

1.- La habilitación indicada en las letras e) y f) del artículo 5 implica que el personal funcionario afectado dispondrá de un certificado de representante de persona jurídica en nombre de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, o en su caso, de los organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes de la misma.

2.- Para la tramitación de dicho certificado el personal funcionario deberá obtener la previa autorización del titular del órgano administrativo del que dependa.

3.- Dicha autorización se comunicará a la Inspección General de Servicios de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, que será la encargada de llevar a cabo la validación, con carácter previo a la solicitud del certificado electrónico de representante de persona jurídica por parte del personal funcionario y la posterior inscripción en el Registro.

Disposición adicional primera. Personal habilitado perteneciente a las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros.

Previa comprobación de los requisitos exigidos, quedarán inscritos de oficio en el Registro de Personal Funcionario Habilitado para las habilitaciones definidas en las letras a, b y d del artículo 5 de esta orden, los funcionarios y funcionarias que se encuentren desempeñando su puesto de trabajo en las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

Disposición adicional segunda. Personal habilitado perteneciente a otras oficinas de registro de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

1.- El personal funcionario de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que desarrolle sus funciones en otras oficinas de registro distintas de las oficinas de asistencia en materia de registros, podrá desempeñar las habilitaciones que se indican en las letras a, b y d del artículo 5 de la presente orden.

2.-El órgano directivo del cual dependa dicho funcionario deberá solicitar la inscripción del mismo y el alcance de sus habilitaciones, a la Inspección General de Servicios, que tras comprobar que la solicitud cumple con los requisitos establecidos, procederá a su inscripción.

Disposición transitoria primera. Notificaciones y comunicaciones.

El personal funcionario que a la entrada en vigor de la presente orden, tenga vigente el certificado de representante de persona jurídica de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, o en su caso, de los organismos públicos o entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma, podrán desempeñar las habilitaciones que se indican en las letras e y f del artículo 5 de la presente orden en relación con las comunicaciones y notificaciones telemáticas que le sean remitidas por otras administraciones públicas o entidades de derecho público vinculados o dependientes de las mismas. Para su integración en el Registro de Personal Funcionario Habilitado será necesaria la solicitud de inscripción por parte del órgano del que dependa.

Disposición transitoria segunda. Expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos.

El personal funcionario que a la entrada en vigor de esta orden venga realizando copias auténticas de documentos públicos administrativos válidamente emitidos y relativos a procedimientos competencia del órgano administrativo al que se encuentre adscrito, podrá seguir realizando dichas funciones. Para su integración en el Registro de Personal Funcionario Habilitado será necesaria la solicitud de inscripción por parte del órgano del que dependa.

Disposición final primera. Supletoriedad de la orden.

La presente orden será de aplicación supletoria:

a) En los procedimientos en materia tributaria, que se regirán en primer lugar por su normativa específica.

b) En los procedimientos en materia de contratación pública, que se aplicará en primer lugar la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de contratos del sector público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, así como sus normas de desarrollo.

Disposición final segunda. Copia de documentos que se encuentren en Archivo.

La obtención de copias de documentos que obren en archivos se regirá por su normativa específica.

Disposición final tercera. Facultades de aplicación y desarrollo.

Se faculta a la persona titular del órgano competente en materia de coordinación y atención a la ciudadanía para dictar cuantas resoluciones e instrucciones sean necesarias para la aplicación de esta orden.

Disposición final cuarta. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor a los tres meses de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.

Toledo, 25 de marzo de 2021

El Consejero de Hacienda y Administraciones Públicas

JUAN ALFONSO RUIZ MOLINA

ANEXO

CONSENTIMIENTO EXPRESO DE LA PERSONA INTERESADA PARA SU IDENTIFICACIÓN

Y FIRMA POR LA PERSONA FUNCIONARIA HABILITADA

Nombre: Apellido 1: Apellido 2:

Nacionalidad: NIF / NIE / Pasaporte:

Domicilio: Nº:

Municipio: CP: Provincia/País:

DECLARA:

Que no dispone de certificado de firma electrónica y que OTORGA SU CONSENTIMIENTO,

por esta única vez, para la identificación y firma por la persona funcionaria pública habilitada

abajo firmante, para la realización del siguiente trámite o actuación electrónica:

Código de trámite o actuación electrónica.

A la persona funcionaria pública con identificación:

Nombre y Apellidos:

NIF:

En ______________________ a ______ de____________ de ___________

CIUDADANO/A FUNCIONARIO/A HABILITADO/A

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, de Protección de

Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en el Reglamento (UE) 2016/679 del

Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, artículo 30, aplicable desde el 25

de mayo de 2018, se informa que puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación,

supresión, oposición o limitación del tratamiento en el siguiente enlace:

http://www.castillalamancha.es/protecciondedatos o en las oficinas de registro de esta

administración.

Responsable Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa.

Finalidad Registro de entrada y salida de documentos, tramitación de expedientes

administrativos y practica de notificaciones a los interesados en los procedimientos

administrativos.

Legitimación Ejercicio de Poderes Públicos - Ley 39/2015, de 1 de Octubre, de Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Destinatarios No existe cesión de datos.

Derechos Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación o supresión de sus datos, así

como otros derechos, tal y como se explica en la información adicional.

Información adicional Disponible en la dirección electrónica:

https://www.castillalamancha.es/protecciondedatos