Orden 78/2024, de 13 de mayo, de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, por la que se modifican los anexos I, II y III del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, - Diario Oficial de Castilla La-Mancha, de 24-05-2024

Orden 78/2024, de 13 de mayo, de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, por la que se modifican los anexos I, II y III del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.[2024/4049]

En el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, se define la política de gestión de documentos como el conjunto de directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. Esta política debe aprobarse al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

La Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha publicó su propia política de gestión de documentos mediante el Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

Su implantación resulta fundamental para la gestión y funcionamiento interno de la organización, como garantía para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia en el acceso a la información pública y para la conservación del patrimonio documental. En ella se determinan los requisitos mínimos obligatorios a cumplir por cualquier organismo que implemente sistemas o aplicaciones para la gestión de sus documentos, desde su creación hasta su custodia definitiva en el archivo.

En la Disposición final primera. Habilitación normativa, del citado Decreto 89/2017 se autoriza a la persona titular de la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas a la adaptación, modificación y desarrollo de los datos técnicos contenidos en los anexos I, II y III de la Política de Gestión de Documentos del citado Decreto. En estos años, la aparición de nuevos condicionantes para la implantación de la citada política ha exigido su modificación mediante la Orden 17/2019, de 14 de enero, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifica el anexo III Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam) del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y la Orden 190/2020, de 4 de diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

La publicación de la Resolución de 18/03/2024, de la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa, por la que se aprueba la norma técnica para la integración en la aplicación Siaci4 de los requisitos necesarios para el funcionamiento de la fase de identificación de los procedimientos y trámites administrativos de la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, ha exigido la ampliación y modificación del contenido de los mencionados anexos con objeto de adaptarlos a las necesidades de la gestión documental.

La fase de «identificación de tipos de procedimientos y trámites administrativos» comprende el conjunto de operaciones destinadas a analizar la función, el contenido informativo, la estructura y el contexto de los documentos generados en cada actividad administrativa, a fin de determinar los metadatos que deban asociarse desde su inicio.

En el Anexo I se incorpora toda la nueva normativa legal y los documentos técnicos que han servido para desarrollar las prestaciones de la nueva aplicación de Archivo Electrónico desde la fecha de publicación la Orden 190/2020, de 4 de diciembre, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifican los anexos I, II y III del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

En el Anexo II se reestructura el Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (CCFCAM) y se incorporan nuevos epígrafes para una mejor categorización de la acción pública de nuestra gestión.

El Cuadro de Clasificación Funcional es uno de los metadatos obligatorios que deben poseer los procedimientos administrativos de la Administración Regional y tiene el objetivo de: establecer vínculos y relaciones entre documentos individuales y la actividad de la Administración Regional y sus Entidades vinculadas; precisar el contexto funcional para mejorar la formulación de búsquedas documentales; garantizar que estas actividades y series documentales siempre estarán identificadas, racionalizadas y normalizadas a lo largo del tiempo; hacer disponibles todos los documentos relacionados con una actividad y un procedimiento administrativo concreto; implantar la valoración por áreas funcionales de los documentos y definir los plazos para la conservación y acceso público adecuados para cada procedimiento administrativo; y atribuir la responsabilidad de la gestión de determinadas actividades administrativas y su distribución en la unidad administrativa que corresponda.

En el Anexo III del Decreto, Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam), se modifica la estructura del citado Esquema, ampliándose con nuevos metadatos obligatorios e incluyendo los condicionales necesarios para la gestión de documentos y adecuarlo de forma más acorde a las necesidades de la fase de «identificación de tipos de procedimientos y trámites administrativos».

Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.

Por todo ello, mediante esta Orden resulta imprescindible modificar los tres Anexos citados e introducir, incorporar y modificar todos aquellos términos que sean necesarios para garantizar una correcta aplicación de las normas y directrices de la fase de «identificación de tipos de procedimientos y trámites administrativos» de la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el sector público de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

En su virtud, de las competencias atribuidas por el Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y en ejercicio de las facultades atribuidas por el artículo 23 de la Ley 11/2003, de 25 de septiembre, del Gobierno y del Consejo Consultivo de Castilla- La Mancha, dispongo:

Artículo único. Modificación de los Anexos:

1 I. Ampliación de la Normativa y documentos técnicos de la política de gestión de documentos

2 II. Modificación del Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (CCFCAM)

3 III. Modificación del Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam)

Los citados Anexos quedan modificados del siguiente tenor:

Anexo I

Normativa y documentos técnicos de la política de gestión de documentos

(ANEXO OMITIDO. CONSULTAR EN DOCUMENTO PDF DE PUBLICACIÓN -DOCM 24/05/2024-)

Anexo II

Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (CCFCAM)

(ANEXO OMITIDO. CONSULTAR EN DOCUMENTO PDF DE PUBLICACIÓN -DOCM 24/05/2024-)