Regla 18 instrucción de contabilidad para la Administración Institucional del Estado

1. Los justificantes a los que se refieren las reglas anteriores deberán conservarse debidamente ordenados por la entidad contable y estarán a disposición del Tribunal de Cuentas y de la Intervención General de la Administración del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad previstas en la Ley General Presupuestaria.

En el caso de justificantes de operaciones que estén financiadas con fondos comunitarios, dichos justificantes también habrán de estar a disposición de las Instituciones de control comunitarias.

2. En los términos que para cada operación se establezcan, los justificantes de los hechos que se hayan incorporado al Sistema de Información Contable, con independencia del tipo de soporte en que originalmente se hubieran plasmado, podrán conservarse en soporte informático. En estos casos, las copias obtenidas de dichos soportes informáticos gozarán de la validez y eficacia de la justificación original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación.

3. Tanto los justificantes formalizados en documentos en papel como los que lo estén en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos se deberán conservar durante un plazo de seis años contados desde la fecha de remisión al Tribunal de Cuentas de las cuentas anuales donde se pongan de manifiesto las respectivas operaciones, salvo que por norma de rango suficiente se establezcan otros plazos o se hubiera interrumpido el plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable de acuerdo con lo que se establece en la disposición adicional tercera de la Ley 7/1988, de 5 de abril, de funcionamiento del Tribunal de Cuentas.

Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, la documentación justificativa de las valoraciones asignadas a activos y pasivos deberá conservarse al menos durante el periodo en que dichos activos y pasivos figuren en balance.

Una vez transcurrido el plazo que corresponda según lo previsto en los párrafos anteriores, y siempre que se hubiese emitido el preceptivo informe del Tribunal de Cuentas sobre las respectivas cuentas anuales, se podrá proceder a la destrucción de dichos justificantes, previa comunicación a los órganos de control a que se refiere el punto 1 de esta regla.

No procederá la destrucción de los justificantes en aquellos supuestos en que, por la naturaleza de los documentos de que se trate, esté establecido su envío al Archivo Histórico de Documentos.