Regla 23 Instrucción de contabilidad para la Administración General del Estado

1. Los Servicios gestores o Unidades administrativas responsables de la aprobación de las respectivas operaciones deberán conservar por medios electrónicos, debidamente ordenados, los justificantes electrónicos de las operaciones, a los que se refiere el capítulo I del presente título, junto con los respectivos documentos contables electrónicos.

Las oficinas de contabilidad conservarán, por medios electrónicos, a través del propio sistema de información contable, los justificantes electrónicos de las operaciones, junto con los respectivos documentos contables electrónicos, debiéndose remitir una copia de los mismos en soporte informático al Tribunal de Cuentas a través de la Intervención General de la Administración del Estado.

2. En todo caso, el archivo electrónico de los justificantes electrónicos de las operaciones y documentos contables electrónicos permitirá que éstos estén a disposición del Tribunal de Cuentas y de la Intervención General de la Administración del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad, previstas en la Ley General Presupuestaria. Igualmente estarán a disposición de las Instituciones de control comunitarias cuando se trate de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios.

3. A los efectos de la acreditación de las operaciones registradas en el Sistema de Información Contable, los justificantes electrónicos de las operaciones y sus respectivos documentos contables electrónicos deberán conservarse durante el plazo de seis años contados desde la fecha de remisión al Tribunal de Cuentas de las cuentas anuales donde se pongan de manifiesto las respectivas operaciones, salvo que se establezcan otros plazos por norma de rango suficiente o se hubiera interrumpido el plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable de acuerdo con lo que se establece en la Disposición adicional 3.ª de la Ley 7/1988, de 5 de abril, de funcionamiento del Tribunal de Cuentas.

Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, la documentación justificativa de las valoraciones asignadas a activos y pasivos deberá conservarse al menos durante el periodo en que los bienes, derechos y obligaciones a los que se refieran continúen en vigor o en el correspondiente inventario.

4. Los apartados anteriores de esta regla serán aplicables a los casos excepcionales en los que se utilicen documentos contables en papel de acuerdo con lo establecido en el último párrafo de la regla 20 anterior. En estos casos, la conservación de los respectivos documentos contables y justificantes se efectuará en soporte papel.