RESOLUCIÓN de 17 de enero de 2019, de la Secretaría Autonómica de Hacienda, por la que se aprueban las instrucciones en relación con la tramitación de las facturas en la Administración de la Generalitat. [2019/553], - Diario Oficial de la Generalitat Valenciana, de 29-01-2019

La Ley orgánica 2/2012, de 27 de abril, introdujo el concepto de periodo medio de pago como expresión del tiempo de pago o retraso en el pago de la deuda comercial, de manera que todas las administraciones públicas, en un nuevo ejercicio de transparencia, deben hacer público su periodo medio de pago que deberán calcular de acuerdo con una metodología común.

El Real decreto 635/2014, de 25 de julio, es el que desarrolla la metodología de cálculo del periodo medio de pago a proveedores de las administraciones públicas y las condiciones y el procedimiento de retención de recursos de los regímenes de financiación, previstos en la Ley orgánica 2/2012. Dicho Real decreto se modifica, en una parte sustancial de su contenido por el Real decreto 1040/2017, de 22 de diciembre.

En virtud de lo regulado por el artículo 18, apartado 4 de la Ley 2/2012, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas realiza un seguimiento del cumplimiento de los periodos medios de pago a proveedores de las comunidades autónomas y, cuando el referido periodo supera en más de treinta días el plazo máximo de la normativa de morosidad durante dos meses consecutivos a contar desde la actualización de su plan de tesorería de acuerdo con el previsto en el artículo 13.6, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, formulará una comunicación de alerta indicándose el importe que deberá dedicar mensualmente al pago de proveedores y las medidas cuantificadas de reducción de gastos, incremento de ingresos u otras medidas de gestión de cobros y pagos, que deberá adoptar de forma que le permita generar la tesorería necesaria para la reducción de su periodo medio de pago a proveedores. La comunidad autónoma deberá incluir todo ello en su plan de tesorería inmediatamente posterior a dicha comunicación de alerta. Una vez que el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas realice la comunicación de alerta a la que se refiere el párrafo anterior, sus efectos se mantendrán hasta que la comunidad autónoma cumpla el plazo máximo previsto en la normativa de morosidad.

La experiencia adquirida por el tiempo transcurrido desde la publicación de las Resolución de 15 de marzo de 2018, de esta Secretaría Autonómica de Hacienda, por la que se aprueban las instrucciones en relación con la tramitación de las facturas de la Administración de la Generalitat, hacen aconsejable una revisión de las mismas a efectos de clarificar los conceptos en ellas recogidos en relación con los plazos que se establecen. Así pues, y debido a la importancia que el periodo medio de pago a proveedores tiene en la actualidad, se hace necesario dictar las presentes instrucciones con la finalidad de mejorar el citado indicador y disponer de instrucciones claras y precisas sobre los plazos de tramitación de los expedientes que afectan a dicho periodo medio de pago.

Instrucción primera. Plazos de tramitación

Plazo de conformidad:

La mera presentación por parte de los terceros de facturas ante un registro administrativo no determina por si sola la existencia de una obligación económica, vencida, liquida y exigible, por lo que, una vez realizada la prestación y, en su caso, presentada la correspondiente documentación justificativa, la Administración está obligada a aprobar los documentos que acrediten la conformidad con el objeto de la prestación.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 198 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de contratos del sector público, y sin perjuicio de lo establecido en el apartado 4 del artículo 210 y en el apartado 1 del artículo 243, la Administración deberá aprobar las certificaciones de obra o los documentos que acrediten la conformidad con lo dispuesto en el contrato de los bienes entregados o servicios prestados dentro de los treinta días siguientes a la entrega efectiva de los bienes o prestación del servicio.

El acto para acreditar la recepción o conformidad del suministro o servicio deberá contener, en todo caso, un texto en el que se especifique la conformidad que se está prestando, la identificación y firma del responsable de la recepción así como la fecha en que este se produjo. Este acto de conformidad con los bienes entregados o servicios prestados se podrá realizar conjuntamente con el acto de aceptación/aprobación de la factura, teniendo en cuenta la obligación de la Administración definida por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de contratos del sector público y recogida en el párrafo segundo de esta Instrucción Primera.

El plazo que transcurre desde que se realiza la prestación por parte del proveedor hasta que se da la conformidad al servicio o suministro por parte de la Administración, no computa a efectos del cálculo del periodo medio de pago a proveedores.

Plazo aceptación de la factura:

Una vez aprobadas las certificaciones de obra o los documentos que acrediten la conformidad con lo dispuesto en el contrato de los bienes entregados o servicios prestados, en los plazos establecidos por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de contratos del sector público, y siempre que la factura se haya presentado en el registro administrativo correspondiente en los términos establecidos en la normativa vigente sobre factura electrónica, deberá de cumplimentarse en el Registro Contable de Facturas (RUF) el campo Fecha de aceptación de la factura en un plazo de seis días naturales desde la aprobación de la certificación de obra o de la conformidad con los bienes entregados o servicios prestados.

El acto que acredite la aceptación con la factura remitida, con la finalidad de verificar que cumple con los requisitos establecidos en el Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, es conveniente que contenga el texto en el que se especifique la citada aceptación por quien tenga la competencia para ello, con identificación del firmante y la fecha en que se produjo el acto.

Plazo de propuesta del documento contable:

Una vez aceptada la factura y anotada en el campo Fecha de aceptación del Registro Contable de Facturas (RUF), los gestores disponen de cinco días naturales para remitir a la Intervención Delegada la propuesta de documento contable donde se reconozca la obligación de pago.

Plazo de Tramitación de las bajas:

La tramitación de bajas en el Registro Contable de Facturas (RUF) por facturas incorrectas que se devuelvan al proveedor, deberá realizarse con la mayor celeridad.

En ningún caso una factura que pueda ser incorrecta debe de aceptarse en el Registro Contable de Facturas (RUF).

Si la factura requiere alguna modificación por parte del proveedor, se deberá devolver y, que este emita una nueva factura del tipo rectificativa sustitutiva.

Instrucción segunda. Sistemas de alertas

La Subdirección General de Tesorería establecerá un sistema de alertas en el Registro Contable de Facturas (RUF), de manera que los gestores dispongan de información de las facturas aceptadas cuyos plazos de tramitación excedan de lo establecido en esta resolución.

Los centros gestores y los responsables funcionales de RUF no podrán anular los destinatarios de alertas que se establezcan. La Subdirección General de Tesorería trabajará en coordinación con los responsables funcionales del Registro Contable de Facturas (RUF) para establecer un sistema que llegue a todos los órganos superiores, tanto de nivel administrativo como directivo, de las unidades de destino de las facturas.

Instrucción tercera. Requerimientos

Las consellerias y organismos autónomos trabajarán para reducir los plazos de tramitación de los expedientes a los efectos de acortar los plazos de pago.

Las personas designadas por las consellerias u organismos autónomos como coordinadores de RUF de su departamento, ejercerán las funciones de revisión periódica de las facturas pendientes, con identificación clara de los motivos que impiden su aplicación al presupuesto (contabilización), para que los sujetos responsables tengan conocimiento de los mismos a fin de instar su resolución en cuanto a la contabilización o baja de la factura.

En todos los departamentos de la Generalitat, se tendrá la máxima diligencia en la tramitación de los documentos que se consideran deuda comercial y, por tanto, entran a formar parte del cálculo del periodo medio de pago a proveedores.

Instrucción cuarta. Exclusiones

En aquellas facturas que, por omisión de la fiscalización, se deban tramitar en los términos previstos en el artículo 106 de la Ley 1/2005, de 6 de febrero, de la Generalitat, de Hacienda Pública, del Sector Público Instrumental y de Subvenciones, no resultarán de aplicación los plazos establecidos en esta resolución.

Instrucción quinta. Régimen de vigencia de anteriores instrucciones

Se deja sin efecto la Resolución de 15 de marzo de 2018, de la Secretaría Autonómica de Hacienda, por la que se aprueban las instrucciones en relación con la tramitación de las facturas en la Administración de la Generalitat (DOGV 23.03.2018).

València, 17 de enero de 2019.- La secretaria autonómica de Hacienda: Clara Ferrando Estrella.