RESOLUCIÓN de 20 de diciembre de 2021, del gerente del Institut Valencià d'Art Modern, por la cual se crean la sede electrónica y el registro electrónico de esta entidad y se regula su funcionamiento. [2021/12821], - Diario Oficial de la Generalitat Valenciana, de 13-01-2022

La sede electrónica viene definida en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, en su artículo 38 como aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una administración pública, o bien a uno o varios organismos públicos o entidades de derecho público en el ejercicio de sus competencias. Su establecimiento conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.

El citado precepto añade que cada administración pública determinará las condiciones e instrumentos de creación de las sedes electrónicas, con sujeción a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso, deberá garantizarse la identificación del órgano titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.

Asimismo, las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.

La publicación en las sedes electrónicas de informaciones, servicios y transacciones respetará los principios de accesibilidad y uso de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

Por su parte, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas regula, en su artículo 16, las condiciones de funcionamiento de los registros electrónicos, estableciendo que cada administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculada o dependiente de estos. También se podrá anotar en este Registro, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

La presente Resolución tiene por objeto la creación y regulación del acceso a la Sede Electrónica del Institut Valencià d'Art Modern poniéndola a disposición de la ciudadanía como un canal que se caracteriza por ofrecer un entorno seguro de prestación de servicios, que garantiza los principios antes mencionados, conforme a la legislación vigente, así como la autenticación, protección jurídica, confidencialidad e integridad de las comunicaciones. Y, de igual modo, regula la creación y funcionamiento del Registro Electrónico del Institut Valencià d'Art Modern, encargado de la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, y establece las condiciones generales para su presentación electrónica, conforme a lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, y en la normativa de desarrollo.

Constituye igualmente el objeto de este Reglamento la creación del Registro de apoderamientos del IVAM.

Por todo lo expuesto, en uso de las atribuciones conferidas en el artículo 12.2.a de la Ley 1/2018, de 9 de febrero, reguladora del Institut Valencià d'Art Modern, resuelvo:

Primero

Crear la Sede Electrónica y el Registro Electrónico del Institut Valencià d'Art Modern en cumplimiento de lo dispuesto en su Reglamento de Organización y Funcionamiento y demás normativa aplicable.

Segundo

Regular el funcionamiento de la Sede Electrónica, del Registro Electrónico y del Registro de Apoderamientos, de conformidad con lo establecido en el anexo de la presente resolución.

Tercero

La dirección del Institut Valencià d'Art Modern podrá adoptar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución de la presente resolución.

Cuarto

El personal del Institut Valencià d'Art Modern recibirá la formación necesaria para la aplicación de las reglas de la presente resolución.

Quinto

La presente resolución se publicará en la web del Instituto y en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana, produciendo efectos a partir del día siguiente a su publicación.

Contra la presente resolución, que agota la vía administrativa, cabe interponer recurso potestativo de reposición en el plazo máximo de un mes ante este mismo órgano, de acuerdo con lo establecido en los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, o recurso contencioso-administrativo que corresponda en el plazo máximo de dos meses, de conformidad con lo previsto en los artículos 8, 14.2 y 46 de la Ley 29/1998, de ambos plazos contados a partir del día siguiente de su publicación. Todo ello sin perjuicio de cualquier otra acción que se estime pertinente.

Valencia, 20 de diciembre de 2021.- El gerente del Institut Valencià d'Art Modern: Sergi Pérez Serrano.

ANEXO

Reglas de funcionamiento de la sede electrónica y del registro electrónico

Primero. Objeto y ámbito de aplicación

La presente resolución tiene por objeto la creación de la Sede Electrónica y del Registro Electrónico General del Institut Valencià d'Art Modern (en adelante IVAM), así como la determinación de su régimen de funcionamiento y las reglas y criterios que han de observar las personas y los interesados que se relacionen con esta Entidad a través de medios electrónicos.

Será de aplicación a las relaciones que, a través de la Sede Electrónica, se desarrollen entre el IVAM, los interesados en los procedimientos que en la Entidad se instruyan y los ciudadanos en general.

Constituye igualmente el objeto de esta Resolución la creación del Registro de apoderamientos del IVAM.

La presente resolución se aplicará al Institut Valencià d'Art Modern, incluidas todas las actuaciones, servicios y procedimientos que sea de su competencia.

Segundo. Sistemas de identificación y autenticación

1. El IVAM utilizará para identificarse y garantizar una comunicación segura en las relaciones efectuadas por medios electrónicos que así lo exijan, sistemas basados en certificado de Sede Electrónica. Dicho certificado contendrá una referencia expresa a la Sede Electrónica y al nombre del dominio principal desde el que se encuentra accesible, limitándose su uso, exclusivamente, a la identificación de la Sede y quedando excluida su aplicación para la firma electrónica de documentos y trámites.

2. La Sede Electrónica dispondrá de sistemas de verificación del certificado de Sede y de accesibilidad de forma directa, gratuita y permanente

3. Se admitirán los sistemas de identificación y autenticación que, en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico, garanticen la identificación de las personas interesadas, así como la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.

4. Los sistemas admitidos serán los incluidos en la Lista de Confianza de Prestadores de Servicios de Certificación elaborada por el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital.

5. El uso de la firma electrónica no excluye la obligación de incluir en el documento o comunicación electrónica, si así se precisa, los datos de identificación que sean necesarios.

Tercero. Titularidad, órganos responsables e identificación de la dirección electrónica

A través de la Sede Electrónica del Institut Valencià d'Art Modern, los interesados y los ciudadanos en general podrán acceder a la información, los servicios y los trámites electrónicos relacionados en ella en las condiciones que para cada caso se establezcan.

La titularidad de la Sede Electrónica del IVAM corresponde a esta, garantizando, en los términos establecidos por el ordenamiento jurídico, la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios accesibles a través de ella.

La coordinación y supervisión de los contenidos de la Sede, así como la gestión tecnológica y administración de la misma, corresponden a la gerencia de la institución, en el ejercicio de sus respectivas funciones y competencias.

La gestión de cada uno de los procedimientos y servicios accesibles desde la Sede Electrónica corresponderá a las unidades administrativas competentes para su tramitación, debiendo garantizar la veracidad y actualización de la información que sobre los mismos se ofrece en la Sede. A estos efectos, deberán comunicar al servicio competente en materia de Administración Electrónica del IVAM todos los cambios y actualizaciones que se produzcan en los procedimientos y en la normativa que los regula.

La Sede Electrónica del IVAM será accesible a través de la dirección electrónica https://seuelectronica.ivam.es. Asimismo, se añadirá un enlace en la página web principal de la Entidad (https://www.ivam.es/).

Cuarto. Características de la Sede Electrónica

a) La Sede Electrónica del IVAM estará disponible todos los días del año, durante las 24 horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean necesarias realizar para su mantenimiento o mejora. Dichas interrupciones técnicas se anunciarán a los usuarios a través de la propia Sede con la antelación que, en su caso, resulte posible.

b) La Sede Electrónica se regirá por la fecha y hora oficial española correspondiente a la Península y al Archipiélago Balear. Para ello se sincronizará con el Real Instituto y Observatorio de la Armada como laboratorio depositario del Patrón Nacional de Tiempo. Ambas serán visibles en la Sede Electrónica.

Quinto. Contenidos generales de la Sede Electrónica.

1. La Sede Electrónica del IVAM incluirá los siguientes contenidos y servicios mínimos:

a) Identificación de la Sede, su normativa reguladora, así como del órgano titular y de los responsables de la gestión tecnológica y gestión de contenidos y servicios puestos a disposición de la misma.

b) Resolución por la que se crea y regula la Sede Electrónica y El Registro Electrónico del Instituto, así como las resoluciones, informes y acuerdos que se adopten por el IVAM en la materia objeto de la presente resolución o que establezca la obligatoriedad de la vía electrónica, en su caso.

c) Servicio de asesoramiento electrónico a la ciudadanía para la correcta utilización de la sede electrónica, que contendrá información necesaria para ello, incluyendo el mapa de la Sede Electrónica, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles y la información relacionada con la propiedad intelectual.

d) Sistema de verificación del certificado de la Sede Electrónica del IVAM, accesible de forma directa y gratuita.

e) La relación de sellos electrónicos utilizados por el IVAM en la actuación administrativa automatizada.

f) Información sobre los medios puestos a disposición de los ciudadanos para el acceso electrónico a los servicios del IVAM, en particular sobre los sistemas de firma electrónica admitidos para relacionarse con la Entidad a través de medios electrónicos y sobre las condiciones generales de su utilización.

g) Los instrumentos necesarios para el acceso por medios electrónicos a los servicios ofrecidos por el IVAM, incluidos los que sean precisos para la firma electrónica y la comprobación de la validez de los documentos firmados mediante este procedimiento.

h) Catálogo actualizado de trámites y servicios disponibles en la Sede Electrónica del Instituto, con indicación de los que deban realizarse obligatoriamente por vía electrónica. Entre ellos figurará un acceso al buzón de denuncias electrónico del IVAM.

i) Registro de facturas para los importes autorizados por la legislación, así como consultas del estado de las facturas presentadas por cada persona física o jurídica.

j) Calendario de días inhábiles por el que se rige el IVAM.

k) La fecha y hora oficial por la que se rige la Sede Electrónica del IVAM.

l) Información sobre accesibilidad.

m) Trámite a través del cual los usuarios puedan formular sugerencias y quejas sobre el contenido, gestión, servicios y funcionamiento de la Sede Electrónica, que se podrán presentar en los términos regulados en el artículo quinto de la presente resolución.

n) Información relacionada con la protección de datos de carácter personal, incluyendo un enlace con la Agencia Española de Protección de Datos.

o) Enlace al Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.

p) El registro electrónico del IVAM, así como los requisitos técnicos para su acceso.

q) La carpeta ciudadana, con acceso, en su caso, al estado de tramitación de los expedientes del interesado.

r) El tablón de anuncios electrónico.

s) Información sobre incidencias técnicas que imposibiliten el funcionamiento ordinario del sistema, indicando si da lugar o no a una ampliación de los plazos no vencidos.

t) Cualesquiera otras informaciones o servicios que se determinen por los órganos competentes del IVAM y los que sean exigibles de acuerdo con la legislación aplicable.

2. La publicación en la Sede Electrónica de los contenidos mencionados en el apartado anterior respetará los principios de accesibilidad y usabilidad, de acuerdo con las normas establecidas, estándares abiertos y, si procede, otros que sean de uso generalizado.

3. En la Sede se establecerán los medios necesarios para que el ciudadano conozca si la información o servicio al que accede corresponde a la propia Sede o a un punto de acceso que no tiene dicho carácter.

4. La admisión de nuevos procedimientos, trámites, solicitudes y modelos será difundida a través de la Sede Electrónica.

Sexto. Medios de la Sede Electrónica para la formulación de reclamaciones

1. La sede electrónica de IVAM proporcionará medios para la formulación de:

a) Sugerencias y quejas en relación con el contenido, gestión y servicios ofrecidos en la Sede Electrónica.

b) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a los datos personales de acuerdo con el Reglamento de Protección de Datos.

c) Canal de denuncias anónimo o identificado, a solicitud del ciudadano, de acuerdo a la propuesta de directiva del parlamento europeo relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea.

2. Los medios disponibles para ejercer dichos derechos serán los siguientes:

a) Presentación presencial o por correo postal ante el Registro general del IVAM.

b) Presentación a través de los trámites definidos correspondientes en la Sede Electrónica del IVAM.

3. No se considerarán medios para la formulación de quejas y sugerencias los servicios de asesoramiento tecnológico a la persona usuaria para la correcta utilización de la Sede, sin prejuicio de su obligación, en su caso, de atender los problemas que se susciten.

4. La presentación de una sugerencia o queja no supondrá el inicio de procedimiento administrativo alguno. Esta circunstancia será advertida expresamente al interesado en el momento de su presentación.

Séptimo. Catálogo de procedimientos y servicios.

1. La Sede Electrónica recogerá de forma claramente visible el catálogo de procedimientos y servicios susceptibles de ser tramitados por medios electrónicos a través de la misma. Dicho catálogo permitirá al usuario identificar de forma clara cada uno de ellos, recogiendo la información relevante sobre los mismos con el propósito de facilitar su inicio.

2. El catálogo de procedimientos y servicios incluirá tanto los procedimientos y servicios que requieren de asiento en el registro electrónico, como aquellos otros que no requieren de dicho requisito para su trámite.

Octavo. Tablón de Anuncios Electrónico.

1. El IVAM dispondrá de un Tablón de Anuncios Electrónico que será accesible a través de su Sede Electrónica. Este Tablón recogerá los acuerdos, resoluciones y actos administrativos que deban ser objeto de publicación electrónica

2. Se garantizará el acceso público al contenido del Tablón sin perjuicio de que, en función de la naturaleza de los datos que contenga el documento objeto de publicación, deba restringirse su acceso.

Noveno. El Registro General Electrónico

1. Se crea el Registro Electrónico General del IVAM para la recepción y el asiento de todo documento, escrito o solicitud que sea presentado o se reciba en esta entidad a través de medios electrónicos en el ámbito de los procedimientos y trámites incluidos en la Sede Electrónica del Instituto y que se presenten debidamente cumplimentados en los formularios normalizados de las aplicaciones gestoras de los procedimientos.

En este registro también se practicarán los asientos de los escritos o solicitudes que se presenten de forma presencial en la sede del IVAM y de los documentos que los acompañen previa su digitalización. Igualmente admitirá la presentación de documentos que figuren en soportes o formatos que no admitan su digitalización, aunque el interesado deba relacionarse con el IVAM exclusivamente por medios electrónicos.

El Registro Electrónico será único para todo el IVAM.

2. El Registro Electrónico anotará, además, la salida de documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares tanto deba esta practicarse en formato electrónico o en cualquier otro soporte, si así lo ha indicado el interesado de forma expresa en los casos en que ello sea posible de acuerdo con la legislación vigente.

3. La sede física del Registro Electrónico se localiza en las oficinas del IVAM en la calle Guillem de Castro 118, Valencia (46003). En ella podrán presentar solicitudes, comunicaciones y documentos las personas físicas que escojan relacionarse con esta Administración por este medio, salvo que tengan la obligación de hacerlo exclusivamente por medios electrónicos.

El acceso al Registro electrónico para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones se llevará a cabo a través de la Sede Electrónica ubicada en seuelectronica.ivam.es y accesible desde el portal institucional del IVAM www.ivam.es.

Décimo. Responsabilidades y órganos competentes del Registro Electrónico

1. El Registro Electrónico del IVAM se gestionará bajo la dirección del departamento de Gestión Administrativa del IVAM.

2. La aprobación y modificación de la relación de trámites que puedan iniciarse en el Registro Electrónico le corresponde a la Gerencia de la institución en el ejercicio de sus funciones y competencias.

3. La propuesta de aprobación o modificación de los formularios para las solicitudes, escritos y comunicaciones normalizados corresponde a las unidades administrativas en que se organiza el IVAM, de acuerdo con las funciones que cada una tenga atribuidas reglamentariamente.

Undécimo. Funciones del Registro Electrónico

El Registro Electrónico desarrollará las siguientes funciones:

a) Recepción y asiento de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos remitidos por cualquier Administración pública o por los ciudadanos.

b) Digitalización de documentación presentada en formatos o soportes distintos del electrónico siempre que ello fuera posible.

c) Generación de copias auténticas de los documentos presentados

d) Expedición automática de recibos.

e) Mantenimiento y conservación de un archivo informático de los asientos de entradas y salidas de solicitudes, escritos y comunicaciones correspondientes a cada año natural.

Duodécimo. Autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación del contenido de los asientos electrónicos

El sistema informático soporte del Registro Electrónico garantizará la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación de los asientos practicados, mediante la utilización de la firma electrónica avanzada.

En la remisión de escritos, solicitudes y comunicaciones que se realicen a través del Registro Electrónico a los órganos competentes para la tramitación de los mismos, o desde estos hacia los interesados, se adoptarán las medidas de seguridad necesarias para evitar la interceptación y alteración de las comunicaciones, los accesos no autorizados, y para garantizar la protección de los datos de carácter personal, de acuerdo con lo dispuesto en las Leyes Orgánicas de Protección de Datos de Carácter Personal y las disposiciones que la desarrollan.

Así mismo, el sistema informático soporte del Registro Electrónico informará a todos aquellos órganos de la administración y a los ciudadanos que deseen acceder al mismo, que la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones de forma electrónica supone la comunicación de sus datos personales a los órganos administrativos o entidades competentes para su recepción y tramitación.

Decimotercero. Funcionamiento del Registro Electrónico y cómputo de plazos

1. A través del registro electrónico se podrá presentar cualquier solicitud, escrito o comunicación relativa a los procedimientos publicados en la sede, todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones necesarias por razones técnicas.

Para la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidas a el IVAM, no incluidas en el catálogo de procedimientos y servicios electrónicos, y que no requieran su cumplimentación a través de un formulario preestablecido, las personas interesadas dispondrán de un medio de presentación electrónica utilizando a tal efecto el procedimiento «Presentación de instancias y solicitudes. Modelo genérico».

2. Para la acreditación de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a el IVAM que se realicen por vía electrónica, el propio sistema informático expedirá un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate incluyendo la fecha y hora de presentación, la identificación de la persona interesada y el número de registro de entrada.

Así mismo, se emitirá en dicho recibo acreditación de la entrega de documentos complementarios que puedan aportarse y que acompañan la correspondiente solicitud, escrito o comunicación.

3. El Registro Electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos:

a) Cuando contengan códigos maliciosos o dispositivos susceptibles de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

b) Cuando no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios de los formularios o si contienen incongruencias que impida su tratamiento

4. Cuando se presente, de forma separada, documentación electrónica complementaria a una solicitud, escrito o comunicación anterior, la persona interesada deberá mencionar el número de registro individualizado que permita identificar el expediente en que haya de surtir efectos.

5. El cómputo de plazos se realizará conforme a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, o norma que los sustituya.

En concreto, para el cómputo de los plazos serán de aplicación las siguientes reglas:

a) El Registro Electrónico se regirá por la fecha y hora oficial de la Sede Electrónica, vinculantes tanto para las personas interesadas, como para el IVAM

b) La presentación de escritos y documentos sometida a plazo deberá tener lugar antes de que concluya el citado plazo, siendo hábiles a tal efecto las veinticuatro horas del día, a menos que en la apertura del plazo de determine otra cosa.

c) La presentación telemática realizada en un día inhábil se entenderá recibida a primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.

d) Se considerarán días inhábiles, a efectos del Registro Electrónico del IVAM, los sábados y domingos y los establecidos como días festivos en el calendario oficial de fiestas laborales de la Comunitat Valenciana y de fiestas locales de la ciudad de Valencia.

e) En el caso de que se produjera una interrupción en el funcionamiento del Registro Electrónico por causas técnicas y operativas, y coincidiera con el vencimiento de un plazo, este se entenderá ampliado por el tiempo que dure la interrupción.

Decimocuarto. Práctica de la notificación electrónica

1. Las notificaciones se practicarán mediante comparecencia a través de la sede electrónica del IVAM, en la carpeta ciudadana, desde donde accederá el interesado o su representante debidamente identificado al «Documento de entrega de la notificación» que contendrá la siguiente información sobre la notificación:

a) Servicio u órgano administrativo que efectúa la notificación

b) Referencia al tipo de documento que se notifica.

c) Número de expediente al que se refiere.

d) Fecha y número registro de salida.

e) Resumen del contenido de la notificación a realizar, a fin de que pueda comprobar los datos de la misma antes de proceder a su aceptación.

El «Documento de Entrega de Notificación», tendrá un formato imprimible para que el interesado pueda conservarlo a efectos informativos.

2. Si el interesado acepta la notificación accederá a los documentos objeto de la misma, que también tendrán formato imprimible.

La notificación se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación en la carpeta ciudadana sin que se acceda a su contenido.

En todo caso, se dejará constancia en el expediente administrativo de la aceptación o rechazo de la notificación.

Decimoquinto: Portal de facturas electrónicas

1. Con objeto de dar cobertura a la obligación existente desde el 15 de enero de 2015, para las contratas en lo referente a la presentación de sus facturas en formato Factura-e si se encuentra dentro de una de las categorías de proveedores obligados por la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica, se incluye en la sede un portal de acceso al IVAM para la presentación de facturas.

Aun estando eximidas de esta obligación las facturas con importe inferior a 5.000 € sus libradores, ya sean personas jurídicas por aplicación del art. 14.2 de la Ley 39/2015, o personas físicas por la aplicación del art. 14.3 de la Ley 39/2015 y por así establecerse en el presente reglamento, deberán presentar la totalidad de las facturas dependiendo del importe por las siguientes vías:

a) En el caso de importe inferior a 5000 € se podrán presentar a través de la sede electrónica del IVAM utilizando el trámite «Registro de facturas» del «Portal del Proveedor» o a través de FACE.

b) En el caso de facturas de importe igual o superior a 5000 € se presentarán obligatoriamente a través de FACE.

2. Desde el portal de facturas electrónicas cada contrata podrá consultar el estado de todas las facturas presentadas, independientemente de su canal de presentación.

Decimosexto: Expedición de copias auténticas

1. Se encuentran habilitados para expedir copias auténticas:

a) Las personas titulares de los departamentos administrativos del IVAM, respecto de los documentos que obren en los expedientes que tramiten o tengan bajo su custodia.

b) Las personas que presten servicios en la Oficina de atención integrada de información al ciudadano en la que se ubica el Registro General tienen la función de digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidos a los órganos de las Administraciones Públicas.

c) La persona o el órgano que emitió el documento original.

d) Las personas que la entidad atribuya la tarea de digitalizar toda la documentación de expedientes ya tramitados soportados en papel a través de procesos automatizados.

2. La expedición de copias auténticas se efectuará, previo abono, en su caso, de la tasa legalmente establecida:

a) de oficio.

b) A requerimiento de los órganos jurisdiccionales.

c) A petición de otras instituciones o administraciones públicas.

d) A instancia de quienes tengan la condición de interesado en el procedimiento de que se trate, en los términos establecidos en los apartados siguientes.

e) A solicitud de cualquier persona en los términos y con las condiciones establecidas en la Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y demás normas que resulten de aplicación.

3. Las peticiones de copias auténticas formuladas por las personas interesadas, deberán formalizarse por escrito en el modelo de solicitud normalizado que se apruebe al efecto y presentarse a través del registro de entradas.

4. La expedición de una copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos personales que se encuentren protegidos se sujetará a la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.

5. La solicitud de expedición de copia auténtica formulada por la persona interesada podrá ser denegada por resolución motivada que pondrá fin a la vía administrativa, cuando así lo disponga el ordenamiento jurídico.

6. En el plazo de quince días hábiles contado desde la recepción de la solicitud deberán expedirse las copias auténticas o notificarse a la persona interesada la resolución que deniegue las mismas. Transcurrido dicho plazo sin que se haya notificado resolución expresa, se entenderá desestimada la solicitud por silencio administrativo, en los términos previstos en la legislación del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Decimoséptimo. Firma electrónica de los órganos y personal del IVAM

1. La identificación y autenticación para el ejercicio de la competencia del IVAM, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del personal a su servicio.

2. Para el uso de la firma electrónica reconocida en documentos electrónicos que se generen durante la tramitación de los procedimientos administrativos realizados por los órganos y unidades del IVAM, se utilizarán aplicaciones propias de gestión de expedientes con firma electrónica.

3. Todos los documentos electrónicos emitidos por los órganos y personal del IVAM en el ejercicio de su competencia que sean firmados utilizando la referida aplicación informática gozarán de la validez y eficacia de los documentos originales.

La Sede Electrónica dispondrá de sistemas de verificación de dichos documentos.

Decimoctavo. Identificación de la representación de los interesados.

1. Los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre.

2. La representación podrá acreditarse:

a) Por cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia.

b) Mediante apoderamiento apud acta efectuado:

1. Por comparecencia personal. El otorgamiento del apoderamiento apud acta por comparecencia personal se hará en el día y hora indicados por la entidad.

2. Accediendo al Registro Electrónico de Apoderamientos, @podera en el que esta Entidad se dará de alta.

Decimonoveno. Seguridad

1. La Sede Electrónica estará dotada de las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad, veracidad, autenticidad e integridad de su contenido, así como el acceso permanente a ella, la actualización de la información y los servicios a los que puede accederse a través de la misma, con sujeción a los requisitos previstos en la Legislación vigente y en especial a lo previsto en el Real decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, o las disposiciones que, en su caso, las sustituyan.

2. La Sede Electrónica hará uso de los mecanismos necesarios (firma electrónica, sellado de tiempo, códigos de verificación y otros explicitados en ella) para acreditar fehacientemente la constancia de la transmisión y recepción de las comunicaciones, de sus fechas, del contenido íntegro de las mismas y la identificación fidedigna del remitente y del destinatario, así como del momento de inicio de la difusión pública de la información que aloje, en su caso.

Vigésimo. Responsabilidad

1. El IVAM no responderá del uso fraudulento que las personas usuarias de sistema puedan llevar a cabo de los servicios prestados mediante la administración electrónica en general, y mediante el uso de los servicios del Registro Electrónico en particular. A estos efectos, dichas personas usuarias asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a los servicios de administración electrónica, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de firma electrónica, así como las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto, negligente, fraudulento o delictivo de los mismos. Igualmente será responsabilidad de la persona usuaria la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico como acuse de recibo.

2. En el caso de presentación de documentos electrónicos que contengan cualquier tipo de código malicioso o dispositivo, susceptibles de afectar a la integridad o a la seguridad del sistema, se tendrán por no presentados tales documentos. En el caso de quedar acreditada la intencionalidad dolosa de su envío podrán exigirse las correspondientes responsabilidades civiles o penales, incluidas las indemnizaciones por daños y perjuicios que sean procedentes.

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