Resumen del Dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos sobre la revisión de los Reglamentos de la UE relativos a la notificación y al traslado de documentos y a la obtención de pruebas en materia civil o mercantil, - Diario Oficial de la Unión Europea, de 31-10-2019

(El texto completo del presente dictamen está disponible en inglés, francés y alemán en el sitio web del SEPD: www.edps.europa.eu)

(2019/C 370/07)

El 31 de mayo de 2018, la Comisión Europea presentó dos propuestas de Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo por las que se modifica el Reglamento (CE) n.º 1206/2001 del Consejo, de 28 de mayo de 2001, relativo a la cooperación entre los órganos jurisdiccionales de los Estados miembros en el ámbito de la obtención de pruebas en materia civil o mercantil (1), por una parte, y un Reglamento por el que se modifica el Reglamento (CE) n.º 1393/2007 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de noviembre de 2007, relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil (2), por otra. Las propuestas tienen como objetivo principal mejorar el buen funcionamiento de la cooperación judicial en estos ámbitos mediante, entre otras cosas, la gestión de las solicitudes de transmisión de documentos y la obtención de pruebas a través de un sistema informático descentralizado.

El SEPD reconoce que los intercambios de datos personales son elementos necesarios para la creación de un espacio de libertad, seguridad y justicia. Por consiguiente, acoge con satisfacción los objetivos generales de las propuestas de mejorar la eficiencia de la cooperación judicial en materia civil o mercantil en relación con la obtención de pruebas y la notificación de documentos, en particular mediante la digitalización y el uso de las tecnologías de la información. Comparte la opinión de que la legislación propuesta podría tener un impacto real en la vida cotidiana de los ciudadanos de la UE.

El presente dictamen formula tres recomendaciones principales para ayudar de manera constructiva a los legisladores a alcanzar este objetivo de suma importancia, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la Carta y del Reglamento general de protección de datos:

- proporcionar una base jurídica clara para el sistema informático que se utilizaría para la transmisión de documentos, solicitudes y comunicaciones a efectos de estos Reglamentos. En particular, en caso de que el sistema informático implique la participación de una institución, órgano, agencia u oficina de la UE, esta base jurídica debe, en principio, estar prevista en un acto legislativo de la UE. Asimismo, incluso en caso de que el tratamiento de datos personales tenga lugar en el marco de un sistema informático existente, el SEPD recomienda prever la utilización de dicho sistema en el propio acto legislativo. Sin embargo, el sistema existente que se prevea utilizar debe establecerse debidamente sobre la base de un acto jurídico adoptado a nivel de la UE, lo que no es actualmente el caso de e-CODEX. Si el legislador de la UE optara por la solución de e-CODEX, habría que poner remedio sin demora a la falta de un instrumento jurídico a escala de la UE que establezca y regule el sistema.

- incluir en los propios actos legislativos una descripción de alto nivel de los aspectos relativos al sistema informático, como las responsabilidades en materia de protección de datos o las garantías aplicables pertinentes, que deben definirse con mayor precisión en los actos de ejecución. En particular, en la medida en que la Comisión u otra institución, órgano, agencia u oficina de la UE esté implicada en el funcionamiento del nuevo sistema, el acto jurídico debería definir idealmente sus responsabilidades como responsable (conjunto) o encargado del tratamiento.

- realizar una evaluación de impacto de la protección de datos al elaborar los actos de ejecución. El SEPD proporciona en el presente Dictamen recomendaciones detalladas adicionales.

El SEPD sigue estando a disposición de las instituciones para proporcionar asesoramiento adicional durante el procedimiento legislativo y en la fase de aplicación de los Reglamentos una vez adoptados.

(1) DO L 174 de 27.6.2001, p. 1.

(2) DO L 324 de 10.12.2007, p. 79.

1. Introducción y antecedentes

1. El 31 de mayo de 2018, la Comisión adoptó dos propuestas (3) de Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo que modificarían:

- El Reglamento (CE) n.º 1206/2001 del Consejo, de 28 de mayo de 2001, relativo a la cooperación entre los órganos jurisdiccionales de los Estados miembros en el ámbito de la obtención de pruebas en materia civil o mercantil (en lo sucesivo, «el Reglamento sobre la obtención de pruebas»);

- el Reglamento (CE) n.º 1393/2007 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la notificación y al traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil (en la sucesivo, el «Reglamento sobre la notificación y el traslado de documentos»).

2. El Reglamento sobre obtención de pruebas, que ha sido aplicable desde 2004, establece dos vías para la obtención de pruebas entre los Estados miembros: la obtención de pruebas a través del órgano jurisdiccional requerido y la obtención directa de pruebas por parte del tribunal requiriente.

3. El Reglamento relativo a la notificación y al traslado de documentos, que se aplica desde 2008, establece diferentes formas de transmisión de los documentos entre un Estado miembro y otro, con fines de notificación o traslado en este último, a través de organismos transmisores y receptores, o a través de la transmisión por vía consular o diplomática. También establece condiciones jurídicas uniformes para la notificación o traslado de documentos por correo a través de las fronteras y prevé una entrega directa a través de la persona competente del Estado miembro requerido cuando lo permita la legislación de dicho Estado miembro. Incluye ciertas normas mínimas para la protección de los derechos de la defensa. La aplicación del Reglamento «no se limita a los procedimientos ante los tribunales civiles, ya que su ámbito de aplicación abarca también los documentos «extrajudiciales», cuya notificación y traslado puede producirse en diversos procedimientos extrajudiciales (por ejemplo, en los asuntos sucesorios ante un notario, o en los asuntos de Derecho de familia ante una autoridad pública), o incluso en ausencia de cualquier procedimiento judicial subyacente» (4).

4. Las propuestas se incluyen en el programa de trabajo de la Comisión para 2018, en el marco de las iniciativas REFIT en materia de justicia y derechos fundamentales basados en la confianza mutua. (5) Las propuestas van acompañadas de una evaluación de impacto (6).

5. Ambas propuestas prevén la transmisión de documentos, solicitudes y comunicaciones a través de un sistema informático descentralizado obligatorio compuesto de sistemas informáticos nacionales interconectados por una infraestructura de comunicación que permita el intercambio transfronterizo seguro y fiable de información entre los sistemas informáticos nacionales. También prevén la aplicación del Reglamento (UE) n.º 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (7).

6. El 13 de febrero de 2019, el Parlamento Europeo adoptó sus resoluciones legislativas sobre ambas propuestas en primera lectura (8), entre otras, acordar la creación de un sistema informático descentralizado, siempre que dicho sistema se base en e-CODEX y se garantice la aplicación de dicho sistema mediante actos delegados.

7. El 6 de junio de 2019, en el Consejo se celebró un debate orientativo. La presidencia concluyó que «el Consejo ha confirmado la necesidad de modernizar nuestros procesos de cooperación judicial en materia civil y mercantil. La Presidencia tomó nota de la preferencia manifestada por un sistema informático descentralizado y seguro. Añadió que los ministros solo podían aceptar el uso obligatorio del sistema bajo determinadas condiciones, en particular un período transitorio más largo y con un sistema de referencia en la fase final que deberá proporcionar la Comisión. También deberá tenerse en cuenta un listado de las excepciones necesarias. Por último, la Presidencia señaló que el proyecto e-CODEX podría ser la solución de software que se utilizaría a tal efecto. Habrá que seguir trabajando a nivel técnico» (9)

(3) La propuesta COM (2018) 378 final (en lo sucesivo «Propuesta de obtención de pruebas») y la propuesta COM (2018) 379 final (en lo sucesivo, la «propuesta de notificación y traslado de documentos»).

(4) Exposición de motivos, p. 2.

(5) Programa de trabajo de la Comisión para 2018: programa para una Europa más unida, más fuerte y más democrática (COM (2017) 650 final de 24.10.2017), anexo II, puntos 10 y 11.

(6) Documentos de trabajo de los servicios de la Comisión SWD (2018) 285 y SWD (2018) 287.

(7) El memorando explicativo de la propuesta relativa a la obtención de pruebas, p. 3 y de la propuesta relativa a la notificación y traslado de documentos, p. 4: «Si bien, en principio, nada impide a los Estados miembros que digitalicen su sistema de comunicación, de las experiencias previas y de las previsiones de lo que ocurriría sin la intervención de la UE se desprende que se avanzaría a un ritmo muy lento y que, incluso cuando los Estados miembros tomen medidas, no puede garantizarse la interoperabilidad sin un marco instaurado en virtud del Derecho de la UE. El objetivo de la propuesta no puede alcanzarse suficientemente por los propios Estados miembros y solo puede lograrse a nivel de la Unión».

(8) P8_TA(2019)0103 and P8_TA(2019)0104.

8. El 23 de abril de 2019, la Comisión presentó una solicitud de consulta al Supervisor Europeo de Protección de Datos (en lo sucesivo, «el SEPD») con el fin de evaluar la conformidad de ambas propuestas con el Reglamento general de protección de datos (en lo sucesivo, «RGPD»). El SEPD acoge con satisfacción la consulta de la Comisión.

3. Conclusiones

24. El SEPD acoge con satisfacción los objetivos generales de las propuestas de mejorar la eficiencia de la cooperación judicial, en particular mediante la digitalización y el uso de las tecnologías de la información, en relación con la obtención de pruebas y la notificación de documentos en materia civil o mercantil. Por consiguiente, el presente dictamen tiene por objeto proporcionar asesoramiento constructivo y objetivo a las instituciones de la UE.

25. El SEPD acoge con satisfacción la identificación de una arquitectura de alto nivel del sistema en el propio acto legislativo y la obligación de un intercambio de información fiable, así como la necesidad de utilizar los servicios de confianza, tal como se definen en el Reglamento (UE) n.º 910/2014.

26. El SEPD formula tres recomendaciones principales para garantizar el cumplimiento de la Carta y del Reglamento general de protección de datos:

- proporcionar un fundamento jurídico claro para el sistema informático que se emplearía para la transmisión de documentos, solicitudes y comunicaciones a efectos del presente Reglamento. En particular, en caso de que el sistema informático implique la participación de una institución, órgano, agencia u oficina de la UE, este fundamento jurídico debe estar previsto, en principio, en un acto legislativo de la UE. Asimismo, incluso en caso de que el tratamiento de los datos personales se llevase a cabo en el marco de un sistema informático existente, el SEPD recomienda prever la utilización de dicho sistema en el propio acto legislativo. No obstante, el sistema existente que se prevé utilizar debe fundamentarse debidamente sobre la base de un acto jurídico adoptado a nivel de la UE, lo que no es actualmente el caso de e-CODEX. Si el legislador de la UE optara por la solución e-CODEX, habría que poner remedio sin demora a la falta de un instrumento jurídico a escala de la UE que establezca y regule el sistema.

- la inclusión en los propios actos legislativos de una descripción de alto nivel de los aspectos relativos al sistema informático, como las responsabilidades en materia de protección de datos o las salvaguardias pertinentes aplicables, deberá definirse con mayor precisión en los actos de ejecución. En particular, en la medida en que la Comisión u otra institución, órgano, agencia u oficina de la UE esté implicada en el funcionamiento del sistema, el acto jurídico deberá definir idealmente sus responsabilidades en tanto que responsable (conjunto) o encargado del tratamiento.

- llevar a cabo una evaluación de impacto sobre la protección de datos al preparar los actos de ejecución.

27. El SEPD recomienda también:

- disponer en ambos actos legislativos de un acto de ejecución a fin de detallar con mayor precisión el sistema informático y que los actos de ejecución incluyan las nuevas disposiciones sobre el servicio electrónico y sobre la obtención directa de pruebas por videoconferencia, con el fin de incluir igualmente salvaguardias específicas para estas operaciones de tratamiento.

(9) Resultados de la sesión del Consejo (9970/19), p. 7, versión provisional disponible en: https://www.consilium.europa.eu/media/ 39709/st09970-en19.pdf

Según el documento de la Presidencia (9566/19), apartados 8 y 13, «en las evaluaciones de impacto de la Comisión que acompañan a ambas propuestas, se considera que e-CODEX es el sistema informático más adecuado y el único inmediatamente disponible. El desarrollo de otro sistema descentralizado significaría volver a abordar una vez más los mismos desafíos ya abordados en el contexto del desarrollo de e-CODEX». «Una de las soluciones existentes es e-CODEX, un sistema desarrollado con apoyo financiero de la UE por un consorcio de Estados miembros durante un período de casi diez años. El proyecto e-CODEX se utiliza en la actualidad para: Sistema de Interconexión de los Registros Empresariales (BRIS); la interconexión de los registros nacionales de insolvencia; el sistema digital de intercambio de pruebas electrónicas. No obstante, en lo que respecta a los casos de uso basados en la cooperación voluntaria, el proyecto e-CODEX aún no ha sido aplicado y utilizado por todos los Estados miembros. En este contexto, durante los debates mantenidos en el seno del Grupo de Trabajo, en el caso de los Estados miembros en los que actualmente no existen sistemas informáticos que apoyen los procedimientos electrónicos, la Comisión podría considerar el desarrollo de una solución de aplicación de referencia para un sistema de «back-end» a nivel nacional, siempre que exista un apoyo suficientemente sólido y amplio a la comunicación electrónica obligatoria por parte de las delegaciones. Todos los sistemas tendrían que ser técnicamente interoperativos y conformes con el mismo conjunto de especificaciones técnicas (protocolos, normas, sistemas XML y flujos de trabajo).»

- en caso de responsabilidad compartida, definir en los actos de ejecución la relación entre los corresponsables del tratamiento y el contenido de los acuerdos obligatorios.

- especificar en los actos de ejecución salvaguardias que garanticen el acceso a un número limitado de usuarios autorizados.

- definir con más detalle, en la medida de lo posible, los elementos estadísticos que deben recogerse en los actos de ejecución.

28. Por último, el SEPD sigue estando a disposición de la Comisión, el Consejo y el Parlamento Europeo para prestar asesoramiento en etapas ulteriores de este proceso. Las recomendaciones formuladas en el presente dictamen se entienden sin perjuicio de cualquier observación adicional que pudiera formular el SEPD ante eventuales cuestiones adicionales. Recuerda que, de conformidad con el artículo 42, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, la Comisión tiene la obligación de consultar al SEPD al preparar actos de ejecución o actos delegados que tengan repercusiones en la protección de los derechos y libertades individuales en lo que respecta al tratamiento de datos personales. Por consiguiente, el SEPD espera que se le consulte más adelante sobre las disposiciones de los proyectos de actos de ejecución o actos delegados a este respecto.

Bruselas, 13 de septiembre de 2019.

Wojciech RafaB? WIEWIÓROWSKI

Supervisor Europeo de Protección de Datos