El BOE publica la orden sobre legalización electrónica de libros de cooperativas

El BOE de 1 de junio de 2026 publica la Orden TES/539/2026, de 25 de mayo, por la que se regula la legalización en formato electrónico de libros en el ámbito del Registro de Sociedades Cooperativas. La norma desarrolla un procedimiento electrónico para la legalización de libros sociales y contables de las sociedades cooperativas.

Según su disposición final única, la orden entrará en vigor el 1 de julio de 2026.

¿Qué libros podrán legalizarse electrónicamente?

La orden regula la legalización electrónica del libro registro de socios, el libro registro de aportaciones al capital social, los libros de actas de la Asamblea General, del Consejo Rector, de los liquidadores y, en su caso, del Comité de Recursos y de las juntas preparatorias, así como el libro de inventarios y cuentas anuales, el libro diario y cualesquiera otros exigidos por disposiciones legales.

Presentación electrónica, plazo y requisitos

Los libros deberán presentarse para su legalización por medios electrónicos en el Registro de Sociedades Cooperativas, a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio.

La solicitud deberá estar firmada electrónicamente por persona debidamente facultada e incluir la identificación del solicitante y de la sociedad cooperativa, la relación de libros cuya legalización se solicita, el número de hojas de cada uno y la fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase.

La norma precisa además que no podrán legalizarse libros en blanco, por lo que deberán presentarse ya cumplimentados.

Reglas sobre tracto sucesivo y rectificación

En cada ejercicio deberán legalizarse los libros de inventarios y cuentas anuales y el libro diario del ejercicio precedente, debiendo constar en ellos la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

La orden permite legalizar los libros de actas de un ejercicio determinado aunque no lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. También podrán legalizarse los libros registro de aportaciones o de socios aunque del libro presentado resulte que no ha sido legalizado el libro inicial.

Por el contrario, no podrán legalizarse el libro de inventarios y cuentas anuales, el libro diario o cualquier otro exigido por disposiciones legales si no está legalizado previamente el inmediatamente anterior.

Para la rectificación de libros ya legalizados, deberá incorporarse a la solicitud un archivo con certificación de la persona titular de la Secretaría, con el visto bueno de la persona titular de la Presidencia del Consejo Rector, en el que se dé cuenta del error cometido, junto con el archivo rectificado.

Forma de legalización y notificación

Si no existen defectos, el Registro de Sociedades Cooperativas extenderá una diligencia identificando a la cooperativa, sus datos registrales, los libros legalizados, su clase y número, el número de hojas y los datos de presentación.

La legalización se efectuará de forma automatizada mediante sello electrónico o mediante la firma electrónica del encargado del Registro. Una vez realizada, el libro legalizado en formato electrónico se pondrá a disposición de la sociedad cooperativa mediante notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única.

La orden añade que, si la notificación no se atiende en el plazo de diez días naturales desde su puesta a disposición, se entenderá rechazada. Si la solicitud se presenta fuera de plazo, esta circunstancia se hará constar en el expediente, y si existen defectos se notificará a la entidad interesada para su subsanación por medios electrónicos en el plazo de diez días.

Seguridad, protección de datos y régimen transitorio

La norma prevé que el Registro de Sociedades Cooperativas velará por el cumplimiento de la legislación de protección de datos y del deber de secreto respecto del contenido de los libros sometidos a legalización, además de establecer sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros.

Los archivos remitidos electrónicamente para su legalización serán objeto de borrado una vez completada satisfactoriamente la legalización o, en determinados supuestos, cuando la presentación defectuosa no sea subsanada o la notificación se entienda rechazada. No obstante, el Registro mantendrá la huella digital generada en la legalización para garantizar la integridad de los libros.

Como régimen transitorio, la orden dispone que los libros ya legalizados en papel podrán seguir utilizándose hasta que se agoten. Además, los libros correspondientes a un ejercicio económico cuya finalización se produzca durante el ejercicio 2026 podrán legalizarse en papel conforme a lo dispuesto en el apdo. 1 del artículo 27 del Real Decreto 136/2002, de 1 de febrero.