El TS aclara los criterios para la justificación de dietas abonadas por las empresas transportistas a sus conductores a efectos de cotización

Conforme a la STS n.º 1067/2025, de 21 de julio, ECLI:ES:TS:2025:3789, las dietas abonadas por las empresas transportistas por gastos de estancia y manutención están excluidas de la base de cotización (no se incluyen), siempre que no superen los límites legales, y se acredita la realidad del desplazamiento, resultando innecesaria la justificación documental individualizada del gasto.

El reciente fallo de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del TS establecen los siguientes criterios a los efectos de la exclusión de la base de cotización de cuotas en el Régimen General de la Seguridad Social de las dietas abonadas por las empresas transportistas a sus conductores (que compensan los gastos soportados por el trabajador como consecuencia de los desplazamientos inherentes al desarrollo de su trabajo):

Exclusión de la base de cotización

Las dietas de estancia y manutención abonadas a los conductores NO se incluyen en la base de cotización siempre que compensen los gastos por desplazamientos fuera del centro habitual de trabajo, y no superen los límites previstos en el apdo. A.3.a) del artículo 9 del RIRPF (Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo). Es decir, están exentas en la misma cuantía y condiciones en que quedarían exceptuadas de gravamen en el IRPF.

Forma de prueba del gasto soportado

El empresario debe justificar la realidad del desplazamiento del trabajador (ejecución del contrato de transporte, origen y destino del viaje, viaje de retorno, vehículo, conductor, días de viaje, etc.), pero NO es precisa la justificación del gasto concreto realizado por el trabajador (por ejemplo, facturas de restaurantes u hoteles), siempre que las dietas satisfechas no superen los límites establecidos por la normativa del IRPF.

Por tanto, basta con acreditar la efectiva realización del desplazamiento —por ejemplo, mediante tacógrafos, albaranes, registros de GPS o documentación interna—. Si las cantidades abonadas en concepto de dietas están dentro de los límites normativos, no se requiere justificar documentalmente cada gasto individual.

La sentencia resuelve expresamente:

«A estos mismos efectos, no resulta precisa la justificación del gasto previo realizado por el trabajador en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, cuando las dietas no superan los límites previstos en el artículo 9.A.3.a) del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo (...)».

CUESTIÓN

¿El transportista tiene obligación de entregar los tickes de gasto para la exclusión de las dietas de la base de cotización?

Atendiendo al fallo analizado, el transportista no tiene obligación de entregar los tickets de gasto a efectos de cotizaciones sociales para las dietas abonadas dentro de los límites normativos; sólo es necesario acreditar la realidad del desplazamiento. En consecuencia, no se exige la aportación de tickets, facturas o recibos individuales para la exclusión de las dietas de la base de cotización, si la empresa acredita la realidad del desplazamiento (con tacógrafos, albaranes, GPS, etc.) y las cantidades abonadas se mantienen dentro de los límites legales establecidos. Únicamente si se superan dichos límites, será necesaria la justificación documental del exceso.