No es obligación de la empresa velar por la correcta utilización de los cheques restaurante

Cada vez son más las empresas que para retener el talento y mejorar su capital humano ofrecen a sus empleados incentivos a través de planes de retribución flexible y retribuciones en especie. Se ha vuelto común el que las empresas ofrezcan al trabajador abonar parte de los gastos indirectos que provoca el trabajo: transporte, comida, uso de los recursos de la empresa...

Todas estas cuestiones son lo que se conoce como «renta en especie» a efectos del IRPF y que se define de manera clara en el artículo 42.1 de la LIRPF:

«1. Constituyen rentas en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda.

Cuando el pagador de las rentas entregue al contribuyente importes en metálico para que éste adquiera los bienes, derechos o servicios, la renta tendrá la consideración de dineraria».

De entre todas las posibles rentas en especie hay algunas que por su abundante uso y relación con necesidades básicas, han venido a determinarse, de manera parcial, como exentas de tributación. Entre ellas encontramos a los vales-comida, cheques restaurante o tickets restaurante, la nomenclatura es infinita.

Pues bien, dispone el artículo 45 del RIRPF cuales son los requisitos que han de cumplir estos cheques restaurante para ser considerados como renta en especie exenta y que podemos resumir en:

1. El servicio debe realizarse durante días hábiles del trabajador y no será compatible su uso en días que se devenguen dietas por manutención.
2. La cuantía diaria no podrá superar los 11 euros, existiendo retribución en especie como rendimiento del trabajo por el exceso.
3. Deberán estar numerados, figurar la entidad emisora, el nombre del empleado al que se entrega y no resultarán transmisibles.
4. No podrán acumularse las cuantías no devengadas de un día a los siguientes.
5. Y, por último, la empresa deberá llevar un control de los cheques entregados a cada empleado, recordando día de entrega e importe.

De estos requisitos hay algunos que son de obligado cumplimiento para la empresa: los contenidos en las letras c) y e), ya que es la empresa la única capaz de hacer cumplir y velar por el suficiente control de dichos requisitos.

Pero, ¿qué ocurre con el resto? ¿Quién debe velar por su cumplimiento?

Para dar una respuesta a estas preguntas nos apoyaremos en la reciente Consulta Vinculante (V1923-21), de 21 de junio de 2021, emitida por la Dirección General de Tributos que se pronuncia en el siguiente sentido:

«Conforme con lo expuesto, cumpliendo tarjetas-restaurante objeto de consulta los requisitos del artículo 45 del RIRPF nos encontraríamos ante una fórmula indirecta de prestación del servicio de comedor de empresa, por lo que se trataría de un rendimiento del trabajo en especie exento, con el límite de 11 euros diarios de acuerdo con el artículo 45 del Reglamento transcrito anteriormente.

Con carácter general, el cumplimiento de los requisitos a que se refiere el artículo 45.2.2º del RIRPF es exigible a las empresas que entreguen los vales-comida, las tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago, de tal forma que si se incumplen los citados requisitos, la utilización de estos instrumentos por los empleados dará lugar a una retribución en especie del trabajo. Es decir, corresponde a la empresa, por su condición de pagadora de los rendimientos, la obligación de que los vales-comida o las tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago entregados al trabajador se adecuen a los requisitos establecidos en este artículo 45.2.2º, puesto que de lo contrario existiría retribución en especie y por tanto obligación de realizar el correspondiente ingreso a cuenta de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 102 del mismo Reglamento.

Ahora bien, respecto a la prohibición de la acumulación de cuantías cabe entender que la responsabilidad de su cumplimiento es exigible al trabajador, por cuanto en última instancia depende de la voluntad del empleado acumular en un día las cuantías no consumidas en otros días, y el citado artículo 45.2.2º del RIRPF no impone a las empresas ninguna obligación específica de control sobre el cumplimiento de este requisito.

Por tanto, si el empleado incumpliera la prohibición de acumulación de cuantías prevista en la letra b) del artículo 45.2.2º del ;RIRPF, deberá incluir en la declaración del IRPF que proceda las retribuciones en especie correspondientes a los importes acumulados. En este caso la empresa no vendrá obligada a practicar el ingreso a cuenta que hubiera correspondido, siempre y cuando cumpla las restantes condiciones establecidas en el antes reproducido artículo 45».

A TENER EN CUENTA. Recordamos que también es criterio de la Dirección General de Tributos que la exención a los cheques restaurante se mantenga cuando el trabajador se encuentre teletrabajando.