El art. 21 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, considera infracción leve del empresario la falta de conservación durante cuatro años de documentos como nóminas, contratos de trabajo, o registros de jornada.

Como se ha citado,el considera infracciones leves, no conservar, durante cuatro años, "la documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones".

De entre todos los documentos que se han de guardar durante cuatro años destacan:

• Contrato de trabajo (a contar desde el fin de la relación laboral).
• Los resúmenes mensuales de los registros de jornada.
• Los recibos de salarios expedidos junto con los Boletines de cotización a la Seguridad Social.
• Copia de documentos de identidad de ciudadanos extranjeros.
• Datos relativos a trabajadores temporales.
• Datos de candidatos no seleccionados.
• Comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo (Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre)

Documentación en materia de prevención riesgos laborales.

Las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años, por lo que siguiendo el artículo 4.3, LISOS, será recomendable guardar durante ese periodo:

• Concierto con el Servicio de Prevención (en su caso)
• Plan de Prevención Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia; documentación sobre información y formación a los trabajadores.
• Evaluación de Riesgos; relación de accidentes de trabajo
• Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales.