Nuevo modelo 185 de declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas

La Orden HAC/1197/2025, de 21 de octubre, publicada en el BOE del 29/10/2025, aprueba el modelo 185, «Declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas», y se establecen las condiciones y el procedimiento para su presentación. Entrará en vigor el 1 de enero de 2026, y será de aplicación por primera vez para las declaraciones del modelo 185 relativas al mes de enero de 2026, que se presentarán en el mes de febrero de 2026.

Conforme al apartado 6 del artículo 69 del RIRPF, los órganos o entidades gestoras de la Seguridad Social y las mutualidades deberán suministrar a la AEAT información mensual y anual de sus afiliados o mutualistas, en la que podrá exigirse que consten el nombre, apellidos, número de identificación fiscal y número de afiliación de los mismos, su régimen de cotización y período de alta, y las cotizaciones y cuotas totales devengadas. El objetivo es asegurar la adecuada gestión por la Agencia Tributaria de las deducciones por maternidad, por familia numerosa o por personas con discapacidad a cargo, y de la realización del abono mensual anticipado de las mismas.

Pues bien, hasta ahora, esta obligación informativa se cumplimentaba mediante el suministro de información previsto en la Orden HAC/96/2003, de 28 de enero. Actualmente, la información se transmite a la Agencia Tributaria por diferentes vías (EDITRAN, FTP, etc.), lo que supone un tratamiento manual de los datos recibidos. Por ese motivo, dada la evolución tecnológica experimentada desde la aprobación de la orden mencionada, se ha considerado oportuno adaptar el suministro al sistema utilizado con carácter general en el resto de declaraciones informativas, como es la Transmisión de Grandes Volúmenes de Información (TGVI online). De ese modo, según se indica en la Orden HAC/1197/2025, de 21 de octubre, se podrá mejorar la calidad de los datos, al aplicar el estándar de validaciones en el momento de la entrada de información, y reducir los riesgos de errores. Igualmente, se conseguirá una mayor automatización del suministro de información y su procesamiento masivo, eliminando las tareas manuales actuales.

En consecuencia, la orden ahora publicada aprueba un nuevo modelo 185 de «Declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas»:

• Estarán obligados a presentarlo los órganos o entidades gestores de la Seguridad Social, incluidos los que gestionan los regímenes especiales de la Seguridad Social de los funcionarios civiles del Estado, de las Fuerzas Armadas y del personal al servicio de la Administración de Justicia; y también las Mutualidades alternativas a la Seguridad Social.
• Su presentación tendrá carácter mensual y se realizará en el plazo de los diez días naturales siguientes a la finalización del mes al que se refiera la declaración.

Con la aprobación de esta nueva orden, queda derogada la previa Orden HAC/96/2003, de 28 de enero, con efecto para las declaraciones mensuales correspondientes al ejercicio 2026 y siguientes.