Publicado el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos

Con entrada en vigor para el 2 de abril de 2021, se publicaba en el BOE del 31 de marzo el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, que deroga el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre y modifica:

• el art. 2.1.d) y g) del del Real Decreto 931/2017, de 27 de octubre.
• los arts. 9, 11, 14, 16 a 18, disposición adicional 1, anexo y SUPRIME el art. 19, las disposiciones adicionales 3 y 4 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.

Este Reglamento persigue los siguientes grandes objetivos:

• En primer lugar, persigue mejorar la eficiencia administrativa para hacer efectiva una Administración totalmente electrónica e interconectada. Así, se desarrolla y concreta el empleo de los medios electrónicos establecidos en las leyes 39/2015, de 1 de octubre, y 40/2015, de 1 de octubre, para garantizar, por una parte, que los procedimientos administrativos se tramiten electrónicamente por la Administración y, por otra, que la ciudadanía se relacione con ella por estos medios en los supuestos en que sea establecido con carácter obligatorio o aquellos lo decidan voluntariamente.
• Un segundo objetivo consiste en incrementar la transparencia de la actuación administrativa y la participación de las personas en la Administración Electrónica. Así, se desarrolla el funcionamiento del Punto de Acceso General electrónico (PAGe), y la Carpeta ciudadana en el Sector Público Estatal. Se regula el contenido y los servicios mínimos a prestar por las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas y el funcionamiento de los registros electrónicos.
• En tercer lugar, el Reglamento persigue garantizar servicios digitales fácilmente utilizables de modo que se pueda conseguir que la relación del interesado con la Administración sea fácil, intuitiva y efectiva cuando use el canal electrónico.
• Por último, busca mejorar la seguridad jurídica. Así, se elimina la superposición de regímenes jurídicos distintos, se adapta e integra en el Reglamento que aprueba este real decreto la regulación que aún permanecía vigente del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, procediendo, por ello, a su derogación definitiva y se adecua la regulación al nuevo marco de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y la Ley 40/2015, de 1 de octubre.

¿Cómo se estructura este nuevo Reglamento?

El título preliminar del Reglamento comprende las disposiciones generales regulando el objeto y ámbito de aplicación de la norma (que se remite al ámbito del artículo 2 tanto de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, como de la Ley 40/2015, de 1 de octubre) y los principios generales que debe respetar el sector público en sus actuaciones y relaciones electrónicas. Entre estos principios se incluyen el de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las tecnologías y sistemas de comunicaciones electrónicas, para garantizar tanto la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas necesarias para relacionarse con las Administraciones Públicas por parte de las personas interesadas y por el propio sector público, como la libertad para desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado; el principio de accesibilidad, para promover que el diseño de los servicios electrónicos garantice la igualdad y no discriminación en el acceso de las personas usuarias, en particular, de las personas discapacitadas y de las personas mayores; el principio de facilidad de uso, que determina que el diseño de los servicios electrónicos esté centrado en las personas usuarias para minimizar el grado de conocimiento tecnológico necesario para el uso del servicio, el principio de interoperabilidad, entendido como la capacidad de los sistemas de información y, por ende, de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información entre ellos; el principio de proporcionalidad, para que las medidas de seguridad y garantías que se exijan sean adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones electrónicos y, por último, el principio de personalización y proactividad, entendido como la capacidad de las Administraciones Públicas para que, partiendo del conocimiento adquirido del usuario final del servicio, proporcione servicios precumplimentados y se anticipe a las posibles necesidades de los mismos.

Asimismo el título preliminar regula el derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, en aplicación del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y los canales a través de los cuales las Administraciones Públicas prestarán la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas a los servicios electrónicos proporcionados en su ámbito.

El título I regula los portales de internet, el PAGe, las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas (características, creación y supresión, contenido y servicios, y responsabilidad) y el área personalizada a través de la cual cada interesado podrá acceder a su información, al seguimiento de los trámites administrativos que le afecten y a las notificaciones y comunicaciones en el ámbito de la Administración Pública competente, que en el ámbito estatal se denomina «Carpeta Ciudadana».

El título II se subdivide en tres capítulos y regula el procedimiento administrativo por medios electrónicos.

Así, el capítulo I, sobre «Disposiciones generales» aborda la tramitación administrativa automatizada y el régimen de subsanaciones.

Por su parte el capítulo II regula la identificación y autenticación de las Administraciones Públicas y de las personas interesadas y se subdivide en cuatro Secciones: la 1ª aborda las disposiciones comunes a la identificación y autenticación y condiciones de interoperabilidad (incluyendo la plataforma de verificación de certificados electrónicos y otros sistemas de identificación), la 2.ª regula la «Identificación electrónica de las Administraciones Públicas y la autenticación del ejercicio de su competencia», que comprende la identificación de las sedes electrónicas y sedes asociadas, la identificación mediante sello electrónico basado en certificado electrónico cualificado, los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, la identificación y firma del personal al servicio de las Administraciones Públicas (incluidos los certificados de empleado público con número de identificación profesional) y la autenticación e identificación de las Administraciones emisoras y receptoras en intercambio de datos a través de entornos cerrados de comunicación. La sección 3ª desarrolla la regulación de la identificación y firma de las personas interesadas y, por último, la sección 4ª regula la acreditación de la representación de las personas interesadas (regulando, entre otros extremos, el registro electrónico de apoderamientos).

El título II se cierra con el capítulo III, que en sus dos secciones regula los Registros electrónicos, las notificaciones electrónicas y los otros actos de comunicación electrónicos. Así, la sección 1ª regula los registros electrónicos (entre otros aspectos, el Registro Electrónico General de cada Administración y la presentación y tratamiento de documentos en registro o las competencias de las Oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración General del Estado) y la sección 2ª regula las comunicaciones administrativas a las personas interesadas por medios electrónicos (actos de comunicación electrónica a las personas interesadas distintos de las notificaciones o publicaciones) y las notificaciones electrónicas (incluyendo las reglas generales de la práctica de las notificaciones electrónicas, el aviso de puesta a disposición de la notificación, la notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHu) y la notificación electrónica en sede electrónica o sede electrónica asociada).

El título III regula el expediente electrónico y se divide en dos capítulos. El capítulo I regula el documento administrativo electrónico y los requisitos y la emisión de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean originales o copias auténticas de originales; la formación del expediente administrativo electrónico y el ejercicio de acceso al mismo y a la obtención de copias y la destrucción de documentos. Por su parte, el capítulo II regula la conservación de documentos electrónicos y la definición de archivo electrónico único.

Por último, el título IV se divide en dos capítulos y regula las relaciones y colaboración entre Administraciones Públicas para el funcionamiento electrónico del sector público. Así, el capítulo I aborda la colaboración entre las Administraciones Públicas para la actuación administrativa por medios electrónicos e incluye las obligadas relaciones interadministrativas e interorgánicas por medios electrónicos en el ejercicio de sus competencias, las comunicaciones en la Administración General del Estado, la posibilidad de adhesión a sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas y la regulación del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), a través del cual deberán realizarse las interconexiones entre Registros de las Administraciones Públicas, que deberán ser interoperables entre sí y, en el caso de la Administración General del Estado, lo que supone una novedad, también con los sistemas de gestión de expedientes.

El capítulo I del título IV regula también las transmisiones de datos a las que se refiere el artículo 155 de la Ley 40/2015 de 1 de octubre, las plataformas de intermediación de datos (con mención especial a la de ámbito estatal), la remisión electrónica de expedientes administrativos en el ámbito de las Administraciones públicas mediante puesta a disposición, a través de un nodo de interoperabilidad, de la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico completo y, por último, las previsiones el intercambio automático de datos o documentos a nivel europeo previstos en el Reglamento (UE) n.º 2018/1724 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018, relativo a la creación de una pasarela digital única de acceso a información, procedimientos y servicios de asistencia y resolución de problemas y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012.

El título IV finaliza con el capítulo II, que regula la transferencia y uso compartido de tecnologías entre Administraciones Públicas, abordando, por una parte, la reutilización de sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas y, por otra, la adhesión a las plataformas, registros o servicios electrónicos de la Administración General del Estado

La parte final del Reglamento consta de diez disposiciones adicionales y un anexo de definiciones. Las primeras regulan la obligatoriedad de uso de medios electrónicos en los procesos selectivos para el acceso al empleo público en el ámbito de la Administración General del Estado; la promoción de la formación del personal al servicio de la Administración General del Estado para garantizar el derecho de las personas interesadas a ser asistidas en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con la Administración Pública; la creación del nodo de interoperabilidad para la identificación electrónica del Reino de España para el reconocimiento mutuo de identidades electrónicas entre Estados miembros de la Unión Europea; la adhesión de las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de la Administración General del Estado, en el ejercicio de potestades administrativas, a las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas y sistema de firma y notificaciones electrónicas aplicables; la adhesión de los órganos constitucionales al uso de las plataformas, registros o servicios electrónicos de la Administración General del Estado; la situación de las sedes electrónicas y subsedes electrónicas en el ámbito estatal existentes a la entrada en vigor de este real decreto; la interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos; supletoriedad en Registro Civil; la autorización de los sistemas de identificación previstos en el artículo 9.2.c) y de los sistemas de firma previstos en el artículo 10.2.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y, por último, las especialidades por razón de materia.